Hallo collega's,

 

De afhandeling van veel werkprocessen wordt in onze organisatie met vakapplicaties ondersteund. Deze applicaties hebben vaak geen koppeling met het centrale DMS. De behandelaar is veel tijd kwijt met het bijhouden van het DMS naast zijn vakaplicatie. Hij geeft aan dat voor de procesafhandeling en documentopslag zijn vakapplicatie prima geschikt is. Tot nu toe is onze organisatievisie dat alle te archivering documenten worden opgeslagen in het centrale DMS. Maar aangezien er steeds meer van deze geluiden uit de organisatie opgaan, is het wellicht goed te onderzoeken in hoeverre de vakapplicaties ook voldoen aan de eisen voor archivering. Mijn vragen:

 

* Hoe is jullie visie in algemene zin hierop? Proberen jullie nog zo veel mogelijk centraal te archiveren of gebruiken jullie hier ook vakapplicaties voor? En waarom?

 

* Als je besluit een vakapplicatie voor archivering in te zetten; welke eisen en normen stellen jullie dan? Op welke wetgeving en normeringen zijn deze gebaseerd?

 

Groeten

 

Weergaven: 2171

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Allemaal,

Ook wij hebben te maken met dit vraagstuk binnen onze organisatie. Wij hebben ervoor gekozen om archivering in de bronapplicatie toe te staan maar wel op de voorwaarde van de eisen die wij als informatiecentrum stellen. Kan de bronapplicatie daar niet aan voldoen, dan zal het naar ons RMA overgeplaatst moeten worden.

We gebruiken nu RODIN eisen waar omheen we een toetsingskader hebben opgesteld wat gebruikt kan worden bij de aanschaf van applicaties maar ook gelegd kan worden naast bestaande applicaties. Ik vraag me af of er niet wat actuelers is dan RODIN.. aangezien dit al lang niet meer geactualiseerd is..

met groet,

Marjolein van der Boom

Marjolein, als ik het goed heb moet KIDO min-of-meer het nieuwe RODIN worden.

Dank je Marco, ik ga maar eens een vergelijking doen dan;-)

Ik kijk even in andere threads naar de ervaringen met KIDO en lees hier mee over archivering in bronapplicaties of DMS!

Informeel heb ik begrepen dat RODIN komende periode wordt geactualiseerd. Al deze initiatiefnemers zijn lid van Breed, ik hoop dus dat ze zelf de leden op de hoogte houden.

Dank je wel Yvonne, dat hoop ik ook!

Wat een fijne topic!

Mi. wordt er door documentbeheerders/ archivarissen veel te weinig naar de vak-applicaties gekeken terwijl dat wel cruciaal is om 'de gehele' informatiehuishouding van je organisatie onder controle te krijgen.

Mijn advies zou zijn om eerst een zo goed mogelijke inventarisatie te maken van de processen (en dan liefst nog gegroepeerd in 'domeinen'). Deze inventarisatie is een cruciale bouwsteen voor zaakgericht werken (*hebben veel organisaties dus al ;-)* ) & zorgt er ook voor dat je een helder beeld hebt van bewaar-/vernietigingstermijnen, gebruikers die elders in de organisatie / later in de tijd bepaalde informatie ook nodig hebben etc. etc.

Vervolgens inventariseer je welke applicaties binnen welke domeinen voor welke processen gebruikt worden (Eg. het domein facilitair management gebruikt voor haar proces verbouwingen technische tekeningen. Deze worden beheerd in de applicatie 'Meridian'). Dit is een grote en verrassende ontdekkingstocht *ervaring*. Vaak beschikken klanten over de meest verrassende en geavanceerde spullen en doen daar allerlei verrassende dingen mee (bijvoorbeeld dingen in clouds plaatsen...).

Nu ga je een belangenafweging doen: zijn items blijvend te bewaren of hebben heel erg veel verschillende mensen in de organisatie ze nodig dan weegt dat richting een centrale DMS. Hebben items een duidelijke V-termijn en worden ze vooral gebruikt binnen een groep collega's binnen een domein - dan weegt dat richting vakapplicatie. Wat ook richting een vakapplicatie weegt is dat deze soms cruciale metadata-sets of functionaliteit heeft die de DMS niet heeft (denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om Adobe tekeningen te kunnen lezen).

Voordelen van deze aandacht voor de vakapplicatie zijn:

.Hier moet zobijzo beleid komen - anders gaat het hier structureel mis met vernietigen, bewaren, beveiligen etc. wanneer dat moet.

.De vakapplicatie staat vaak heel dicht bij de 'meest waarschijnlijke' 'klant van de toekomst' voor je informatie.

.je wilt voor je informatie één duidelijke, onbetwiste bron. Overnemen van info. uit de vakapplicatie (kloppelen) (op dossiers waar veel gebeurt) is riskant omdat informatie in altijd vertraagd in de DMS zal aankomen. Klanten zullen (terecht) de info. toch uit de applicatie halen & dat kan dus maar beter ook de officiële, best beheerde bron zijn.

Het kan economisch voordeliger zijn om extra licenties op de vakapplicaties af te geven, voor gebruikers buiten het domein, dan te koppelen of te kloppelen. Of om iemand die in het systeem werkt aan te wijzen als contactpersoon voor andere mensen die ook informatie willen.

Wat de vakapplicatie moet kunnen:

-Hij moet een vorm van geheugen/ versiebeheer hebben (en voor wie nu begint te lachten.... er zijn serieus vakapplicaties die na elke bewerking de 'vorige informatie' overschrijven!!).

-Houdbaar bestandsformaat hanteren voor de tijd dat je items toegankelijk moeten zijn.

-Cruciale metadata (laten) vastleggen

-Losse items kunnen vernietigen (ook in batches)

-Items kunnen koppelen (bijvoorbeeld tot zaakdossiers)

-Integriteit / authenticiteit van je items garanderen. Of rechtstreeks - of (bijvoorbeeld) via de backup cyclus van je organisatie.

-En als je er ooit uit wilt dan moet dan kunnen (Exitstrategie) met de koppelingen tussen je bestanden en je metadata (ook relaties tussen records en ook autorisaties etc.) intact.

Mijn belangrijkste inzicht is dat DMS-en prachtig zijn. Maar dat mi. het 'echte archief' daar is waar de klant informatie gaat zoeken/ halen/ gebruiken. En dat het dus belangrijk is dat wij daar ook met maximale kennis en kunde aanwezig zijn om de klant echt te helpen en om voor hoogwaarde kwaliteit te zorgen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden