Van mijn afdeling Burgerzaken Alphen aan den Rijn heb ik een vraag over de opslag van 40 meter niet-openbare registers van de Burgerlijke Stand. Op grond van artikel 17a van het Burgerlijk Wetboek is de gemeente verplicht om de registers te bewaren in het gemeentehuis. Graag zou ik willen weten of er gemeenten zijn die hun registers elders buiten het gemeentehuis hebben opgeslagen. De aangewezen archiefbewaarplaats van Alphen aan den Rijn waar de openbare registers bevinden, is gevestigd buiten de gemeentegrens in de gemeente Zuidplas.

Weergaven: 304

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Maar... die archiefbewaarplaats is als het goed wel aangewezen als eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats. Ik zou even het aanwijzingsbesluit avan de archiefbewaarplaats nakijken.

Zie recent voorbeeld Zutphen https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2016-165244.html

Nog een tip uit de praktijk, maak goede afspraken over het plaatsen van kantmeldingen.

 

Daarnaast biedt de Archiefwet de mogelijkheid vervroegd over te brengen. http://www.nationaalarchief.nl/overbrenging-vervreemding/vervroegde...

Over het algemeen is de situatie bij mijn gemeenten zo dat de registers van de Burgerlijke Stand zijn gescand en de originele niet-openbare registers veilig zijn geplaatst in of de archiefruimte of de archiefbewaarplaats.

Dag Yvonne,

Dank voor je antwoord. We hebben een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar die staat buiten de gemeentegrens. Van onze gemeentearchivaris heb ik bericht ontvangen dat binnenkort de gemeente Zuidplas en Waddinxveen hun register vervroegd zullen overbrengen.
 
Yvonne Welings zei:

Maar... die archiefbewaarplaats is als het goed wel aangewezen als eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats. Ik zou even het aanwijzingsbesluit avan de archiefbewaarplaats nakijken.

Zie recent voorbeeld Zutphen https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2016-165244.html

Nog een tip uit de praktijk, maak goede afspraken over het plaatsen van kantmeldingen.

 

Daarnaast biedt de Archiefwet de mogelijkheid vervroegd over te brengen. http://www.nationaalarchief.nl/overbrenging-vervreemding/vervroegde...

Over het algemeen is de situatie bij mijn gemeenten zo dat de registers van de Burgerlijke Stand zijn gescand en de originele niet-openbare registers veilig zijn geplaatst in of de archiefruimte of de archiefbewaarplaats.

Hallo Yvonne, ik zit met een soortgelijk geval.

Concreet heb ik 2 vragen:

- mag een gemeente registers van de burgerlijke stand uitplaatsen naar een aangewezen ABW? Ik lees dat in jouw reactie wel, maar de wet (BW) zegt dat registers IN het gemeentehuis moeten staan tot overbrenging.

- welke concrete afspraken heb jij gemaakt ten aanzien van het toevoegen van latere vermeldingen? 

En anders toch kiezen voor vervroegd overbrengen (met beperking openbaarheid)? 

Ik ben benieuwd of je iets meer kunt vertellen, met vriendelijke groet,

Ria Mink-Gijzen

archiefinspecteur Regionaal Archief Rivierenland

Kan je het artikel van het BW noemen?

In de Archiefregeling zijn speciale eisen opgenomen over de bewaring van archiefbescheiden, het lijkt mij dat deze speciale wetgeving prevaleert boven deze algemene wetgeving.

Dan je andere vraag, er zijn verschillende manieren om kantmeldingen aan te brengen, in een apart register of kantmelding. Over beide methoden kan je afspraken maken, ook over het bij scannen.

Burgerlijk Wetboek, boek 1 (personen- en familierecht) Afdeling 5. Latere vermeldingen

Artikel 17a  1 De registers van de burgerlijke stand worden in het gemeentehuis bewaard totdat zij naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) worden overgebracht.  2 De overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de in het gemeentehuis berustende registers van geboorten, van huwelijken dan wel geregistreerde partnerschappen en van overlijden vindt eerst plaats onderscheidenlijk honderd jaar, vijfenzeventig jaar en vijftig jaar na de afsluiting van deze registers. 

Yvonne Welings zei:

Kan je het artikel van het BW noemen?

Wellicht behoeft dit artikel aanpassing aan de Archiefregeling?

Als de eisen in de Archiefregeling prevaleren zou dat niet echt nodig moeten zijn, maar het is voor mij wel verwarrend ;). Hoe dan ook, ik kan hier wel verder mee. Hartelijk dank voor je reactie.

Yvonne Welings zei:

Wellicht behoeft dit artikel aanpassing aan de Archiefregeling?

Ria, ik lees in het artikel uit BW niet dat de archiefbewaarplaats in de gemeente aanwezig moet zijn. Dit zou voor jou dan ook geen probleem meer moeten opleveren. Immers totdat de documenten in de archiefbewaarplaats zaten lagen ze mogelijk bij de afdeling Burgerzaken.

Het gaat mij er meer om waar de registers zijn voordat ze overgebracht worden naar de ABW.

Dit artikel dus uit het BW: Burgerlijk Wetboek, boek 1 (personen- en familierecht) Afdeling 5. Latere vermeldingen

Artikel 17a  1 De registers van de burgerlijke stand worden in het gemeentehuis bewaard totdat zij naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) worden overgebracht.

Verder ben ik er denk ik wel uit. Dank voor jullie reacties in ieder geval.

Brigitta Arkema zei:

Ria, ik lees in het artikel uit BW niet dat de archiefbewaarplaats in de gemeente aanwezig moet zijn. Dit zou voor jou dan ook geen probleem meer moeten opleveren. Immers totdat de documenten in de archiefbewaarplaats zaten lagen ze mogelijk bij de afdeling Burgerzaken.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden