Wie weet wat de bewaartermijn is van digitale (zakelijke) agenda's van bestuurders en ambtenaren en heeft ervaring in de opslag, het beheer en openbaarheid van deze digitale agenda's?

Ben benieuwd naar de reacties!

 

Weergaven: 1228

Berichten in deze discussie

De bewaartermijn van dergelijke agenda's is niet anders dan de bewaartermijn in welke andere vorm dan ook. Dat informatie zich digitaal aandient heeft geen gevolg voor de bewaartermijn of de waarde ervan. De volgende vraag is of ze bewaard moeten worden en dat denk ik eigenlijk niet. Als het gaat om een gemeentelijke situatie zou ik een agenda beschouwen als hulpadministratie (cat. 2.10 van de selectielijst 1996).

Hetzelfde geldt voor de mate van openbaarheid: hier gelden de bepalingen van de WOB en dan zijn deze stukken in beginsel openbaar, tenzij je aannemelijk kunt maken dat een van de uitzonderingsgronden gehanteerd moeten worden.

Als er op basis van par. 1.4 redenen zijn om de agenda's toch te bewaren, kijk dan naar de eisen in de Archiefregeling voor het bestandsformaat (open, gedocumenteerd en valideerbaar) en de bijbehorende metadata (moeten voldoen aan NEN-ISO 23081). Voor de rijksoverheid is in dit verband een toepassingsprofiel beschikbaar. Een vertaling naar de lagere overheden zal nog dit jaar worden gepubliceerd in het kader van de implementatie van het e-depot van het Nationaal Archief en de RHC's.

@Bernard, Een vertaling naar de lagere overheden zal nog dit jaar worden gepubliceerd in het kader van de implementatie van het e-depot van het Nationaal Archief en de RHC's.

Wie gaat dat doen, ook in overleg met medewerkers die bij gemeenten werken en de VNG/KING ?

In principe is er al een vertaling gemaakt voor gemeenten in het kader van het draaiboekje e-depot.

 

@Yvonne, de Sectie metadata van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot is hiermee bezig, waarin vertegenwoordigers van een aantal RHC's (waaronder ikzelf), het NA en een provinciale archiefinspecteur. Wij onderzoeken de bruikbaarheid van de bestaande instrumenten voor de lagere overheden en hebben contact met VNG en KING om dubbel werk te vermijden en een zo groot mogelijk draagvlak te creëren.

Prima, ik had andere geluiden gehoord, zou jammer zijn als er niet werd samengewerkt.

Ken je ook de metadata uit het draaiboekje ?

Ja, maar het verschil is dat wij (waarschijnlijk) strakker zullen aansluiten bij het model van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk, dat volledig is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheid.

@Bernard, uiteraard weet ik dat de drager niets uitmaakt als het gaat over de bewaartermijn ;-). Vraag is echter: moeten wij de agenda's wel bewaren. Agenda's zijn niet echt te plaatsen in de categorie hulpadministraties als in de categorie voorbereiding. In beide gevallen geldt hier echter wel een bewaartermijn van 7 jaar (onder bepaalde voorwaarden in de categorie voorbereiding zelfs onbeperkt). Ik zou liever willen horen of er expliciet is aangegeven of de agenda's bewaard moeten worden en zo ja, waarop is dit gebaseerd?

Alvast dank weer voor de snelle reacties! 

@René, zover ik weet worden agenda's in deze vorm in de gemeentelijke lijst niet expliciet genoemd. Dus komt het aan op de vraag of ze deel uitmaken van een te bewaren zaak of dat er op basis van de algemene criteria uit par. 1.4 reden is ze alsnog te bewaren. Dat vergt dus e.e.a. van het inschattingsvermogen en de kennis van degene die de selectie uitvoert. Je kunt dan denken aan situaties waarbij het van belang is te weten of een wethouder kennis had of kon hebben van een cruciale afspraak. Dan nog is het de vraag of de waardering B zal zijn of dat dit van belang is zolang de kwestie speelt.

Ik denk toch dat je op (minstens) zeven jaar uitkomt, waarbij je vooral uit moet gaan van de redenen waarom je de agenda's wil/moet bewaren. Wat ik zo zou kunnen bedenken: verantwoording van declaraties, onderbouwing van rittenadministratie (bij lease-auto's bijvoorbeeld) etc.

Overigens worden bij het Felixarchief de Outlook-agenda's van ambtenaren en bestuurders ook in het digitale depot opgenomen. Ik heb nog niet achterhaald wat de bewaartermijnen zijn, maar <a href=http://www.edavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf>hier</a> vind je op pagina 42 wel meer informatie over de technische oplossing.

Dank voor de reacties! Zijn er gemeenten bekend die dit reeds binnen de gemeentelijke organisatie hebben geregeld? (opslag en beheer)

Even een onderzoekje: Wil iedereen even reageren hoeveel papieren agenda's van bestuurders er momenteel in beheer zijn bij jullie orgnaisatie ??

Bij ons geen....

@Ingmar, svp niet opnemen in je rapportage ;-)

@ Jules Hoewel ik wel snap waar je vraag vandaan kom, is er toch een groot verschil tussen de papieren agenda's en de digitale.

Om het even op mezelf te betrekken: ik heb tot ca 2004 een papieren Succes-agenda gebruikt, daarna ben ik overgestapt op verschillende Palm-pda's en later Blackberry's (allemaal "van de zaak.")
De oude papieren agenda's heb ik nog altijd, waardoor ik nu nog kan kijken wanneer ik in 2001 waar gewerkt heb en welke afspraken ik gehad heb. Maar van de laatste jaren bij mijn vorige werkgever (ca 2004-2005) weet ik niets meer en van de jaren daarna zijn mijn afspraken enkel fragmentarisch overgeleverd. Dit betekent bijvoorbeeld dat ik mij afvraag of ik mijn reiskosten-declaraties uit 2009 of 2010 nog wel zou kunnen verantwoorden als dat nodig mocht zijn. Van 2003 kan ik dat wel nog doen (al is dat dus niet meer nodig).

In die zin is de vraag van René heel terecht: de gemeente vindt het belangrijk dat mensen hun afspraken in Outlook / Groupwise / Lotus Notes bijhouden, maar dan zouden de mensen er ook van uit moeten kunnen gaan dat  de gemeente er ook zorgt dat de afspraken volledig en betrouwbaar bewaard blijven voor zo lang als nodig is.

@René Dat is toezicht op het beheer ;-)

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden