Vorig jaar zijn de toen actuele WMO dossiers gescand/gedigitaliseerd. De scans die zijn gemaakt worden nu in het actuele werkproces WMO gebruikt. De papieren dossiers zijn elders opgeslagen. Uit kostenoverwegingen wil men de papieren dossiers nu graag vernietigen. Zeven jaar lang bewaren, na het laatste contact, is m.i. de reguliere termijn.

Ging in 2011 om de actuele papieren clientendossiers, die nu niet meer worden gebruikt. Werkproces is nu volledig digitaal. De papieren zijn m.i. de originele archiefbescheiden. In concreto wil de bedrijfsvoering de actuele (t/m 2011) papieren dossiers vernietigen.

Mijn idee is om de bedrijfsvoering een  voorstel laten maken, gemeentearchivaris advies te laten geven aan college, college neemt besluit tot en bestempeld de scans tot origineel?  Is het zo simpel als ik hier schets? Gaat om vernietigbare stukken cf. art. 7 Archiefwet. College bevoegd. Aan het digitaliseren ligt geen handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden ten grondslag. In het voorstel moeten m.i. de bedrijfsvoerings- en financiële risico's vanwege informatieverlies worden meegenomen. Wie zit in een soortgelijke situatie, is al verder of heeft hierover ideeën. Ik hoor het graag. Gaat om totaal om zo'n 90 strekkende meter dossiers.

Weergaven: 1324

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het is in ieder geval voor de machtiging (die hier niet nodig is) gebruikelijker om eerst de procedure te doorlopen en dan pas te beginnen met scannen. (Maar dat is geen harde eis.) De gemeentearchivaris moet volgens art. 20 van het Besluit Informatiebeheer van Zeist inderdaad het college adviseren over de voorgenomen vervanging. Het is in principe wel nodig om de wijze te beschrijven waarop de dossiers zijn gedigitaliseerd, om dit te kunnen verantwoorden: je hebt namelijk niet alleen te maken met potentieel informatieverlies, maar ook met de bewijskracht van de documenten na vervanging. Naast het vervangingsbesluit (art. 6 Archiefbesluit) is ook een verklaring van vervanging nodig (art. 8 Archiefbesluit). In het collegebesluit wordt de voorgenomen vervanging aangekondigd en worden belanghebbenden nog in staat gesteld om een zienswijze in te dienen. De verklaring stel je op als je de originelen vernietigd, om daar verantwoording over af te leggen. Van beide hebben andere gemeenten vast wel een voorbeeld.

NB: Als de digitale dossiers de nieuwe originelen worden, moet je ze dus ook in de vernietiging meenemen.

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_15-07-2012#H...

Dag Jacko, dat ligt aan de afspraken die er zijn gemaakt. Omdat het niet te bewaren dossiers betreffen kan je in principe hoef je geen aanvraag te doen bij de provincie. Echter ik vraag als gemeentearchivaris ook bij V-stukken om een handboek. Zoals Joost al terecht stelde de procedures moeten toch worden beschreven.

Zoals je misschien al weet komen de provinciale beleidsregels te vervallen (AW art. 7). Wanneer is onduidelijk. Dit zal worden 'vervangen' door een beleidskader voor vervanging. Wat ik de wandelgangen heb gehoord, is dat O.C. en W. bezig is dit voor te bereiden. Overigens ervaar ik het wel als vreemd dat het werkveld hier niet bij betrokken wordt.

We hebben al zoveel missers gehad vanuit ministeries, OLO, bestemmingsplannen......

Zie trouwens ook de eerdere discussies hierover (of ermee verbonden) op BREED hier: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/losse-verzameling-documente... http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-clientendossiers

En de recente discussie in de LinkedIn groep Het Nieuwe DIV hier: http://www.linkedin.com/groupItem?view=&srchtype=discussedNews&...

Yvonne en Joost,

Dank voor de input. Ga mijn voorstel maken. Vernietigbare dossiers, bevoegdheid college art. 7 Archiefwet 1995, advies gemeentearchivaris op voorstel bedrijfsvoering.

@ Jacko. Ik ben ik dit kader aan het zoeken naar de kostprijs per strekkende meter, i.c. de verwerkingstijd per strekkende meter archief. Met verwerking bedoel ik het feitelijk scannen en het meegeven van metadata en het aanleggen van digitale dossier, gekoppeld aan een zaaksgewijze registratiesysteem.

@ Jan,

Als je iets meer gegevens kunt verstrekken over het archief van WMP dossiers, kan ik je een bandbreedte doorgeven waarbinnen digitalisering kan worden uitgevoerd:

Ik zou dan willen weten:

De genoemde 90 meter:

  1. Hoeveel dossiers zijn hierin opgenomen
  2. Hoeveel vel papier is 1 meter van deze dossiers gemiddeld (voor wmo dossiers meestal 3.000 tot 3.500 vel)
  3. Is er een standaard tab-indeling binnen de dossiers, zo ja welke
  4. moet er ook kleur bewaard worden (bijvoorbeeld ID bewijzen)
  5. Is de metadata al digitaal voorhanden of alleen vanaf de dossiers beschikbaar
  6. Moet er nog metadata aangevuld worden

Met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

Elveo b.v.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden