In 2011 is bij mijn gemeente de actuele WMO clientendossiers gedigitaliseerd. Is niet gebeurt op basis van handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden. Er is geen (nog) collegebesluit genomen artikel 7 Archiefwet 1995. De bedrijfsvoering werkt nu met de gedigitaliseerde clientendossiers. De analoge/papieren clientendossiers zijn elders opgeslagen. Dit is uiteraard een kostenpost waar men graag vanaf zou willen. WMO-clientedossiers zijn archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn. De papieren clientendossiers worden niet meer aangevuld. Alles wat in papier binnenkomst wordt aan het begin van het werkproces gedigitaliseerd. De gescande papieren stuken gaan in dagdozen. Welke risico's loopt mijn organisatie om deze papieren clientendossiers voortijdig te vernietigen? Normaal gesproken zou je 7 jaar naar beeindiigng van het laatste contact het dossiers volgens de reguliere vernietigingsronde, na machtiging archivaris, kunnen vernietigen. Theoretisch zou je deze papieren dossiers nog jaren moeten bewaren. Dat kost geld. Gaat om 90 strekkende meter. Het overgrote deel van de papieren dossiers zijn van WMO-clienten die nu nog een voorziening hebben. Wie heeft hiermee ervaring?

Weergaven: 434

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Sjoerd Buwalda op 2 September 2015 op 9.17

Dag Jacko,

Ik las jouw blog en ik heb bij de gemeente De Ronde Venen ongeveer hetzelfde probleem aan de hand. Hoe hebben jullie dit uiteindelijk opgelost? Het toeval wil dat ik vanmiddag (=2 september) bij de gemeente Zeist ben uitgenodigd door Ron Minke om - samen met collega's vanuit Sociaal Domein-WMO, automatisering en huisvesting - jullie oplossing te bekijken. Ik zou het prettig vinden met jou hierover te spreken. Kortom: laten we vrienden worden.

 

Met vriendelijke groet,

Sjoerd Buwalda

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden