In Amersfoort gaan we in 2021 starten met vooronderzoek/inspectie naar het (digitale) informatie- en archiefbeheer bij de raadsgriffie. Mijn vraag is of er collega's zijn die hier de afgelopen twee jaar al ervaring mee hebben opgedaan. Wat zijn de 'do’s and don’t', tips en trucs en de ervaringen. Als er collega's zijn die het willen delen met Amersfoort kan dat helpen in het onderzoek.

Weergaven: 64

Berichten in deze discussie

Nee, wel specifiek naar videotulen

Wat ook een aandachtspunt is bij de griffie, is hoe de verantwoordelijkheden (formeel en niet formeel) zijn belegd: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archief-griffier

Tot de jaren 2010/2013 werden gemeenteraadsverslagen vaak in extenso opgesteld, de audiotulen hadden in die tijd de functie om om na te gaan of de notulen juist waren opgesteld. Je kon het nog eens precies naluisteren. 

Daarna zagen we de trend dat deze woordelijke verslagen zijn vervangen door besluitenlijsten. Sommige gemeenten zijn nu al zo ver dat ze volstaan met videotulen. De vastgestelde notulen moeten ondertekend worden, dat lukt nog niet met videotulen. Wat ook een aandachtspunt is, dat bij geheime of besloten vergaderingen de camera wordt uitgezet, wie maakt dan nog notulen? 

Puur technisch heeft het weinig met de wijze van archivering te maken, maar wel met informatieverlies.

Een ander punt dat ik je wil meegeven, waar bewaar je de getekende besluitenlijsten, via de RIS of DMS/Zaaksysteem. Een audit op versie beheer helpt om inzicht te verkrijgen. 

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden