In mijn organisatie denkt men eraan om een scanstraat aan te schaffen. Wie heeft dat al gedaan?

Mijn concrete vraag is wat zijn de kosten bij benadering. Gaat om A4/A3 formaten, maar ook formaten (tekeningen) tot formaat A0. Een indicatie zal ons (gemeente Zeist) heel erg helpen om een echte keuze te maken. Ik hoor graag jullie bevindingen.

Weergaven: 1377

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste Jacko,

Om de vraag goed te beantwoorden zou er meer bekend moeten zijn wat de eisen zijn vanuit de werkomgeving, ik bedoel o.a.:

  1. Wat is het volume dat dagelijks gescand moet gaan worden in aantal documenten,
  2. Wat is het gemiddeld aantal blaadjes in een document,
  3. Worden de documenten voorzien van barcodes of heeft men een andere vorm van classificatie voor ogen
  4. Hoe moet de distributie naar de behandelaars gaan verlopen,
  5. Moet er een directe lijn opgezet worden naar een DMS, zaaksysteem of ander systeem,
  6. Moet de scanning conform vervangingseisen verlopen,
  7. etcetera

Ha Jacko, welke organisatie bedoel je de gemeente of archiefdienst ?
Bij de gemeente Zeist. Bedrijfsvoering. Niet bij onze archiefdienst

Beste Jacko,

Behalve voor groot formaten tekeningen en grote series bouw- en /of milieuvergunningen wordt in deze regio niet veel extern gescand. Veel gemeenten onderzoeken wel of het extern goedkoper kan. Misschien is het een idee om contact op te nemen met het Waterschap Brabantse Delta in Breda, die wel over extern en standpunt hebben, althans dat werd me tijdens een rondleiding ooit verteld. Gezien de afnemende fysieke poststroom en in de inzet van berichtenbox kan in mijn optiek veel meer samen met gemeenten worden opgepakt.

 

Succes.

Beste Jacko,

investeer een dagdeel "Deventer" en er is veel (terug) te verdienen.

want scanners zijn de kosten niet.

mvrgr

Henk

 

Hallo Jean-Luc,

Dank voor de informatie. Over de A0-scanner: 'waarvan ik de prijs voor je kan opzoeken'. Kun je dat voor mij doen. twee exemplaren? Bedoeld voor back-up op andere reden?  licenties ABBYY/Neevia? Dit is de scansoftware. Gelieerd met Corsa of losstaand. Het inkopen van 1 miljoen A4. Kun je daar iets meer over zeggen. Het is m.i. dus meer dan even aanschaffen van scanners en klaar. Ik hoor graag van je. Groet, Jacko
 
Jean-Luc Rouvroye zei:

Bij de gemeente Uden hebben we een jaar of 3 geleden een eigen scanstraat ingericht. We hebben 5 A3 scanners a 5200 euro en 2 A0 scanners, waarvan ik de prijs voor je kan opzoeken. Installatie per scanner en licentie scanstation 1500 euro. Verder nog licenties ABBYY/Neevia: we kopen 1 miljoen a4 in. Die kosten zijn wat lastiger hier weer te geven, want ze vormen een onderdeel van het totaal wat we afnemen van de DMS leverancier. Daarnaast maken we gebruik van IBN arbeidsintegratie voor inhuur van medewerkers. De kosten daarvan variëren van 8-15 euro per uur.

Op dit moment zijn we de bouwvergunningen aan het scannen. Naast scannen gaat het ook om direct registreren (importeren+metadatering) in Corsa. In het verleden zijn al gescand: volledig archief sociale zaken, personeelsdossiers, milieuvergunningen, handhaving, bodem, etc. Allemaal inclusief vervanging, dus dat ruimt lekker op! Er zijn inmiddels 5 paternosterkasten afgebroken en afgevoerd en verder nog veel losse archiefkasten op de afdelingen.

Ik hoop dat je wat aan deze informatie hebt.

Hallo Leon,

 

Wanneer je scanner aanschaft en plannen hebt tot vervanging, maar nog geen handboek bezit, wat is dan wijs? Mijn standpunt zou zijn houdt er nu al rekening met vervanging. Oftewel de scanspecificatie baseren op vervanging. Heb jij daar ervaring mee?

Groet, Jacko
 
Leon van Oosterom zei:

Beste Jacko,

Om de vraag goed te beantwoorden zou er meer bekend moeten zijn wat de eisen zijn vanuit de werkomgeving, ik bedoel o.a.:

  1. Wat is het volume dat dagelijks gescand moet gaan worden in aantal documenten,
  2. Wat is het gemiddeld aantal blaadjes in een document,
  3. Worden de documenten voorzien van barcodes of heeft men een andere vorm van classificatie voor ogen
  4. Hoe moet de distributie naar de behandelaars gaan verlopen,
  5. Moet er een directe lijn opgezet worden naar een DMS, zaaksysteem of ander systeem,
  6. Moet de scanning conform vervangingseisen verlopen,
  7. etcetera

@ Jacko, Om eventueel ook nog "winst" te kunnen maken (voor DIV) zou ik een scanner plotter overwegen. Hoewel Fac. Zaken daar niet blij mee zal zijn.

 

Afgelopen week heeft Zeist de week van de 'ingekomen post' gehad. Sinds december 2013 scanning extern bij wijze van 1 jarige pilot. Deze pilot is verlengd. Intern is nu de weg ingezet om de ingekomen post weer intern te gaan scannen. Medewerkers/gebruikers voelen zich hier beter bij. De kwaliteit van de extern scans zijn zonder twijfel goed. Hier zit de uitdaging voor ons om dit intern op hetzelfde kwaliteitsniveau te krijgen. Daarnaast is de continuiteit in de bezetting een essentieel punt, een uitdageing.

Daarnaast herken ik heel goed de opmerking van Jean-Luc over vervanging. Hiermee kun je een echte slag maken richting digitaal werken en archiveren. Ik ben blij met de ontvangen input.

@Jacko, ik zie dat Jean-Luc het antwoord over vervanging al gegeven heeft dat ik ook zou geven en inderdaad in Brabant kan het snel.

Ik heb al heel lang ervaring met vervangingseisen en apparatuur. Maar voor mijn gevoel begin je met het samenstellen van antwoorden voordat je je vragen helder hebt. Mijn  advies is echt zorg dat je de requirements op een rijtje hebt en ga dan kijken wat de optimale samenstelling van de te maken investering is.

@Jean-Luc nee, ik zou dat in dit geval in ieder geval geen broodroof noemen.

Maar als je besluit om het uit te besteden en het uitbestedingsbedrag zou boven de aanbestedingsgrens komen en je laat dan het werk door een extern nieuw op te tuigen overheidsservicebureau doen zonder aan te besteden dan wel. serieus :-) 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden