Er zijn op dit forum wel discussies over vernietigen geweest, maar ik heb nergens (misschien heb ik niet goed gezocht)) een antwoord op mijn vraag kunnen vinden: wat mag (moet) er in een verklaring van een digitale vernietiging staan? In AB 1995, artikel 8 staat dat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging is geschied moet worden vastgelegd.

Bij digitale informatie komen we voor de specificatie natuurlijk bij de metadata terecht, maar als deze persoonsgegevens bevatten kunnen ze, denk ik, op grond van de AVG niet permanent bewaard blijven. En de verklaring dus ook niet. Gewoon een lijst met bijvoorbeeld 'verleende (...)vergunningen 2015-2018, 3,5 Gb vernietigd' lijkt me zinloos. Heeft iemand een model of ideeën waarbij voor een verklaring van vernietiging met de AVG is rekening gehouden? 

Weergaven: 605

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Volgens mij speelt dit probleem voornamelijk met persoonsgebonden zaken, zoals WMO-voorzieningen e.d.. Bij andere zaken zijn persoonsgegevens vaak alleen van belang tijdens de behandeling (bijvoorbeeld omgevingsvergunningen). Door de persoonsgegevens in een aparte kolom op te nemen in de vernietigingslijst zijn deze makkelijker af te schermen of te verwijderen. Je kan dan eenvoudig een lijst generen zonder persoonsgegevens.

Wij hebben ook vernietigingslijsten waarbij persoonsgegevens in de titel staat (wederom bij persoonsgebonden zaken). Wij maken hiervoor een aparte vernietigingslijst die bij overdracht naar het streekarchief uitgezonderd worden van openbaarheid. Deze oplossing verdient niet de hoofdprijs, maar is volgens ons wel voldoende.

Ik hoop dat je hier wat mee kan.

Zeker Stefan, het lijkt mij vooralsnog de beste manier van werken. Ik heb de afgelopen dagen wat geprobeerd en getest, en jouw idee van twee lijsten, aparte kolommen, ligt het meest voor de hand. De gegevenseigenaar beoordeelt een uitgebreide lijst met daarop de dossiers die vernietigd moeten worden. Een 'kale' lijst (zonder persoonsgegvens) wordt een bijlage bij de verklaring van vernietiging.

Krijg je dan ook een vernietigingslijst wanneer het systeem technisch leeggemaakt is? Legt bijvoorbeeld Functioneel beheer vast dat men zoveel dossiers of zoveel Gb daadwerkelijk heeft vernietigd? Dat doet de papiervernietiger tenslotte ook.   

Wat dat laatste mb/gb betreft, dat wordt bij ons al een paar jaar toegepast.

Ja, dat lijkt me goed! Wij komen er nu pas aan toe....

Yvonne Welings zei:

Wat dat laatste mb/gb betreft, dat wordt bij ons al een paar jaar toegepast.

Wij gaan dit jaar ook een begin maken met digitale vernietiging, maar zijn er al organisaties die een voorbeeld hebben hoe dan het proces-verbaal, zeg maar de verklaring van vernietiging er uit komt te zien en wat hierin allemaal genoemd moet worden en naar welke Selectie en Vernietigingslijsten verwezen moet worden?

Ja, Bert, wij zij er nog steeds mee bezig. Tussen alle andere items door heeft onze Archiefinspecteur een concept gemaakt (waaraan nog gesleuteld kan worden) om tegemoet te komen aan de vraag om data te mogen vernietigen uit een bedrijfsapplicatie. Voor de voorlopige vorm, nog steeds voortschrijdend inzicht en eerste ideeën: zie bijlage.

Onderaan moet dan ook nog de werkelijke vernietigingsdatum vermeld worden en door wie de vernietiging is uitgevoerd. Hoeveelheid items: voorbeeld aantallen. De functioneelbeheerder van de applicatie levert de cijfertjes aan.

Bijlagen:

In principe maakt het voor de verklaring van vernietiging niet uit of het analoge of digitale informatie betreft. De selectielijst richt zich op de bewaring/vernietiging van informatie ongeacht de drager/vorm. Het gaat erom dat je ook naar de toekomst moet kunnen verantwoorden welke zaken je ooit hebt gevormd, beheerd en op welke wettelijke grondslag je deze rechtsgeldig hebt vernietigd.

 

Dan heb je in princiep aan de volgende data voldoende:

Vernietigingslijst

Minimaal:

  • ordeningskenmerk t.b.v. gebruiksvriendelijkheid (onderwerp, taakvelden, BAC, zaaktype etc.)
  • beschrijving zaaktype/dossier (kan een verzamelbeschrijving zijn voor gelijksoortige zaken met dezelfde selectiecategorie (resultaattype)
  • periode/einddatum of datum resultaattype (toegekend, ingetrokken, verleend, vervallen, etc.)
  • categorie als grondslag van verantwoording van betreffende selectielijst en versie, tenzij bij toepassing van een selectielijst afgedekt op het proces-verbaal (afgesloten zaken t/m 2016 Oude lijst, vanaf 2017 nieuwe lijst)

Aan te bevelen/optioneel:

  • Toegangskenmerk dossier zoals locatie/mapnr. of digitaal zaakkenmerk. Na vernietiging minder van belang, maar relevant tijdens afstemming conceptversie en eventuele uitzonderingen van vernietiging en machtiging voor de daadwerkelijke vernietiging.

 

Proces-verbaal van vernietiging

  • Verwijzing naar de wettelijke basis vernietigingsplicht (art. 8 Archiefbesluit 1995).
  • Naar archiefvormende organisatie en eventueel organisatieonderdeel.
  • Jaar van vernietiging.
  • Beschrijving van betreffende archiefbescheiden of verwijzing naar de V-lijst als bijlage.
  • Van toepassing zijnde selectielijst(en) (tenzij voldoende vermeld bij proces in V-lijst).
  • Omvang in strekkende meters of MB/GB (totalen volstaat).
  • Wijze van vernietiging, hoe en door wie (gecertificeerd vernietigingsbedrijf).
  • Goedkeuring van hoogst verantwoordelijke ambtenaar. Primair de secretaris of (onder)gemandateerd afdelingshoofd en/of verantwoordelijke uitvoerder DIV en van de gemeentearchivaris (indien benoemd). 

 

Mee eens maar moet je dan niet ook vermelden dat de stukken zowel analoog als digitaal zijn vernietigd?

Zeker! Maar in mijn voorbeeld waren er geen analoge stukken, alleen digitale data en metadata.

Dat is zeker een goede aanvulling. Wanneer het de vernietiging van analoge documenten betreft waarvan de data en eventuele scans ook nog in de betreffende applicatie bevinden moeten die evengoed worden vernietigd. Maar dat mag worden verondersteld. Het bestaan van de informatie moet immers vernietigd worden, ongeacht het aantal exemplaren in welke versie, in welke applicatie en op welke schijf dan ook. Maar dat geldt ook voor de analoge kopie- en werkexemplaren van analoge originelen. 

Dat zal je in je kwaliteitssysteem moeten aansturen omdat dit in de praktijk nooit valt te garanderen. Maar als je die vernietigingsdiscipline door gebruikers weet te synchroniseren met je jaarlijkse V-lijst op al die genoemde locaties in je kwaliteitssysteem heb je het goed voor elkaar. Natuurlijk kan je je beperken tot de dubbele versies in het DMS, maar de dan mis je alsnog alles op de schijven en in vak applicaties die vaak de vernietigingsfunctionaliteit missen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden