Onlangs verscheen de handreiking Weten of vergeten, uitgebracht KVAN/BRAIN. Het is een handzame publicatie waar je de ins en outs van de AVG en Archiefwet kunt opzoeken.

Nu is het zo wanneer een dergelijke handreiking verschijnt, er direct vragen over komen. Bij mij kwamen onafhankelijk van elkaar vragen van twee gemeentes binnen die aandachtig de handreiking hadden bestudeerd. De vraag was of uit de vernietigingslijsten de persoonsnamen moesten worden weggelaten. Zo aandachtig had ik de handreiking nu ook nog niet gelezen. Het weglaten van persoonsnamen uit V-lijsten is natuurlijk niet wenselijk, want hoe toon je aan wanneer je de naam weglaat dat een dossier is vernietigd. Met het weglaten van de naam, vernietig je ook het bewijs. Het komt steeds vaker voor dat burgers hard bewijs willen, dat hun dossier is vernietigd.

Stel je hebt 150 dossiers van WMO: vervolgens komt de WMO-cliënt met de vraag ‘is mijn dossier vernietigd?’. Dan kan je geen antwoord geven wanneer je persoonsnamen uit de V-lijsten hebt verwijderd. Wel is het raadzaam kenmerken die niet relevant niet te vermelden zoals het BSN-nummer.

Dat bewijs moet je bewaren zo lang die persoon in leven is. Zodra de persoon is overleden, is de AVG niet meer van toepassing.

De tekst doornemend lees je:

Welke mate van abstractie en minimale gegevensverwerking in een vernietigingslijst volstaat binnen de kaders van de Archiefwet en AVG, kan verschillen per organisatie, proces of taakgebied. Het is raadzaam om af te stemmen met de deskundige op het gebied van informatiebeheer en, bij decentrale overheden, de archiefinspectie én met de FG of privacyfunctionaris over het benodigde detailniveau van vernietigingslijsten. De verklaring van vernietiging mét specificatie moet op grond van alle selectielijsten permanent worden bewaard. Bij overbrenging is het zaak afspraken te maken met de archiefdienst over de mate van openbaarheid. Wanneer er (bijzondere of gevoelige) persoonsgegevens in de specificatie voorkomen, moet de openbaarheid worden beperkt volgens de regels van de Archiefwet, zie ook 3.5.

Ook is een zin opgenomen over bewijs: Dat doel is immers: het bewijs dat informatie is vernietigd.

Het uitgewerkte voorbeeld geeft vooral de verwarring: Een mogelijk scenario is een getrapte aanpak. Het kan voor het interne goedkeuringsproces handig zijn om in eerste instantie een meer gedetailleerd overzicht op te stellen, dat na afloop geaggregeerd wordt tot een formele verklaring waarin details op dossierniveau zijn weggelaten. Op de uiteindelijk te bewaren verklaring staat dan bijvoorbeeld: ‘150 dossiers van het zaaktype Klachten met afhandelingsdatum in het jaar 2018’. Het eerdere overzicht met uitgebreide beschrijvingen wordt dan vernietigd.

 

Weergaven: 961

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Oké, ik had misschien wat recentere jaartallen moeten noemen. Doet echter niets af aan de kern van mijn betoog.

Yvonne Welings zei:

Dat bewijs moet je bewaren zo lang de persoon leeft. Dat kan je onzin vinden. Daar hebben we in Nederland een Archiefwet voor.

In de Archiefwet staat helemaal niet dat je dat op persoonsniveau moet vastleggen. Geaggregeerde informatie kan ook voldoende zijn voor bewijsvoering. Nogmaals: jij interpreteert de wet op deze manier, prima, maar het staat nergens.

Yvonne Welings zei:

in de huidige V-lijsten komen geen IP adressen van websites voor, evenmin verantwoording over de vernietiging van data en de meeste bedrijfsapplicaties.

Je bedoelt dat dit in jouw gemeenten niet gebeurt? In mijn gemeente en ook bij vele andere overheden namelijk wel. De handreiking is voor alle overheden bedoeld, niet alleen maar voor gemeenten die enkel in het DMS aan vernietiging doen.

Als je wel een brede vernietigingsscope hebt, dan ga je vanzelf ook anders over dit onderwerp denken. Gedetailleerde vernietigingslijsten zoals gebruikelijk bij zaaksysteem/DMS zijn gewoon niet haalbaar/zinvol als je dat op het complete gegevenslandschap van een organisatie toepast: dan zou je in een gemiddelde gemeente twintig mensen nodig hebben die fulltime vernietiglijsten doorakkeren. De explosieve toename van de hoeveelheid data vraagt om een moderne aanpak, met de maatregelen die we ooit in het papieren tijdperk bedacht hebben ga je de oorlog niet winnen.

Yvonne Welings zei:

Overigens heb ik deze kwestie besproken met een toezichthouder, die was het op dit punt met me eens.

Aan de handreiking hebben meerdere toezichthouders meegewerkt, dus kennelijk is hier geen concensus over in toezichtland.

Nogmaals: de handreiking zegt niet dat je per definitie geen gedetailleerde vernietigingslijst mag maken, de handreiking zegt alleen maar dat je er goed over moet nadenken. In sommige gevallen wat meer detail, in andere gevallen wat minder. Afhankelijk van de aard van de informatie en de risico's die daarbij horen.

Het voorbeeld over de klachten heeft bij twee gemeentes tot verwarring geleid. Met mijn blog heb ik deze onduidelijkheid willen wegnemen. Zoals ik al schreef, mij was de passage niet opgevallen. Feit is dat bij de meeste gemeentes niet digitaal wordt vernietigd, althans op grond van V-lijsten. De meeste applicaties beschikken ook niet over een passende functionaliteit. We gaan daar verder over praten op 20 mei, bij gemeentes wordt daar ook over nagedacht. Dat heeft niet te maken met het leven in een papieren tijdperk, maar meer met eisen aan de leverancier. Medewerkers van informatievoorziening worden vaak niet tijdig betrokken bij de aanschaf.

Toezichthouders staan soms toch wat verder af dan mensen in de beroepspraktijk, dat merk ik wel vaker. Je hebt de theorie, maar dan de praktijk. Die krijgen vragen van burgers, Is mijn WMO dossier vernietigd? Dan moet je gewoon met bewijs op de proppen komen.

Wel wordt er heel veel digitale informatie vernietigd zonder dat dit wordt verantwoord. Denk aan al die emailboxen en netwerkschijven. Afgelopen zaterdag stond er een zeer lezenswaardig artikel in de NRC over het handelen van een Haagse ambtenaar in relatie tot de vastgoedwereld. Het is omdat die ambtenaar een dag ziek was en in zijn emailbox keek en een ander zag wat voor vreemde afspraken waren gemaakt. Ook in de gemeente waar ik woon, wordt nauwelijks een mail geregistreerd. Toen ik een keer naar het zaaknummer vroeg, vroeg de ambtenaar verbaasd: u bent de enige die hierom vraagt.

Het feit dat je kunt aangeven, aan de hand van een vernietigingsspecificatie, dat een WMO-dossier van een bepaalde persoon is vernietigd, geeft niet aan dat alle gegevens over deze persoon die betrekking hebben op dit dossier ook daadwerkelijk zijn vernietigd. Er kunnen nog steeds restanten aanwezig zijn in mailboxen, op persoonlijke- en afdelingsschijven, in procesapplicaties (het financiële systeem en het cliëntensysteem bijvoorbeeld), backups neem ik hierin niet eens mee. Een verklaring op een vernietigingsspecificatie zou ik als burger dus niet vertrouwen.

Daarbij doet zich iets opmerkelijks voor. Wat is vernietigen? De archiefwetgeving geeft hiervan geen duidelijke definitie. En waarom vernietigen we materiaal? In het verleden was dit niet om te voldoen aan privacy, want tot voor de jaren negentig van de vorige eeuw was daar eigenlijk nog geen sprake van. We vernietigden om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Veel gemeentelijke- en waterschapsrganisaties maakten in die tijd gebruik van handleidingen, zoals de Handleiding opbouw bestuursarchief gemeenten, die efficiency voorstond in het archiefbeheer. Korte, duidelijke dossieromschrijvingen, en voor de vernietiging algemene categorieën waarin bijvoorbeeld werd vermeld: afgewezen aanvragen om landelijke subsidies, 1980-  1989. Of: cliëntendossiers afdeling sociale zaken, 1980- 1989. Namen en toenamen werden niet vermeld.

In de periode dat ik in Goes werkte (1980-1984) heb ik één keer een verzoek gehad van iemand die wilde weten of zijn dossier er nog was. Aan de hand van de vraag wanneer hij een uitkering had gehad, kon ik aantonen dat het dossier conform de voorschriften was vernietigd. Later, in dienst van ODRP, maakten wij vernietigingsspecificaties met een zo algemeen mogelijk karakter. De jaren vanaf 1995 laten zien dat de specificaties steeds uitgebreider en gedetailleerder werden. De zin daarvan heb ik nooit ingezien: als je weet wat je bewaart (in de inventaris en in de specificaties van wat in de komende jaren vernietigd gaat worden) dan kun je via omkering ook weten wat is vernietigd: je hebt immers gehandeld aan de hand van de Selectielijst die dwingend voorschrijft wat je moet vernietigen behoudens bijzondere gevallen. 

Dit zou het probleem deels kunnen oplossen. Blijven we nog het probleem houden van het zaaksysteem, de schijven, de mailboxen en de procesapplicaties.

Hiervoor moeten we een beheerinstrumentarium gebruiken, waarin we de afspraken vastleggen waar we welke informatie opslaan. Wij noemen dat het Informatie structuurplan of Documentair structuurplan. Die afgesproken plaats wordt dus de SPOT, de Single Point of Truth, waar we informatie éénmalig opslaan, maar meervoudig gebruiken. We gaan dus keuzes maken of informatie wordt opgeslagen in een procesapplicatie, in het zaaksysteem of op de gemeenschappelijke schijf. Die afspraken zijn heilig en worden ook regelmatig gereviewd. 

Dan blijven de persoonlijke schijven en de mailboxen. Voor persoonlijke schijven zouden we kunnen afspreken dat de informatie die daarop staat, na tien jaar wordt vernietigd. Dit betekent dat informatie die van belang is voor de uitvoering van het werkproces, vóór die tijd moet worden opgeslagen op de gemeenschappelijke schijf, of in de procesapplicatie (waarbij ik het zaaksysteem ook een procesapplicatie vind). Waarom tien jaar? Dan lopen we in de pas met de bewaartermijnen van de mailboxen, waarvoor Rijk en VNG als stelregel hanteren dat deze tien jaar bewaard moeten blijven en, indien het gaat om sleutelfunctionarissen, zelfs eeuwig (samen met de internetsite en de raads(video)notulen. 

Samengevat:

- hou selectielijsten zo beknopt mogelijk, en met zo weinig mogelijk specificaties. Je hebt de inventaris van wat te bewaren is, en daarnaast nog de specificaties van materiaal dat in de komende jaren moet worden vernietigd. Komt een burger met de vraag of een specifiek dossier nog aanwezig is, dan is aan de hand van de Selectielijst en de inventaris aan te tonen dat het materiaal óf is bewaard, óf is vernietigd conform de voorschriften. Zorg dat ook procesapplicaties en schijven periodiek worden ontdaan van materiaal dat vernietigd kan worden. Het voorkomt heel veel werk en laten we zeker in het achterhoofd houden waarvoor recordmanagement is bedoeld: om te zorgen voor een efficiënte, kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding in te richten en in stand te houden. 

Dat soort bewijs vragen zijn inmiddels wel toegenomen. Dat er geen exact jaartal aan dit vraagstuk te hangen is, zagen we afgelopen weekend over het vraagstuk van de vernietiging van adoptiedossiers in de jaren zeventig.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden