Goedendag collega's,

Ik werk sinds kort voor een organisatie waarbij ik ga trachten de vraag te beantwoorden of Squit2020 gekoppeld aan InProces Zaken van Visma/Roxit voldoet als volwaardig DMS. Deze combinatie is nav een aanbesteding in 2018 gekozen voor de ontwerp, inrichting, levering en beheer van een cloudvoorziening voor een zaaksysteem/DMS. De eerste vraag die bij me opkwam was: wat is nu exact het verschil tussen een DMS en een zaaksysteem en kun je bovengenoemde applicatie wel als DMS zien. Misschien een soort beginnersvraag, maar eigenlijk kan ik het antwoord nergens echt duidelijk vinden. Ik denk zelf dat je met een DMS meer kunt op het gebied van versiebeheer, en bv met meerdere personen tegelijk bezig zijn met een document. Momenteel hebben sommige zaaksystemen ook een DMS functie, dus waar ligt nu het verschil. De vervolgvraag is natuurlijk als Squit2020/InprocessZaken onvoldoende is als DMS, welke applicatie dan wel geschikt is als DMS, of zou je backofficeapplicaties (HRM, Financien etc) kunnen koppelen aan Squit/Inprocess. Dit is mijn eerste bericht, dus ik dacht laat ik maar meteen goed beginnen;-)

Weergaven: 367

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Gerben, dit is wel een leuke vraag!

Bij de gemeente waar ik werk was InProces het DMS dat voor 2010 werd gebruikt. Inmiddels zijn we alweer twee zaaksystemen verder, dus het is best een oud beestje. Dit schetst ook meteen de ontwikkeling van DMSen, waar door de jaren heen wat workflow functionaliteit in is gebouwd en daarna als 'zaaksysteem' op de markt bekend stond. Je hebt ook CRM systemen waar 'onder water' een DMS aan is gekoppeld, zoals Atos. Wat nou exact het verschil is tussen een DMS en zaaksysteem? Dat is dus niet zo exact. InProces is een DMS dat opgewaardeerd is tot zaaksysteem, dus nu is het allebei. 

Ik denk dat de combinatie Squit/InProces voldoet voor archivering. Bij mijn gemeente gaan we desondanks toch koppelen met Djuma, maar dat heeft te maken met meer factoren dan alleen archiveren.

Bedankt voor je antwoord Jean-Luc!

Het is idd opmerkelijk hoeveel er continu gewisseld wordt. Ik ben het eens dat er gearchiveerd kan worden in IPZ met de daarbij behorende B en V termijnen. Wat ik mij nog wel afvraag is of de bestaande vakapplicaties wel allemaal kunnen worden gekoppeld aan IPZ. Je wilt immers alle vakinformatie centraal kunnen benaderen om zo grip te hebben/krijgen op je informatiehuishouding...

Welke factoren zijn er bij 'jouw' gemeente dan verantwoordelijk voor de keuze van Djuma als ik vragen mag?

PS: ik ben werkzaam bij een veiligheidsregio

Bij de gemeente Tilburg is Squit gekoppeld aan het Zaaksysteem Exxellence. Documentopslag vindt plaats in Filenet. 
squit wordt toch ook vervangen door Rm zone?

Ter aanvulling en deels correctie van wat Jean-Luc heeft geantwoord:

Het InProces waar hij voor 2010 mee heeft gewerkt (versie 1.x) deelt nagenoeg niets meer met de huidige versie, die is nadien van de grond af aan opnieuw opgebouwd, heeft een andere code, andere database, etc. Versie 1 was ook meer een Workflowsysteem met aanvullende DMS/RMA functionaliteit.
Versie 2, wat de grondslag is onder Squit2020 is van de grond af aan opgebouwd als ECM systeem en ingericht als (met name) een zaaksysteem.

In het verleden zijn eerdere versies van InProces meerdere malen nen2082 gecertificeerd https://www.roxit.nl/Over_ons/Certificering). De applicatie heeft dan ook alle reguliere functionaliteit om informatie duurzaam te beheren die je van een applicatie die voor digitaal archiefbeheer mag verwachten.

In dat kader zie je hierbij eigenlijk meerdere situaties. Er zijn organisaties die InProces inzetten als zaaksysteem (Rx.Enterprise) en (meestal via ZS-DMS) vanuit vakapplicaties zaken en documenten opslaan en archiveren. Er zijn organisatie waar de applicatie als een van de digitale arhiefbeheerapplicaties fungeert (naast andere systemen die hiervoor ook geschikt zijn) en bij organisaties waar InProces (Squit2020) wordt ingezet als 'vakapplicatie' vindt via ZS-DMS ook de omgekeerde weg plaats en wordt gekoppeld met een bij die organisatie gebruikt centraal DMS of zaaksysteem.

Mijn achtergrond is overigens dat ik veel implementatiewerkzaamheden verricht voor InProces en in die rol bij ondermeer gemeenten, waterschappen en veiligheidsregio's (oa. zhz) betrokken ben (geweest).

Ik heb recent een organisatie begeleid bij de implementatie van Roxit's InProces/Squit 2020. De situatie is precies zoals Rudy omschrijft.

Dat gaat meer over gebruik van de PIP en mijn.overheid (zal voor een veiligheidsregio minder interessant zijn). En we hebben informatiebeleid met daarin een voorkeur voor een gecentraliseerd archief, i.v.m. beheerlast. 

Gerben Weenink zei:

Welke factoren zijn er bij 'jouw' gemeente dan verantwoordelijk voor de keuze van Djuma als ik vragen mag?

Bedankt voor je heldere uitleg Rudy, als ik het goed begrijp zijn de 'grote' applicaties zoals die van HRM en bv AFAS ook te koppelen aan Squit 2020?

Rudy Kaptein zei:

Ter aanvulling en deels correctie van wat Jean-Luc heeft geantwoord:

Het InProces waar hij voor 2010 mee heeft gewerkt (versie 1.x) deelt nagenoeg niets meer met de huidige versie, die is nadien van de grond af aan opnieuw opgebouwd, heeft een andere code, andere database, etc. Versie 1 was ook meer een Workflowsysteem met aanvullende DMS/RMA functionaliteit.
Versie 2, wat de grondslag is onder Squit2020 is van de grond af aan opgebouwd als ECM systeem en ingericht als (met name) een zaaksysteem.

In het verleden zijn eerdere versies van InProces meerdere malen nen2082 gecertificeerd https://www.roxit.nl/Over_ons/Certificering). De applicatie heeft dan ook alle reguliere functionaliteit om informatie duurzaam te beheren die je van een applicatie die voor digitaal archiefbeheer mag verwachten.

In dat kader zie je hierbij eigenlijk meerdere situaties. Er zijn organisaties die InProces inzetten als zaaksysteem (Rx.Enterprise) en (meestal via ZS-DMS) vanuit vakapplicaties zaken en documenten opslaan en archiveren. Er zijn organisatie waar de applicatie als een van de digitale arhiefbeheerapplicaties fungeert (naast andere systemen die hiervoor ook geschikt zijn) en bij organisaties waar InProces (Squit2020) wordt ingezet als 'vakapplicatie' vindt via ZS-DMS ook de omgekeerde weg plaats en wordt gekoppeld met een bij die organisatie gebruikt centraal DMS of zaaksysteem.

Mijn achtergrond is overigens dat ik veel implementatiewerkzaamheden verricht voor InProces en in die rol bij ondermeer gemeenten, waterschappen en veiligheidsregio's (oa. zhz) betrokken ben (geweest).

Bedankt Yvonne, volgens mij heet t Rx.Mission

Yvonne Welings zei:

Bij de gemeente Tilburg is Squit gekoppeld aan het Zaaksysteem Exxellence. Documentopslag vindt plaats in Filenet. 
squit wordt toch ook vervangen door Rm zone?

Bedankt!



Jean-Luc Rouvroye zei:

Dat gaat meer over gebruik van de PIP en mijn.overheid (zal voor een veiligheidsregio minder interessant zijn). En we hebben informatiebeleid met daarin een voorkeur voor een gecentraliseerd archief, i.v.m. beheerlast. 

Gerben Weenink zei:

Welke factoren zijn er bij 'jouw' gemeente dan verantwoordelijk voor de keuze van Djuma als ik vragen mag?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden