Goedemiddag,

We zitten met het volgende onlangs is er een verordening opgesteld t.w. Verordening functioneringsgesprekken en (her) benoeming burgemeester. In deze verordening wordt o.a. beschreven dat deze stukken in een verzegelde envelop en gerubriceerd als geheim overdragen moet worden naar een door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats (op grond van art. 31 van de Archiefwet). De voorzitter en de secretaris zorgen voor een verklaring van overbrenging art. 9 archiefbesluit.

Normaal gesproken zou dit overgebracht worden door Informatiebeheer, nog niet eerder hebben wij hier mee te maken gehad. Alhoewel dit in het kader van Dualisering niet raar klinkt. In de praktijk loopt dit bij ons (Gemeente Heerhugowaard) niet 100% gescheiden, er worden ook documenten geregistreerd voor de Griffie (wel met een specifieke autorisatie).

Zijn er meer overheidsinstellingen die het archief van de griffie strikt gescheiden houdt van het secretariearchief. En zo ja, zorgt de Griffie zelf voor het aanleveren in Goede en Geordende Staat van hun archief. Met juiste selectie e.d.

Mijn angst hierbij is ook dat er documenten vernietigd worden die eigenlijk niet vernietigd mogen worden. Omdat hierbij de vakkennis ontbreekt.

Ik hoor het graag.

Marijke Hartman

Informatiespecialist Gemeente Heerhugowaard

Weergaven: 1139

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Marijke,

Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn, krijg ik van de griffie maandelijks de originele getekende en gewaarmerkte raadsstukken. Één set voor de chronologische opbouw en een set voor het onderwerpsdossier. Met de griffie kijk ik maandelijks naar de stukken of de handtekeningen er op staan en de juiste bijlagen zijn toegevoegd. Zo blijft het archief in goede en geordende toestand.

Beste Marijke, drie tips:

  • De Archiefwet 1995 legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de griffie en gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen met één of meer publiekrechtelijke bevoegdheden) bij burgemeester en wethouders, zie artikel 30, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Dus ook het archiefbeheer van de  griffie hoort tot de taak van het college.

  • Alle gemeenten hebben van Bzk als het goed is een instructie ontvangen hoe om te gaan met archivering van deze niet-openbare documenten.
  • Het beste is direct bij de benoeming de archivering te bepalen, zie voorbeeld van de gemeente Tilburg. Dat hebben jullie in feite al gedaan.

Zie ook eerdere bijdrage over dit onderwerp:

Omschrijving in de Algemene Wet bestuursrecht, art. 1:1

Onder bestuursorgaan wordt verstaan:

a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

b. een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed.

De volgende organen, personen en colleges worden niet als bestuursorgaan aangemerkt:

de voorzitters, leden, griffiers en secretarissen van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen, de procureur-generaal, de plaatsvervangend procureur-generaal en de advocaten-generaal bij de Hoge Raad, de besturen van de in onderdeel c bedoelde organen alsmede de voorzitters van die besturen, alsmede de commissies uit het midden van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen

Conclusie:

De griffie van een gemeenteraad is dus geen aparte zorgdrager. De ambtelijke organisatie blijft verantwoordelijk.

De omschrijving in de archiefverordening is correct, dus ook na de invoering van het duale stelsel.

Beste Yvonne,

Dank je wel voor het snelle en uitgebreide antwoord, het maakt het een en ander voor mij wat duidelijker.

Had ook de regelgeving vanuit Bzk niet helemaal goed begrepen.. het kwam op mij over alsof zij dit los van informatiebeheer over konden dragen naar een archiefbewaarplaats, is nu duidelijk.

Uiteraard ontvangen wij de raadsstukken en besluiten wel.

Groetjes Marijke

Dat van Bzk is inderdaad niet echt duidelijk.

Ik zit toch nog een beetje met het volgende:

Verordening (Her)benoeming burgemeester, hierin staat duidelijk het volgende vermeld:

1. De voorzitter en de secretaris(=griffier) van de (vertrouwens)commissie dragen bij de

benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle archiefbescheiden onverwijld in een

verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van

artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en

herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een

verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt.

Wanneer ik dit zo lees dan komt het op mij over dat zij (of informatiebeheer) dit direct aanleveren aan een archiefbewaarplaats. Zonder dat dit eerst in een kluisruimte bewaard wordt waar Informatiebeheer ook normaal gesproken zijn dossiers bewaard voordat deze overgedragen worden naar een achiefbewaarplaats incl. een verklaring van overbrenging. Dit verbaasd mij dan weer want dan is het de bedoeling dat er los van het bestaande archief. 1 doos wordt overgedragen naar een archiefbewaarplaats  (hernoeming burgemeester), los van het overige archief.

In de praktijk gebeurde dat vroeger ook. Bzk heeft de voorkeur uitgesproken dat er nog niet wordt overgebracht, maar ze hebben de richtlijnen nog niet aangepast.

Ik dacht al zoiets maar las het nu volgens de regels.. dan weet ik in ieder geval hoe ik hiermee naar de Griffie mee

om moet gaan... Nogmaals super bedankt voor je input, ben er heel erg blij mee :--)

nota bene

Mijn reactie hier en nu omdat ik deze discussie regelmatig terug zie keren.

De conclusie dat de griffie géén aparte zorgdrager is op basis van artikelen 1:1 1 en 2 AWB is onjuist. De uitsluitende grond in onderdeel g heeft betrekking op de onderdelen a t/m f van 1:1 artikel 2, niet artikel 1 (die ook maar twee onderdelen heeft: a en b).

Dan leest de reactie van Yvonne Welings als volgt:

Omschrijving in de Algemene Wet bestuursrecht, art. 1:1

1 Onder bestuursorgaan wordt verstaan:

a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

b. een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed.

2 De volgende organen, personen en colleges worden niet als bestuursorgaan aangemerkt:

a. de wetgevende macht;

b. de kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal;

c. onafhankelijke, bij de wet ingestelde organen die met rechtspraak zijn belast, alsmede de Raad voor de rechtspraak en het College van afgevaardigden;

d. de Raad van State en zijn afdelingen;

e. de Algemene Rekenkamer;

f. de Nationale ombudsman en de substituut-ombudsmannen als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman, en ombudsmannen en ombudscommissies als bedoeld in artikel 9:17, onderdeel b;

De volgende organen, personen en colleges worden niet als bestuursorgaan aangemerkt:

de voorzitters, leden, griffiers en secretarissen van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen, de procureur-generaal, de plaatsvervangend procureur-generaal en de advocaten-generaal bij de Hoge Raad, de besturen van de in onderdeel c bedoelde organen alsmede de voorzitters van die besturen, alsmede de commissies uit het midden van de in de onderdelen b tot en met f bedoelde organen

Conclusie:

De griffie van een gemeenteraad is dus niet als niet aparte zorgdrager aan te merken.  

Bij die conclusie sluit ik me geheel aan. 

Conclusie valt onder B&W, dit wordt namelijk ook onderschreven door onze archiefinspecteur.

Ik wil me graag in de discussie mengen, waar het gaat om het onderscheid 'geheim' en 'beperking op de openbaarheid'.

Ook ik lees in de Verordening op de vertrouwenscommissie dat archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop naar de archiefbewaarplaats dienen te worden overgebracht. Geheimhouding wordt echter, voor zover mijn kennis gaat, alleen geregeld in het Archiefbesluit en die heeft betrekking op de niet overgebrachte archieven. Zoals ik het lees, zou de geheimhouding vervallen op het moment van overbrenging. Zie ik dat goed?

In ditzelfde verband lijkt mij dat er ook, of misschien wel daarom, onderscheid te maken is tussen de status 'geheim' (niet overgebracht archief) en beperking op de openbaarheid (overgebracht archief). Ook hier de vraag hoe anderen daar tegenaan kijken.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden