Voor de gemeente Waadhoeke zijn we bezig het Handboek Vervanging te updaten naar ons nieuwe zaaksysteem. We willen graag een onafhankelijke audit laten uitvoeren om te controleren of we onze zaken op orde hebben. Er ligt een offerte van een commercieel bedrijf, maar ik vroeg me af of een audit ook mogelijk is door bijvoorbeeld een toezichthouder of gemeente archivaris. 

Ik ben nieuwsgierig naar de ervaringen van andere gemeenten. 

Weergaven: 405

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Een en ander is afhankelijk van de expertise van de toezichthouder schat ik zo in. Wanneer er bepaald is dat de toezichthouder verplicht advies moet geven aan het college kan een audit hiervan onderdeel zijn evenals een reality check. Bepaald ook wat voor soort audit je wil.

Ik weet dat in het verleden toezichthouders ook externen hiervoor hebben ingehuurd. je wilt ook niet dat een en ander een papieren tijger is. Tip: maak vooraf prijsafspraken, wie betaalt wat.

Naar mijn mening zou een handboek vervanging onafhankelijk moeten zijn van het zaaksysteem. Als bijvoorbeeld de postintake in een bijlage wordt beschreven, dan zou je bij een nieuw zaaksysteem alleen de bijlage kunnen vervangen. De beschreven procedures kunnen dan in stand blijven en je hoeft het college niet steeds lastig te vallen met wijzigingen.

Recent heb ik dit bij mijn gemeente geregeld: op het punt dat afscheid wordt genomen van het oude zaaksysteem en dat een deel van de processen verplaatst worden naar het VTH-systeem. De gemeentearchivaris had het standpunt dat er dan drie handboeken moesten worden opgesteld. Omdat in ons besluit informatiebeheer stond dat een positief advies van de archivaris vereist is, heb ik het besluit informatiebeheer aangepast (omdat we geen positief advies zouden krijgen). Misschien niet de meest chique oplossing, maar wel efficiënt en binnen de mogelijkheden van de wet.

Ik zou adviseren om ofwel het handboek niet te actualiseren, of het nu zo op te stellen dat je niet bij een volgend systeem het handboek hoeft te actualiseren. Een audit kan je wellicht ook bij de rekenkamer afnemen.

Bij onze gemeente hebben we zelf het vervangingsbesluit opgesteld en laten toetsen door de provinciale archiefinspecteur. Na de toetsing hebben we in onze organisatie vast laten stellen. Jaarlijks kijken we vanuit de PDCA-cyclus of er actualisaties toegepast moeten worden, en dit houden we bij met versiebeheer. Op hoofdlijnen zullen er geen grote wijzigingen plaatsvinden. Daarmee is het naar onze mening overbodig om het iedere keer opnieuw vast te stellen.

Na 2013 is de Archiefwet als gevolg van de wet RGT in deze gewijzigd, de rol is horizontaal belegd.


Klopt, maar we zochten een onafhankelijke toets, maar niet van een commercieel bedrijf of organisatie.
Yvonne Welings zei:

Na 2013 is de Archiefwet als gevolg van de wet RGT in deze gewijzigd, de rol is horizontaal belegd.

Wanneer die expertise in huis is, kan dat van toegevoegde waarde zijn. Hebben zij de beheersomgeving ook geaudit?

Ook de beheerseenheid is geaudit. Er is met name gekeken naar procedures. zijn deze vastgelegd in handboeken en hoe worden deze uitgevoerd en toegepast.
 
Yvonne Welings zei:

Wanneer die expertise in huis is, kan dat van toegevoegde waarde zijn. Hebben zij de beheersomgeving ook geaudit?

Super bedankt voor al jullie antwoorden. Over het algemeen worden de handboeken/procedures dus getoetst door de gemeente/provincie archivarissen. Daar gaat ook mijn voorkeur naar uit. Daar speelt uiteraard ook een financieel aspect mee. We hebben op dit moment nog geen gemeente archivaris (nóg niet verplicht) dus ik ga contact opnemen met de provincie. Fijn om de feedback van andere gemeenten te krijgen. 

In mijn ervaring is een audit van een commercieel bedrijf niet nodig. Een toezichthouder of archivaris zou dit prima zelf moeten kunnen met de wettelijke kaders en evt de handreiking vervanging als toetsinstrument. Ook een interne auditor of controller kan dit volgens mij uitvoeren, want de kaders zijn duidelijk. Binnen die kaders maak je keuzes en beargumenteer je die.

Daarbij vraag ik me af wat de toegevoegde waarde is van een audit op alleen het vervangingsproces. Vervanging wordt nog vaak gezien als de heilige graal in digitale archivering, terwijl het in mijn beleving maar een klein onderdeel is van het totaal. Immers heb je als het goed is ook veel digital born materiaal. Waarom zou je de verwerking hiervan en het beheer hierop niet auditten en vervanging wel?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden