Beste collega's,

Voor de gemeente waar ik werk ben ik bezig met het toetsen van de beheeromgeving op basis van RODIN. Omdat het onderdeel is van het handboek vervanging, is de beheeromgeving beperkt tot het zaaksysteem/dms. Het is gericht op de postintake en backlog scanning.

RODIN geeft een prima overzicht van wet- en regelgeving. Echter zijn er een aantal eisen die onvoldoende zijn te toetsen door gebrek aan normen. Wellicht lezen hier vakgenoten of archiefinspecteurs mee die een en ander kunnen verduidelijken.

Bijvoorbeeld bij 1.2: zijn er voldoende middelen beschikbaar? Hierbij worden geen normen gesteld. Ook zijn er bij de wetsartikelen waaraan gerefereerd wordt geen normen te vinden. Dit geldt ook voor 1.3: zijn er voldoende medewerkers? Er zijn geen normen bekend. Geen FTE's/loonschalen/opleidingsniveau of landelijke benchmarks. En bij 2.4: informatieobjecten zijn met een zoekopdracht binnen redelijke tijd en inspanning te vinden. Wat redelijk is hangt af van interpretatie. Er zijn geen normen over bekend. Idem voor 3.5: ( …) adequate serverruimtes. Ook hierbij worden geen normen gesteld. En als laatste, bij 3.6: (…) passende backupstrategie.

Uiteraard heb ik getallen uit de begroting en aantal FTE, loonschalen, opleidingsniveau en competenties beschreven, maar daarmee kan je nog niet aantonen of je voldoet.

Overigens is heel hoofdstuk 3 gericht op systeembeheer in de organisatie. Omdat wij een SaaS-oplossing gebruiken, verwijs ik naar de Overeenkomst technisch beheer & hosting Green Valley suite. Is dit gebruikelijk bij SaaS-oplossingen?

Ik ben vooral benieuwd naar de kengetallen voor financiën en medewerkers. Maar alle input is welkom!

Weergaven: 936

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat is inderdaad een goede tip. Ik ben ooit naar deze bijeenkomst geweest over de zelfevaluatie: http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A131576
Dat is inderdaad een goede tip. Ik ben ooit naar deze bijeenkomst geweest over de zelfevaluatie: http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A131576

Dank jullie wel voor jullie bijdragen.

@Ad, ik ga dit zeker meenemen in de rol van DIV auditor. Mijn gemeente is aangesloten bij een archiefinstelling met een e-depot in productie en er zijn al diverse exports gemaakt. Ik denk dat de meeste eisen van nestor bij de archiefinstelling thuis horen, maar uiteindelijk moet dit natuurlijk ook door de gemeente geëvalueerd worden.

Herkenbaar dat op KIA vooral veel archivarissen reageren.

Harde normen vinden blijft lastig. Het gaat ook om de interpretatie van de norm. Of je voldoende mensen en middelen hebt, hangt af van de resultaat-normen die een organisatie hanteert (bijvoorbeeld hoe snel post gescand en geregistreerd moet zijn). Als die resultaten niet gehaald worden, dan beschikt men blijkbaar over onvoldoende middelen.
 
Jean-Luc Rouvroye zei:

Op KIA krijg je helaas amper reacties en alleen uit de archiefwereld. Op Breed is ook veel DIV vertegenwoordigd. Iets 'breder' wat dat betreft ;)

Met onze archiefinspecteur heb ik dit al besproken. Die zit op de lijn van Marius, dus pragmatisch omgaan met het referentiekader dat er nu ligt. Prima, heb ik ook gedaan, door RODIN naar beste inzicht in te vullen. Op zich heb ik ook geen moeite om de bedragen uit de begroting te halen en om wat te schrijven over het personeel, zowel kwalitatief als kwantitatief. Maar, het blijft interpretatie. Wat ik goed genoeg vind, kan een ander onvoldoende vinden. Hoe kan je dan goed toetsen als de normen worden omschreven als 'voldoende, adequaat, redelijk, etc'?

Het lijkt erop dat we het hiermee moeten doen. Dat is ook prima; we komen er wel. 

Marieke Klomp zei:

Ik onderschrijf de reactie van Marius volkomen. Ik zou de vraag ook stellen op KIA of hem gericht stellen aan jullie archiefinspecteur(s).

Ik reageer even op de (terechte) opmerkingen over KIA.

KIA bestaat uit 15 platforms waarvan er 14 zich hoofdzakelijk op de archiefsector richten, dus logisch dat er vooral medewerkers van archiefdiensten actief zijn. Zelf ben ik sinds een jaar trekker van dat ene KIA-platform die zich juist wel richt op de andere kant van de keten, namelijk het platform Informatiehuishouding Overheden.

Af en toe krijg ik de vraag hoe dit platform zich verhoudt tot BREED. Zoals ik het zie: BREED functioneert al heel erg lang heel erg goed op het vlak van vraag/antwoord. Je stelt hier een vraag en in de regel krijg je vrij snel vrij veel reacties. Daar wil ik vanuit KIA niet mee gaan concurreren. Het KIA-platform wil ik vooral aanvullend laten zijn door in te zetten op actieve kennisontwikkeling.

Vanuit KIA is een aantal werkgroepen actief. Die houden zich bezig met zaken als het ontwikkelen van een handreiking voor archivering van zelflerende algoritmes (geplande oplevering eerste versie is eind dit jaar) en diverse kennisproducten die gaan over archiving by design. Daarnaast organiseren we bijeenkomsten en verzorgen we, vaak op aanvraag, diverse presentaties en workshops in het land. Meestal over archiving by design. Ons credo is: offline ontmoeten, online delen.

Dus als je een vakinhoudelijke vraag hebt, dan kun je het best op BREED terecht. Als je met een groep mensen aan de slag wil om samen te werken aan handreiking, met een innovatief onderwerp aan de slag wil of een workshop wil organiseren, dan kun je het best op KIA terecht. Het is (vind ik) dan ook verstandig om zowel BREED als KIA te volgen.

Overigens merk ik wel dat ook de DIV-wereld (waar ik mezelf ook toe reken) langzaam maar zeker steeds meer de weg naar KIA weet te vinden. Dat zien we bijvoorbeeld terug in de opkomst bij bijeenkomsten die vanuit KIA worden georganiseerd. De online-activiteit blijft helaas wel nog wat achter.

Beste Jean-Luc

Voor je primaire vragen heb ik niet echt een antwoord, behalve dan mijn eigen gedachten hierover en die zijn niet heel relevant ;-).

Je laatste vraag over systeembeheer op een SAAS oplossing wel, het is inderdaad gebruikelijk om te verwijzen naar de afgesloten SLA/overeenkomst. 

m.vr.gr.

Leon

Het blijft inderdaad zoeken naar bruikbare normen. Ook vanuit waarstaatjegemeente en de kpi's, hoewel gevraagd, is er geen gemiddelde of benchmark beschikbaar. 

Marieke Klomp zei:

Herkenbaar dat op KIA vooral veel archivarissen reageren.

Harde normen vinden blijft lastig. Het gaat ook om de interpretatie van de norm. Of je voldoende mensen en middelen hebt, hangt af van de resultaat-normen die een organisatie hanteert (bijvoorbeeld hoe snel post gescand en geregistreerd moet zijn). Als die resultaten niet gehaald worden, dan beschikt men blijkbaar over onvoldoende middelen.

Dag Leon, ik ben eerlijk gezegd wél benieuwd naar jouw gedachten. 

Leon van Oosterom zei:

Beste Jean-Luc

Voor je primaire vragen heb ik niet echt een antwoord, behalve dan mijn eigen gedachten hierover en die zijn niet heel relevant ;-).

Je laatste vraag over systeembeheer op een SAAS oplossing wel, het is inderdaad gebruikelijk om te verwijzen naar de afgesloten SLA/overeenkomst. 

m.vr.gr.

Leon

@ Rens: en dan heb je nog concurrentie van de VNG die de informatie weer achter een login 'beschikbaar stelt'. We kunnen als vakgroep wel een zoekmachine gebruiken die alle versplinterde fora indexeert en zo voor ons duurzaam toegankelijk maakt :D

Rens zei:

Ik reageer even op de (terechte) opmerkingen over KIA.

Mee eens, Jean-Luc, dat vind ik inderdaad een wat ongelukkige actie van de VNG, vooral omdat ze wel vooraf hebben uitgesproken te willen samenwerken. We hebben een gemeenschappelijk doel en zouden moeten samenwerken. Versnippering en onderlinge concurrentie gaat niet bijdragen aan dat gemeenschappelijke doel, ben ik bang. Ik heb trouwens begrepen dat er vorige week in de stuurgroep ook wat kritiek is geweest op dit onderdeel.

On topic: als we nu gezamenlijk constateren dat er bepaalde normen missen, zouden jullie het dan een idee vinden om eens met een groepje bij elkaar te komen om te kijken of we iets kunnen bedenken?

Ik denk juist dat de VNG fora bij uitstek geschikt zijn om onder elkaar informatie uit te wisselen, met nadruk van onder elkaar. Wanneer interbestuurlijke toezichthouders kunnen meekijken, is het niet echt onder elkaar. Dat lijkt me wel een kritiekpunt. 

Wat  BREED betreft, in 2007 ben ik samen met Ton de Looijer dit forum gestart. Het verzoek kwam vanuit de gemeente Tilburg om kennis uit te wisselen. De samenwerking met het NA is helaas niet gelukt, we wilden samenwerken en niet zonder enig overleg worden  overgenomen. Aanvankelijk wilden wij in 2007 geen aparte community, maar Archief 2.0 vond onze onderwerpen niet geschikt voor hun community. De archiefwereld is veranderd, toch denk ik dat het goed is dat duizend bloemen blijven bloeien. Wat mij volgens mij een en ander bemoeilijkt , is de ingewikkelde wet- en regelgeving, die ook onvoldoende duidelijkheid biedt.

Prima, ik zou bijvoorbeeld wel een voorstel willen doen om de procedures rondom vervanging vanuit DIV standpunt te belichten, ipv vanuit de erfgoedsector. Idem voor metadata irt duurzaam beheer. Een manier om efficiënter te kunnen werken en knelpunten oplossen. 

Rens zei:

On topic: als we nu gezamenlijk constateren dat er bepaalde normen missen, zouden jullie het dan een idee vinden om eens met een groepje bij elkaar te komen om te kijken of we iets kunnen bedenken?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden