Beste collega's,

In deze snel veranderende wereld van digitaal doen en werken neemt ook de informatievoorziening zijn toevlucht daarin.

Momenteel neemt MS Teams een prominente rol in, in onze organisatie. Dus wij staan ook nu weer voor een uitdaging hoe we dat gaan archiveren. Ik weet dat het mogelijk is om de content van MS Teams te archiveren, maar hoe ga je om met het koppelen naar het zaaksysteem (ik doel dan niet op Sharepoint), selectie, waardering, bewaren, etc.?

Mijn vraag is: Welke gemeenten archiveren MS Teams en mag ik contact met jullie opnemen om daar met jullie over van gedachten te kunnen wisselen?

Ik hoor graag van jullie!

Hartelijke groet, 

Erik

Weergaven: 666

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Een terechte vraag waar veel vakgenoten zich vragen over moeten stellen. MS teams is in gebruik genomen zonder dat er nagedacht wordt waar de bestanden worden opgeslagen. Vooral onedrive is een aandachtspunt. Gelukkig ken ik ook gemeenten die zich bewust zijn van het informatieverlies. 

Je ziet het ook al bij videotulen van gemeenteraden: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiveren-van-videotulen-u...

Een tip die ik je kan geven, is om de blogs van Eric Burger te lezen. 

Vorige week was het VNG Archiefcommissie en ik heb dit punt nog een keer onder de aandacht gebracht. In mijn optiek zou dit topprioriteit moeten zijn bij Grip op Informatie, Uiteraard moet je accepteren dat er informatie verloren gaat, maar hier horen wel kaders en richtlijnen bij. 

Dank @Yvonne

@Eric, jij ook dank, ben ook blij dat mijn collega's je hulp hebben ingeroepen en zo'n verstandige keuze hebben gemaakt door eerst na te denken over de inrichting. 

Dag Erik, je mag hierover met mij contact opnemen, omdat ik ook nu weer de misvatting zie die velen maken: MS teams is namelijk gewoon een schilletje rond Sharepoint. Een basis-beleid bij de start van Teams maakt veel duidelijk en de archivering van team-sites en de bestanden in Sharepoint kun je met vaste sjablonen ondervangen. Daarnaast wordt er momenteel veel ontwikkeld rondom de koppeling van grotere Zaaksystemen met Teams, maar is een volledige (lees: actieve) koppeling op basis van selectiecriteria nog niet live. Het komt meestal neer op het herinrichten van je zaakprocessen en de welwillendheid van de gebruiker om toe te staan dat een document vanuit Teams opgeslagen wordt in het zaaksysteem. Kies je hier voor, dan zie ik dezelfde paradox ontstaan als destijds met de Outlook-Zaaksysteem-koppeling: het is noodzakelijk maar gebruikers drukken op de "niet opnemen" knop.

Waar wij tegenaan lopen naast de archivering van MS Teams is het archiveren van de one-drive bestanden. Du moment een medewerker vertrekt, flex of vast, wordt het account afgesloten. Daarmee zijn de bestanden onbereikbaar geworden voor het archief. Een goede exit strategie is hoog nodig, waarbij de overdracht van informatie welke niet is ontsloten naar het archief moet. 

Het is geen overbodige luxe om eerst na te denken over het gebruik en in die tijd van inrichting onedrive uit te zetten. 

Hoi Erik,

Wat Ludwig al aangeeft: Teams is gewoon een schil om meerdere MicroSoft producten. Elk team heeft kanalen en elk van die kanalen is een Sharepoint document library. In feite draait op de achtergrond dus gewoon Sharepoint voor de documentoplag.

Als je Sharepoint goed inricht van te voren, dan kun je daarin al retentielabels invoeren, waarop basale vernietiging mogelijk is. Ook hebben een aantal zaaksystemen/DMS'en standaard Sharepoint connectors (Ik weet het zeker van Decos in ieder geval). Omdat Teams bedoelt is voor kortdurende samenwerking en minder voor langdurige, archiveer je met de connector wel in één keer de gehele library.

In reactie op Willem: OneDrive is een persoonlijke netwerkschijf en het is dus de verantwoordelijkheid van betrokken ambtenaar om zelf te zorgen dat die bestanden gearchiveerd worden.

Wat volgens mij de toegevoegde waarde van deze bijdrage is, is dat je van elkaar kunt leren. We praten al 25 jaar over emailarchivering, ik heb wat emailprotocollen voorbij zien komen. Vooral bij de ongestructureerde processen zie je dat dossiers niet volledig zijn, ook bij gestructureerde processen helaas. En ben ik niet van de school dat elk WhatsApp je gearchiveerd moet worden. Je moet ook niet vergeten dat ambtenaren veelal thuis werken en steeds verder van de basis raken. Die lossen hun informatiebeheer thuis op opdat ze zelf zoek- en vindbaar kunnen houden. 

Wat ook een factor is, Ms Teams is makkelijk, niet al die Zaaksystemen zijn zo gebruikersvriendelijk. 

Eric, dank voor de cursusdag Governance in MS Teams van GO Opleidingen die jij afgelopen 26 februari hebt gegeven.

Deze heeft niet alleen mij maar ons als organisatie nieuwe inzichten gegeven.

Eric Burger zei:

Dank @Yvonne

Van de week heb ik de integratie van Djuma in Teams gezien. Even los van wat je voor keuze gaat maken voor archivering, is de mogelijkheid om een zaak te starten vanuit Teams een hele mooie ontwikkeling. Daar profiteert met name de gebruiker van en dat vind ik goed nieuws. 

Dat klinkt heel veel belovend Jean-Luc, ik ben benieuwd naar vooral de inrichting daarvan op het gebied van governance, compliance en security en hoe de Sharepoint laag daar aansluit met Djuma.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Van de week heb ik de integratie van Djuma in Teams gezien. Even los van wat je voor keuze gaat maken voor archivering, is de mogelijkheid om een zaak te starten vanuit Teams een hele mooie ontwikkeling. Daar profiteert met name de gebruiker van en dat vind ik goed nieuws. 

en exact komt daar de zelfredzaamheid en de eigen energie bij aan te pas! Zaaksysteem goed ingericht, op basis van de onderhouden processen en dan kun je vervolgens gaan koppelen. Maar let op: het is nog steeds 1 richting vanuit Teams naar Djuma en niet automatisch vice versa. Eenmaal een zaak aangemaakt betekent iets meer dan alleen het zaaknummer en placeholder terugkrijgen in Teams...

Wanneer Microsoft alle (archaïsche) Nederlandse randvoorwaarden weet in te vullen, vraag ik mij af hoe lang er nog Zaaksystemen hierbuiten gaan bestaan. Waarschijnlijk wanneer de papieren dossierkoppeling niet meer nodig is.

Erik Huurman zei:

Dat klinkt heel veel belovend Jean-Luc, ik ben benieuwd naar vooral de inrichting daarvan op het gebied van governance, compliance en security en hoe de Sharepoint laag daar aansluit met Djuma.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Van de week heb ik de integratie van Djuma in Teams gezien. Even los van wat je voor keuze gaat maken voor archivering, is de mogelijkheid om een zaak te starten vanuit Teams een hele mooie ontwikkeling. Daar profiteert met name de gebruiker van en dat vind ik goed nieuws. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden