Opslag en archivering in Carel van documenten mbt leerplicht en leerlingenvervoer.

Wie o wie zijn er bekend met de opslag (en archivering) van documenten in Carel mbt leerplicht en leerlingenvervoer.

Het betreft hier documenten welke al gauw 14-20 jaar moeten worden bewaard. In hoeverre biedt Carel voorzieningen om te archiveren en dit als gemeente zelf te kunnen beheren?

Als dit niet het geval is, hoe hebben jullie dit dan geregeld? Dubbele opslag en archivering in een DMS/RMS of zaaksysteem met geïntegreerde DMS/RMS?

Overigens al zou je ook in een DMS/RMS de documenten opslaan en archiveren dan nog is beheer ook binnen Carel noodzakelijk. Ook daar geldt een bewaar-/vernietigingstermijn.

Weergaven: 754

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zijn archiveringseisen in de aanbesteding meegenomen?

Beste Roos,

In Zutphen zijn we hier bekend mee. Wij archiveren de documenten rondom leerplicht in CARel. Hiertoe hebben we met de leverancier Eljakim afspraken gemaakt rondom de vernietigingsprocedure, migratie, informatiebeveiliging en continuïteit.

Het was zowel voor DIB als voor de leerplichtambtenaren veel werkbaarder om archivering in CARel te realiseren dan een integratie met zaakssyteem/DMS. En met de vastgelegde afspraken menen we de archivering verantwoord geregeld te hebben.

Dag Niels,

Dat is goed nieuws! Mag ik daaruit opmaken dat jullie uitsluitend in CARel archiveren of is er ook nog een dossier in een ander systeem? Als dat laatste (dubbele opslag/archivering) niet het geval is, zou je me dan meer kunnen laten weten over de eisen die jullie hebben gesteld dan wel welke functionaliteiten jullie in CARel hebben waardoor het ook een archiefwaardig systeem is en hoe je dit in je DVO hebt geregeld?

Niels Komen zei:

Beste Roos,

In Zutphen zijn we hier bekend mee. Wij archiveren de documenten rondom leerplicht in CARel. Hiertoe hebben we met de leverancier Eljakim afspraken gemaakt rondom de vernietigingsprocedure, migratie, informatiebeveiliging en continuïteit.

Het was zowel voor DIB als voor de leerplichtambtenaren veel werkbaarder om archivering in CARel te realiseren dan een integratie met zaakssyteem/DMS. En met de vastgelegde afspraken menen we de archivering verantwoord geregeld te hebben.

Uitsluitend archivering in CARel.

Ik kan je e.e.a. wel toesturen. Graag wel vertrouwelijk mee omgaan.

Dag Nies,

Alweer een paar jaar geleden heb jij hier een reactie geplaatst over informatiebeheer archivering in CAReL. Wij zijn binnen onze gemeenten nu bezig met de implementatie van CAReL en ook bij ons leeft de vraag van Roos. Ik ben geïnteresseerd in hoe jullie het informatiebeheer in CAReL georganiseerd hebben. Zou je daarvoor iets kunnen en willen delen over de afspraken die jullie met de leverancier gemaakt hebben?

Niels Komen zei:

Uitsluitend archivering in CARel.

Ik kan je e.e.a. wel toesturen. Graag wel vertrouwelijk mee omgaan.

Beste Eelco,

Ik kan je wat informatie toezenden als je even contact opneemt via n.komen@zutphen.nl

Beste Eelco, 

Zie nu pas dat er weer een reactie staat. We hadden destijds bij IV niet de keus om nog met eisen te komen voor CARel omdat het al voor mijn komst was aangeschaft.

Gelukkig was het mogelijk om alsnog beheerfaciliteiten mee te nemen in de inrichting. Ons uitgangspunt was de ZTC en de daaraan gekoppelde resultaattypen met bewaartermijnen. Daarin was destijds 1 specifiek resultaat met bewaartermijn niet opgenomen dus die hebben wij er zelf aan toegevoegd. Het had iets te maken met geen (start-) kwalificatie hebben. Misschien zit die nu wel in de informatiebeheertool (bij ons was dat de I-Navigator).
De leverancier heeft het zodanig ingericht dat je in elk geval jaarlijks een selectie kan maken op dossiers welke al een x-aantal jaren zijn  afgesloten en voor vernietiging in aanmerking komen. Daar moet je wel actief elk jaar om vragen. Je kan kiezen voor een vernietigingslijst met of zonder namen. Ik laat hier mijn keuze achterwege omdat dit op een andere plaats op Breed uitvoerig is besproken. 
Inmiddels werk ik niet meer voor de betreffende gemeente maar ik heb wel goede ervaringen met de leverancier en was gezegend met een proceseigenaar die de zaak serieus nam en de functionaliteiten liet inrichten.

Veel succes!



Eelco Lelieveld zei:

Dag Nies,

Alweer een paar jaar geleden heb jij hier een reactie geplaatst over informatiebeheer archivering in CAReL. Wij zijn binnen onze gemeenten nu bezig met de implementatie van CAReL en ook bij ons leeft de vraag van Roos. Ik ben geïnteresseerd in hoe jullie het informatiebeheer in CAReL georganiseerd hebben. Zou je daarvoor iets kunnen en willen delen over de afspraken die jullie met de leverancier gemaakt hebben?

Niels Komen zei:

Uitsluitend archivering in CARel.

Ik kan je e.e.a. wel toesturen. Graag wel vertrouwelijk mee omgaan.

Bij een soortgelijk vraagstuk was ik toevallig gisteren betrokken, dit keer met JVS. Koppelen of kloppelen is dan altijd een vraagstuk. Wat m.i. ook een overweging uitmaakt bij de inrichting van het proces, is de vraag of het idd te bewaren documenten zijn, wat de mogelijkheid zijn voor migratie en wat voor koppeling er mogelijk is. Wanner je naar de softwarecatalogus kijkt zie je dat alleen een STUF koppeling mogelijk is, dat bevestigd werd door de leverancier. Het duurt nog enkele jaren voordat er voldaan kan worden aan de nieuwe API standaard.  Zie overigens gene opgave van de koppelstandaarden van CAReL. Wat wellicht ook helpt is alles inzichtelijk maken met een informatiebeheersplan

Wij hebben er destijds niet voor gekozen om CARel te koppelen aan het DMS/RMA zaaksysteem. Het archiefbeheer en daarmee ook selectie en vernietiging was geregeld in en vanuit CARel zelf.

Gisteren het webinar over selectie en vernietiging d.m.v. het gebruik van een API archiefbeheer (archiefvernietingscomponent) bijgewoond.

Een interessante ontwikkeling op het gebied van selectie en vernietiging over systemen heen.

https://www.youtube.com/watch?v=bNdqu7Li2ak

Heb het webinar ook bijgewoond. Wat mij niet duidelijk werd is of er dan echt in vakapplicaties kon worden vernietigd, ook omdat de basis de i-Navigator vormt. Leek me toch meer beperkt tot het DMS/Zaaksysteem. Uiteraard staat het in de kinderschoenen. Gemeenten Delft en Tilburg werken in deze samen.

Dag Roos,

Dank je wel voor je beide reactie.
Ik onderzoek verschillende opties voor het informatiebeheer van de processen in CAReL. Jullie hebben destijds, als ik je goed begrijp, gekozen voor opslag en beheer van informatie in CAReL, dus zonder koppeling met het DMS. En het beheer werd uitgevoerd door de leverancier, in opdracht van jullie. Je schrijft: De leverancier heeft het zodanig ingericht dat je in elk geval jaarlijks een selectie kan maken op dossiers welke al een x-aantal jaren zijn  afgesloten en voor vernietiging in aanmerking komen. Daar moet je wel actief elk jaar om vragen.

Jullie oplossing neem ik mee in de overweging van mogelijkheden. Inmiddels heb ik, net als jij destijds, ook contact gehad met Niels van de gemeente Zutphen.

Bedankt ook voor de link naar het webinar. Onze gemeente wil bij nieuwe applicaties zoveel mogelijk aansluiten bij de Common Ground gedachte. Sluit daar goed bij aan.

Eelco

Roos van den Broek zei:

Wij hebben er destijds niet voor gekozen om CARel te koppelen aan het DMS/RMA zaaksysteem. Het archiefbeheer en daarmee ook selectie en vernietiging was geregeld in en vanuit CARel zelf.

Gisteren het webinar over selectie en vernietiging d.m.v. het gebruik van een API archiefbeheer (archiefvernietingscomponent) bijgewoond.

Een interessante ontwikkeling op het gebied van selectie en vernietiging over systemen heen.

https://www.youtube.com/watch?v=bNdqu7Li2ak

Dag Yvonne,

Ook bedankt voor je reactie en overwegingen om mee te nemen in de keuze voor koppelen of niet koppelen.
Mijn ervaring is, dat koppelen met zaaksysteem/DMS regelmatig met problemen gepaard gaat (al dan niet door te laat betrekken van de informatiebeheerspecialisten in de aanbesteding ...). Ik heb mijn hoop gevestigd op de Common Ground ontwikkelingen en ben daar positief over. Maar goed, die ontwikkelingen zijn nog relatief in een vroeg stadium.

Yvonne Welings zei:

Bij een soortgelijk vraagstuk was ik toevallig gisteren betrokken, dit keer met JVS. Koppelen of kloppelen is dan altijd een vraagstuk. Wat m.i. ook een overweging uitmaakt bij de inrichting van het proces, is de vraag of het idd te bewaren documenten zijn, wat de mogelijkheid zijn voor migratie en wat voor koppeling er mogelijk is. Wanner je naar de softwarecatalogus kijkt zie je dat alleen een STUF koppeling mogelijk is, dat bevestigd werd door de leverancier. Het duurt nog enkele jaren voordat er voldaan kan worden aan de nieuwe API standaard.  Zie overigens gene opgave van de koppelstandaarden van CAReL. Wat wellicht ook helpt is alles inzichtelijk maken met een informatiebeheersplan

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden