interview Archiefwet “Gemeenten niet altijd zorgvuldig in het bewaren van communicatie met burgers”

Op 26 oktober 2020 was er een uitzending van het TV programma De Monitor, met daarin o.a. de gevolgen van het 'verdwijnen' van e-mails bij de overheid. Ik vind het pijnlijk om te zien dat ondanks alle technische oplossingen die er zijn het niet lukt om te voldoen aan de archiefwet. 

https://demonitor.kro-ncrv.nl/uitzendingen/dakloos-na-conflict-met-...

Yvonne Verkaik
Redacteur

Yvonne.verkaik@kro-ncrv.nl

Heb je nog een spaarrekening? Werk je af en toe in de winkel van een vriend? Of heb je een en/of rekening met je hoogbejaarde moeder? Als je een bijstandsuitkering ontvangt, moet je de gemeente over dit soort zaken inlichten. Doe je dat niet, dan kan dat je duur komen te staan. Maar gemeenten moeten die informatie wel goed bewaren. En het lijkt erop dat dat niet altijd goed gaat.

Voor ons onderzoek Schulden volgen we de strijd die Robin Prijs voert met de Sociale Dienst over zijn bijstandsuitkering. Er is discussie over wel of niet gestuurde mails en de vraag of Robin heeft gefraudeerd en onterecht een bijstandsuitkering heeft ontvangen. Robin zegt e-mails te hebben gestuurd die zijn gelijk kunnen bewijzen, maar de Sociale Dienst zegt die mails niet ontvangen te hebben en kan ze in ieder geval niet terugvinden in hun systemen.

Box van Pandora
Nadat we de video van Robin online zetten komen we in contact met verschillende bijstandsgerechtigden en sociaal advocaten die ook meemaken dat dossiers van cliënten lang niet altijd compleet zijn of dat stukken niet goed aankomen. Bijstandsgerechtigde Renee bijvoorbeeld: “Ik heb tot drie keer toe mijn gegevens naar de gemeente gestuurd en dan raken ze het gewoon kwijt. Dat vind ik eigenlijk echt schandalig.” En volgens Felix Alejandro Perez van FNV Uitkeringsgerechtigden is het soms een soort box van Pandora waar uitkeringsgerechtigden informatie instoppen. “Je moet maar afwachten of je het ooit nog terugziet.”

Selectielijsten
Dat gemeenten niet altijd zorgvuldig zijn met het bewaren van de communicatie die met burgers wordt gevoerd, ziet ook hoogleraar Archiefwetenschap Charles Jeurgens (Universiteit van Amsterdam). “Er is veel onduidelijkheid bij gemeenten wat nu wel en niet onder de bewaarplicht valt.” Toch zijn er duidelijke afspraken over gemaakt, legt hij uit. “Er zijn selectielijsten opgesteld waarin staat omschreven welke informatie moet worden opgeslagen en hoe lang deze moet worden bewaard.”

Communicatie tussen de burger en de gemeente over de bijstandsuitkering moet volgens de nu geldende selectielijsten in ieder geval tien jaar na het aflopen van je recht op bijstand worden bewaard, legt Jeurgens uit. Het maakt volgens hem dan overigens niet uit of het een e-mail, een brief of welk ander type media is. Jeurgens: “Dat valt allemaal onder de zogenoemde archiefbescheiden.”

Archiefwet
In het algemeen ziet Jeurgens dat bij gemeenten de indruk bestaat dat een selectielijst alleen van toepassing is op documenten die in een soort zaaksysteem zijn opgeslagen. Maar ook informatie die niet in zulke systemen staat, dus ook e-mails tussen burgers en individuele medewerkers van de gemeente, vallen onder de wet die dit allemaal regelt: de archiefwet. “De wetgever is daar heel duidelijk over. Alle communicatie die gaat over activiteiten die de gemeente verricht, worden beschouwd als documenten die onder de archiefwet vallen en die mogen dus niet zomaar vernietigd worden. Dus of het nou op de laptop staat, een usb-stick of zelfs op je mobiele telefoon, het valt allemaal onder die bewaarplicht.”

Rijksoverheid bewaart tien jaar
Jeurgens snapt overigens wel dat het niet altijd goed gaat bij gemeenten, zeker met emails. “Het is natuurlijk ook vaak een stroom aan documenten die maar blijft komen. Daar zit van alles en nog wat in.” En dan is het voor individuele medewerkers soms ook lastig inschatten welke informatie hoe lang bewaard moet blijven. “Om die reden is er nu bij de Rijksoverheid voor gekozen om alle e-mails tien jaar te bewaren van alle ambtenaren. En van een aantal sleutelfiguren tot in de eeuwigheid. Om te voorkomen dat er bepaalde e-mails weg zijn die er eigenlijk vanwege de wet en verantwoordingsverplichting nog wel zouden moeten zijn.”

Willekeur
Het is volgens de hoogleraar van groot belang dat gemeenten het bewaren van die ‘archiefbescheiden’ goed regelen. “Het is een belangrijk grondrecht in een democratie dat de burger inzicht heeft in hoe de overheid gehandeld heeft. Voor het rechtsgevoel, maar ook voor bewijsvoering. Als het niet goed geregeld is, wordt het allemaal wel heel willekeurig.”

Weergaven: 348

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 29 Oktober 2020 op 8.55

Weer een uitspraak over het wel of niet aanwezig zijn van documenten:

Een blijvend terugkerend thema over het stellen en bewijzen dat documenten er niet (meer) zijn en wat de overheid moet doen om de informatie alsnog te achterhalen deed de Raad van State weer een interessante uitspraak. Voor de praktijk:

  • de overheid kan – pas na onderzoek – stellen dat informatie er niet (meer) berust. De verzoeker moet dan aannemelijk maken dat de informatie er toch berust. Op hem/haar rust de lastige taak om de mededeling van de overheid ongeloofwaardig te maken.
  • de overheid moet haar best doen om stukken te achterhalen als die documenten er wel hadden behoren te berusten. Dit is ook het geval als die informatie (volgens de Archiefwet) wel vernietigd had mogen worden.
  • de overheid moet aangeven hoe het heeft gezocht naar documenten.

https://overheidenopenbaarheid.nl/jurisprudentie/update-raad-van-st...

Reactie van Yvonne Welings op 28 Oktober 2020 op 19.26

Laat ik voorop stellen dat mijn woonplaats niet overeenkomt met mijn werkgever en dat de verkeersproblemen zijn opgelost mede doordat ik twee keer de gemeenteraad heb ingesproken. Letterlijk, ik citeer: hoewel niet gebruikelijk heb ik uw reactie op het concept verslag opgenomen in ons zaaksysteem onder kenmerk... 

Reactie van Marjan Dik op 28 Oktober 2020 op 18.52
@Yvonne, ik ben wel erg benieuwd naar de oorzaak van een dergelijke reactie. Wat is het beleid hieromtrent van jouw gemeente? En hoe wordt gecheckt of het beleid zodanig wordt uitgevoerd? Of ontbreekt bewustzijn van dienstverlening en verantwoording?
Reactie van Yvonne Welings op 28 Oktober 2020 op 18.05

@Marjan, uiteindelijk is dat wel een oplossing. Zelf ben ik ook burger bij een gemeente en bij problemen krijg ik vaak de melding: u bent de enige die klaagt en u bent de enige die vraagt om uw mail te registeren. Terwijl ik echt weet, dat ik niet de enige burger ben die het probleem aankaart.  

Reactie van Marjan Dik op 28 Oktober 2020 op 13.48

Naar mijn mening zou multichannelmanagement kunnen helpen, dat e-mails van de burger op een  eenduidige manier binnenkomen, dat je dat reguleert en het koppelt aan desbetreffend bedrijfsproces cq werkproces. De email komt dan centraal binnen, wordt bijvoorbeeld door front-office verdeeld naar specialistische afdeling of je kunt het al zo regelen dat het direct naar specialistische afdeling gaat. En daarna zou je email in behandeling kunnen nemen en koppelen aan werkproces dat ondersteund wordt door  het bijbehorend systeem ( zoals DMS/RMA). 

Reactie van Yvonne Welings op 28 Oktober 2020 op 8.06

Dat ben ik met je eens, Maria. Sommige gemeenten zetten mailboxen van vertrokken medewerkers op netwerkschijven, maar iets vinden is vrijwel onmogelijk. Wat ook niet helpt, dat de recente uitspraken over e-mails niet echt richtinggevend is. De omschrijving in de Archiefwet ongeacht de vorm zou veel duidelijker moeten, wat is het precies? 3D wel of niet.

Vooralsnog lijkt het project Blauwe Knop meer oplossingen te bieden. 

Reactie van Maria Willems op 27 Oktober 2020 op 11.15

Voor het geval van zoekgeraakte mails bij de sociale dienst kan de capstone-oplossing beperkt soelaas bieden. Via deze methode 'gearchiveerde' mails zijn meestal niet door iedereen toegankelijk vanwege vertrouwelijkheidseisen. Dus als een cliënt zegt stukken eerder gemaild te hebben, dan zal een medewerker soza moeten bedenken dat de mail weliswaar niet in het cliëntendossier zit, maar misschien wel in het e-mailarchief en daar een verzoek op moeten doen. Ik weet niet of dat makkelijker is dan een medewerker te leren dat mails in het cliëntendossier opgenomen moeten worden.

De capstone-methodiek van de rijksoverheid zegt over persoonlijke mailboxen dat er standaard een bewaartermijn van 10 jaar op moet komen. Dat is in het geval van uitkeringen misschien wel te kort.

Reactie van Yvonne Welings op 27 Oktober 2020 op 10.45

Jean-Luc, idd pijnlijk. De oplossing van de Rijksoverheid zou wat mij betreft ook voor gemeenten opgang moeten doen. Deze zomer, toen het weer even kon, vertelde Remco Koning van VWS hierover. Hoop dat we medestanders op dit vlak kunnen vinden, ik ben voor!

Zie ook blog van mijn collega Wouter Verdaas: http://www.breednetwerk.nl/group/waarderingenselectie/forum/topics/...

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden