Het leven zit vol verrassingen, wie kon een jaar geleden nog vermoeden dat TEAMS een geheel herkenbaar woord voor werkend Nederland zou zijn? Ik in ieder geval niet. Office365 wordt steeds populairder ook voor documentbeheer. Sommige gemeenten kiezen ervoor om deze optie van Office 365 nog op slot te zetten om grip te houden op de documentenstroom. Eerst inrichten en dan gebruiken is daar de opvatting. 

Office 365 is een onderwerp dat komende jaren veel op de agenda zal worden geplaatst. Voor een aspect zou ik graag jullie input ontvangen en wel over videotulen. De Nederlandse vereniging van Gemeenteraadsleden zegt: Digitaal vergaderen? Ga het gewoon doen!

En dat wordt sinds april van dit jaar ook en masse gedaan, vergaderen via TEAMS. Eenvoudig googelen levert een beeld op dat het eerder uitzondering is om niet  met TEAMS te vergaderen dan zonder. In dezelfde maand van april 2020 bracht de VNG een advies uit over het archiveren van videotulen. Sinds januari 2020 moeten videotulen permanent bewaard worden

Slechts enkele maanden geleden werd nog niet gedacht aan TEAMS.

Mijn vraag is eenvoudig, ik hoop het antwoord ook, hoe archiveer je de teamvergaderingen van de gemeenteraad? Heeft deze werkwijze geleid tot andere afspraken met de leveranciers? 

Weergaven: 370

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Als je een cloud-RIS gebruikt waarin expliciet wordt gearchiveerd, zal je er afspraken over moeten hebben met je leverancier.

Anders net als ieder ander digitaal bestand dat moet worden gearchiveerd? Teams-meetings kun je terugvinden in MS Stream. Van daaruit kun je ze downloaden en in je archiefsysteem (zaaksysteem of wat je daar ook maar voor gebruikt) zetten. Vooraf nog even checken mbt voorkeursformaat / acceptabel formaat en eventueel omzetten. Uit m'n hoofd krijg je van Stream een MP4 video bestand met AAC audio. Allebei acceptabel. En desgewenst metadata van het bestand zelf completeren.

Dank voor je antwoord.

En wat bevelen jullie aan als het bestand te groot is om up te loaden in je zaaksysteem?

Gr Marij Verkroost



Jaap de Jonge zei:

Als je een cloud-RIS gebruikt waarin expliciet wordt gearchiveerd, zal je er afspraken over moeten hebben met je leverancier.

Anders net als ieder ander digitaal bestand dat moet worden gearchiveerd? Teams-meetings kun je terugvinden in MS Stream. Van daaruit kun je ze downloaden en in je archiefsysteem (zaaksysteem of wat je daar ook maar voor gebruikt) zetten. Vooraf nog even checken mbt voorkeursformaat / acceptabel formaat en eventueel omzetten. Uit m'n hoofd krijg je van Stream een MP4 video bestand met AAC audio. Allebei acceptabel. En desgewenst metadata van het bestand zelf completeren.

Contact opnemen met de leverancier? 

Dank @Yvonne idd kan je Teams vergaderopnamen metadateren en archiveren in SharePoint en OneDrive. Vanaf maart wordt dat de standaard in office 365. Zie verder mijn blog.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden