Het is natuurlijk een vraag die misschien al vaker is gesteld, maar vallen data/gegevens ook onder de archiefwet? M.a.w. DUTO noemt een database ook overheidsinformatie, valt deze dan ook onder de archiefwet? En zijn data zodoende te beschouwen als archiefbescheiden die gearchiveerd dienen te worden?

Weergaven: 365

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag, we hebben een speciale groep data en archivering waar je meer informatie vindt.
http://www.breednetwerk.nl/group/databeheer-en-archivering

Interessante vraag inderdaad, ik heb daar in mijn omgeving veel discussie over de laatste tijd. Zoals ik het zie:

De Archiefwet gaat over archiefbescheiden en dat is oud-Nederlands voor "informatie".  Informatie en gegevens zijn niet hetzelfde. 
De definitie van informatie is: betekenisvolle gegevens (bron: NEN-ISO 9000, zie: https://www.noraonline.nl/wiki/Informatie).

Dat betekent dat gegevens alleen onder de Archiefwet vallen als ze betekenisvol zijn binnen de context van overheidstaken.

Dus strikt genomen vallen gegevens op zichzelf niet onder de Archiefwet. Dat verandert zodra de gegevens als informatie aangeduid kunnen worden omdat ze een betekenis vertegenwoordigen binnen de context van overheidstaken. En dat is praktisch gezien eigenlijk altijd aan de orde, dus daarmee vallen ze wel onder de Archiefwet.

Beetje abstracte en semantische benadering, maar volgens mij geen speld tussen te krijgen :)

Ik zou wel onderscheid maken tussen gegevens (=synoniem voor data) en een database. Een database kan op zichzelf een integraal archiefstuk zijn en dan is het een document. Een database kan ook een verzameling gegevenselementen zijn waarop afzonderlijk waardering en selectie van toepassing is. Hangt af van het type database dat je hebt. Bijvoorbeeld: een database waarin is vastgelegd op welke geografische locaties in de Tweede Wereldoorlog een bominslag is geweest (statische database), zou ik beschouwen als een integraal archiefstuk. Een database met medewerkersgegevens ten behoeve van bedrijfsvoeringsprocessen (dynamische database), kan informatie bevatten waaraan op de selectielijst verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn. Dan zou ik de database dus weer niet als integraal archiefstuk zien.

Een kort en krachtig (en helder) antwoord: Ja.

 

Interessanter is de vraag achter de vraag. Wat is de consequentie hiervan die men (of jijzelf?) probeert te vermijden?

Als de gegevens in een database een rol spelen bij het uitvoeren van een overheidstaak, dan vallen ze onder de Archiefwet. De archiefwet spreekt over 'bescheiden ongeacht hun vorm'. Dus of de gegevens op papier, in een spreadsheet of in een database staan maakt voor de Archiefwet niks uit. Het zou ook raar zijn als het wel iets uit zou maken. Want dan zou bijvoorbeeld een papieren boekhouding wel onder de Archiefwet vallen, maar een digitale boekhoduing niet. Terwijl het om dezelfde informatie gaat met dezelfde belangen.

Dat zegt overigens nog niks over hoe lang databasegegevens gearchiveerd moeten worden. Dat zal in sommige gevallen heel kort zijn en in andere gevallen voor altijd. Afhankelijk van het belang van de gegevens.

Als aanvulling op het bovenstaande, afgelopen maandag was er een expertmeeting bij de VNG over de selectie van data. Daar was ook Rens bij aanwezig. De verwachting is dat de selectielijst op dit punt wordt aangepast. Maar waar praten we precies over, er is behoefte aan meer inzicht over data.
Kan je duiden over wat voor data je het hebt? Input is welkom bij André.plat@vng.nl.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden