Kan iemand mij de toepassing (en het begrip) uitleggen van de 'Termijn tot opschoning' in de nieuwe selectielijst 2016. Er staat onder 1.5 Opbouw selectielijst, p 22: Opschoontermijn (...) in het kader van een procesgerichte lijst niet meer mogelijk. (...) is het wenselijk om een onderscheid te maken tussen de informatie-elementen die alleen tijdens een kortere periode van belang zijn en de elementen die blijvend bewaard moeten worden. Dit is logisch.

Maar dan volgt: 'Wanneer er sprake is van een opschoontermijn wordt hierbij benoemd welke elementen in elk geval blijvend bewaard moeten worden.' En deze formulering is volgens mij in strijd met het voorgaande, in ieder geval begrijp ik het niet. Wie wel?

Weergaven: 507

Berichten in deze discussie

Wim,

Volgens mij moet je bij de opschoning opschonen wat er opgeschoond moet worden (vernietigen) en bewaren wat (blijvend) bewaard moet blijven.

Gr Klaas

Zoals ik het begrijp is het de termijn waarbij je alle informatielelementen bij elkaar bewaard gedurende een x-termijn, terwijl je vooraf weet dat een deel op termijn moet worden vernietigd en een deel moet worden bewaard. Ik ga er dan vanuit dat er een situatie is waarbij in de archiefvormende fase alle elementen bij elkaar blijven en pas op een later tijdstip geschoond worden voordat de overbrengingstermijn van 20 jaar (max 30) ingaat.

 

Als voorbeeld kun je een bestemmingsplanprocedure nemen. Stel dat je alle informatielementen hebt vanaf de allereerste aanvraag tot de definitieve goedkeuring door een Gemeenteraad. De elementen van de voorbereiding worden 20 jaar bewaard, de vaststellingsstukken eeuwig. Dan kun je de opschoningstermijn nemen van bijvoorbeeld 5 jaar (weet niet wat er precies over dit onderwerp in de nieuwe lijst staat). Gedurende die 5 jaar hou je alles bij elkaar, na die termijn scheidt je de de te bewaren elementen en de te vernietigen elementen van elkaar.

 

Mijn gedachte is dat je zo gedurende de warmere fase alles samen houdt voor o.a. de bedrijfsvoering. Na de opschoningstermijn haal je de elementen uit elkaar.

 

Zoals wij werken vind ik dat een achteruitgang en een deel dubbel werk. Wij werken nl al vele jaren zo dat we gelijk bij de archiefvorming de scheiding (via waardering en selectie) tussen bewaren en vernietigen maken.

Dank voor jullie reacties. En precies Erik, je hebt gelijk: achteruitgang en dubbelwerk. Dat kan toch niet de bedoeling zijn, denk ik dan. Daarbij, er staat 'Wanneer er sprake is van een opschoontermijn'. Hoe zo 'wanneer'? Soms wel, soms niet? Zoals ik eerder zei, er staat ook: p 22: Opschoontermijn (...) in het kader van een procesgerichte lijst niet meer mogelijk. (...). Dit valt naar mijn idee toch niet met elkaar te rijmen....

Beste Wim,

Volgens mij zou je een groot deel van dit proces "opschonen" en vervolgens B of V kunnen automatiseren.

Maar daar moet dan wel een aantal concrete "parameters" voor ingesteld zijn op je zaaktype en documenten.

Gaat natuurlijk niet voor alles op.

we hebben daarvoor 3 categorieën gedefinieerd

1. bewaren

2. vernietigen

3. nog te controleren.

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden