Hallo collega's,

 

De afhandeling van veel werkprocessen wordt in onze organisatie met vakapplicaties ondersteund. Deze applicaties hebben vaak geen koppeling met het centrale DMS. De behandelaar is veel tijd kwijt met het bijhouden van het DMS naast zijn vakaplicatie. Hij geeft aan dat voor de procesafhandeling en documentopslag zijn vakapplicatie prima geschikt is. Tot nu toe is onze organisatievisie dat alle te archivering documenten worden opgeslagen in het centrale DMS. Maar aangezien er steeds meer van deze geluiden uit de organisatie opgaan, is het wellicht goed te onderzoeken in hoeverre de vakapplicaties ook voldoen aan de eisen voor archivering. Mijn vragen:

 

* Hoe is jullie visie in algemene zin hierop? Proberen jullie nog zo veel mogelijk centraal te archiveren of gebruiken jullie hier ook vakapplicaties voor? En waarom?

 

* Als je besluit een vakapplicatie voor archivering in te zetten; welke eisen en normen stellen jullie dan? Op welke wetgeving en normeringen zijn deze gebaseerd?

 

Groeten

 

Weergaven: 2171

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Volgens mij stel je met deze casus meerdere zaken aan de orde:

- ICT bodemplaat/architectuur al dan niet met cloud apllicaties

- Koppelen of kloppelen

- Eisen aan een RM functionaliteiten, centraal in het DMS of ook decentraal in vakapplicaties

 

Misschien kan FORM je helpen. Gemeenten 's-Hertogenbosch en Tilburg hebben rond 2010 FORM samengesteld, ik merk dat ik dit niet kan uploaden. Stuur me even een bericht via BREED met je mailadres.

Bij ons speelt dit vraagstuk ook steeds meer. In eerste instantie zijn wij ook aan de slag gegaan met kloppelen en koppelingen. Erg enthousiast zijn we over beide oplossingen niet. Het kost vaak veel werk en veel geld en dan nog loopt het niet altijd vlekkeloos en mis je soms informatie. 

We kijken nu naar andere mogelijkheden om enerzijds de werkprocessen beter te ondersteunen en anderzijds de archivering wel voldoende te waarborgen. Bijvoorbeeld: als een vakapplicatie voldoende functionaliteit biedt voor documentmanagement tijdens het proces, laat dat dan ook daar plaatsvinden. Draag vervolgens het dossier na afhandeling in één keer over naar een centrale RM-functionaliteit. Je hebt dan in principe geen ingewikkelde, synchrone koppelingen nodig: een eenmalige export en import van de gegevens en bestanden is voldoende. Deze export/import-actie regel je per applicatie een keer in en vervolgens kun je deze periodiek uitvoeren.

Daarnaast willen we ook gaan kijken welke archiveringsfuncties die vakapplicaties precies hebben, vooral voorzover er processen in plaatsvinden waarvan de dossiers op redelijk korte termijn vernietigbaar zijn. Hebben we daar echt state-of-the-art-archiveringsfunctionaliteit voor nodig?

Ik geef toe: ik heb op dit moment alleen secundaire kennis hierover ('men' beweert dat een vakapplicatie deze functies niet heeft). Ik ben weleens benieuwd hoe het in de praktijk echt zit en of er misschien wel meer mogelijk is dan we nu denken. Misschien is er wel functionaliteit beschikbaar die we niet gebruiken (omdat de vakafdeling de pakketten meestal inricht en niet naar dit soort punten kijkt) of kan de betreffende leverancier deze functies gaan ontwikkelen.  

het kan allebei. Wat is het meest handig en hoe regel je het beheer?

Voordeel van opname in DMS kan zijn dat selectie op vernietiging is geregeld (mits informatie niet ook in vakapplicatie achterblijft). Natuurlijk heb je een plicht tot vernietigen, dus zou het mooi zijn als de vakapplicatie die mogelijkheid heeft. En als het die mogelijkheden niet heeft, hoe erg is dat dan? 
Gaat het om blijvend te bewaren materiaal, dan zul je wel iets moeten regelen -> dat de informatie vanuit de vakapplicatie het pre/e-Depot in kan.

Eigenlijk gaat het erom dat bekend is wat waar is en hoe je het beheert.
Je zult moeten vaststellen wat belangrijk is. Informatie in een vakapplicatie is vaak alleen toegankelijk voor een afdeling en niet organisatiebreed. Is dat erg, ook in het kader van de dienstverlening? Of levert het in de praktijk geen problemen op (wat goed mogelijk is; een centraal DMS of zaaksysteem is niet noodzakelijk HET antwoord op de vraag naar goede dienstverlening).

Soms lijkt het handig alles in het DMS op te nemen omdat dat lekker overzichtelijk is, handig voor DIV. Handig voor DIV is niet noodzakelijk handig voor de rest van de organisatie.

Ik ben het in deze met Jack eens: kijk eerst goed welke informatie er in de vakapplicatie zit, wat je er mee doet, wie er kennis van moet kunnen nemen en wat de mogelijkheden van die applicatie zijn. Als het materiaal bevat dat maar kort hoeft te worden beheerd en eigenlijk niet buiten de afdeling nodig is, dan is het misschien wel mogelijk de documenten in die applicatie te laten en van daaruit de vernietiging te regelen. Dat heeft wel consequenties bij het uitfaseren van zo'n applicatie: de aanwezige informatie (of de applicatie zelf) moet dan bewaard blijven tot aan het verlopen van de vernietigingstermijn van de laatste documenten die erin zijn gezet. Het te bewaren materiaal zou ik wel altijd overzetten naar een formeel DMS/RMA. Daar zijn betere garanties voor digitale duurzaamheid en beheer.

Voor mij is het vanzelfsprekend om alle documenten centraal in een DMS op te slaan, evidente voordelen:

- geautomatiseerd toepassen (DUTO eis) van de TMLO via één DSP/ZTC ;

- DUTO en KIDO toets eenvoudiger!;

- CMIS standaard. Onderdeel van de Zaak- en Documentservices, zorgt ervoor dat gemeentelijke zaaksystemen en documentbeheersystemen op een uniforme en veilige manier kunnen worden gekoppeld;

- overdracht naar e-Depot eenvoudiger;

- leggen van relaties blijft mogelijk bijv. raadsvoorstel relateren aan een omgevingsvergunning.

Dag Niels,

Goede en interessant vraag. Als je het mij vraagt is het erg kortzichtig om vandaag de dag nog te roepen dat alles in het centrale DMS/RMA moet. Tijden veranderen en per situatie moet gekeken worden wat de meest praktische oplossing is.

Feit is dat archivering steeds verder geautomatiseerd wordt en dat vanuit beheeroogpunt een centrale opslag steeds minder noodzakelijk is . Zeker bij een backoffice in de cloud met enkel vernietigbare stukken zie ik weinig reden om vanuit archiefoogpunt nog een koppeling te maken. Die businesscase krijg ik tenminste maar zelden rond. De andere reden zoals aangedragen van Jack m.b.t. intergraal klantbeeld moeten we natuurlijk ook niet uit het oog verliezen, maar daar zou Enterpise Search weer een rol kunnen spelen.

In mijn presentatie op https://prezi.com/7amv-3msaiar/zaaksystemen-in-beeld-waar-staan-we-... heb ik het 'het nieuwe koppelen' genoemd. Wat mij betreft een hele gezonde ontwikkeling waarbij we wat realistisch kijken naar kosten en baten in plaats van maar altijd klakkeloos roepen dat iets moet...

@Jean-Luc: helemaal mee eens. Zeker voor de omgevingsvergunningen lijkt mij dat ook momenteel de beste keuze. De vergunningenpakketten kunnen naar mijn weten nog niet voldoende archiveren en de integraliteit lijkt mij op dit gebied ook belangrijk. Voor bijvoorbeeld het sociaal domein zie ik hier wel een grote kans, mede omdat die koppeling volgens zo'n beetje overal in Nederland een groot drama is.

Leuke discussie en goede reacties!

Ik denk dat het uitgangspunt om 1 centraal DMS te hebben niet houdbaar is en ook niet noodzakelijk. Het integrale klantbeeld is (voorlopig) nog een utopie en al die samenwerkingsverbanden zorgen nou ook niet echt voor een eenduidige, eenvoudige  informatiearchitectuur.

Ik denk dat je, door alles aan elkaar te knopen, het jezelf veels te moeilijk maakt. Als belangrijke vakapplicaties zelf goede dossier- en archieffunctionaliteit hebben, kan dat een hoop gedoe schelen. Wat dat betreft vind ik de opmerking van Jack wel treffend... Handig voor DIV is niet noodzakelijk handig voor de rest van de organisatie.

Stel dat we een vakapplicatie "goedkeuren" als DMS/RM applicatie, waar zou de applicatie aan moeten voldoen, wat moet hij kunnen? Moet ik dan denken aan? ->

  • Op elk moment een overzicht kunnen maken van de te vernietigen dossiers
  • Dossiers daadwerkelijk kunnnen vernietigen
  • Kunnen vastleggen van bepaalde metagegevens
  • NEN  gecertificeerd
  • Juiste Back-up strategie/ garanties
  • Het kunnen leggen van relaties tussen dossiers
  • Audit trail vastleggen

Wat zijn de eisen en wat zijn de wensen?

Ben benieuwd naar jullie reacties.

Groeten Martijn

 

Hoi allen,

Dank voor jullie reacties! Handig om mee te nemen in de interne discussies.

Ik ben het ermee eens dat je met name de kritische processen en de processen met te bewaren informatie wil onderbrengen in een centraal DMS/RMA. Voor eenvoudigere processen zou een vakapplicatie ook kunnen volstaan, mits deze voldoet aan de juiste eisen.  

Daar nog even op doorvragend. Als een vakafdeling een bepaalde applicatie wil gebruiken voor afhandeling proces en archivering. Welke harde eisen stel je dan als DIV? Het lijstje wat Martijn hierboven aangeeft? Zou je als DIV gaat toetsen door bijvoorbeeld de RODIN erlangs te leggen?

@Niels: Uit eigen ervaring weet ik dat de RODIN langs applicaties je wel een goed beeld geeft van wat er nog niet goed geregeld is in een (backoffice)applicatie. Veel verder dan 60% "ja" of 80% "ja+deels" kwam geen enkele standaardapplicatie (zelfbouw komt toch het verst). Dan weet je dat wel, maar heb je nog geen archivering geregeld in die backofficeapplicaties. De acties die ik nu aan het uitzetten ben pogen dat wel te bereiken, maar een 100% (of bijna) score is haast onmogelijk.

@ Jean-Luc, de lijst is inderdaad kort verwacht ik. Ik ken http://www.genetics.nl/oplossingen/powerbrowser

Met de NEN2082 certificering zou je verwachten die dit een eind moet komen. De vraag is ook wat we dan verstaan onder "archivering geregeld", want zeker bij minder bedrijfskritisch processen met op korte vernietigingstermijnen zouden wat mij betreft de eisen een stik milder mogen...

Beste Niels,

Bij de provincie Zuid-Holland is dit voor ons ook een actueel vraagstuk.

Op dit moment zijn wij bezig met een eerste stap: het opzetten van een ISP om in kaart te brengen waar de overheidsinformatie zich nu bevind. Daarbij beperken we ons in eerste instantie tot de applicaties/systemen waarvan de functioneel beheerders aangeven dat zij relevant zijn. In ons DMS kunnen we voor veel processen tot en met objectniveau aangeven wat waar zit en hoe het ontsloten is. Voor informatie in de andere applicaties niet. Hoogstens weten we dat er bijvoorbeeld financiële of personeelsgegevens in zijn opgeslagen en of er een beheer dossier voor is.

De tweede stap wordt om het ISP zo in de organisatie te positioneren dat bij veranderingen deze direct tot mutatie in het ISP leiden, zodat deze ten alle tijde een beeld geeft van de huidige situatie (het woord plan past niet naar mijn mening, het is meer een moment opname van de werkelijkheid).

Tot slot werken we aan een toetsingskader om bij aanschaf van een applicatie te adviseren over duurzame toegankelijkheid en de kaders waaraan de organisatie zich vanuit de wet aan moet houden.

Gezien de grote hoeveelheid reacties is het misschien een idee om met een aantal mensen iets te organiseren over dit thema en te praten/ bedenken over welke mogelijkheden er zijn om hier samen in op te trekken en van elkaar te leren wat wel en niet werkt.

mvg

Naomi Visser

Senior RecordManager Provincie Zuid-Holland

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden