Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Frieke H op 30 Januari 2010 op 16.38

Beste Moniek,

langzaamaan ben ik me aan het inlezen in dit thema (en heb er nog geen praktijkervaring mee): je schrijft.... het registreren van deze stukken gebeurd door de medewerkers zelf... Voor zover ik tot nu toe heb gelezen, ben ik dit niet specifiek tegen gekomen als 'voorwaarde' voor de implementatie van zaakgericht werken. Wat maakt dat je deze twee zaken aan elkaar verbindt?

Voor de rest van je vragen, denk ik dat je inspiratie zou kunnen halen bij onze belgische zuiderburen. Al in ca 2001 woonde ik een presentatie van Filip Boudrez bij over een methode om ambtenaren verplicht hun mail te laten categoriseren en metadateren. Toen onder de vlag van E-David. Ik ben lang niet op hun site geweest, maar kan me voorstellen dat je daar veel info kan vinden.

Een aantal van je vragen gaan ook over gedrag. Dat is, weten we allemaal, het meest moeilijk te veranderen. De ene medewerker conformeert zich makkelijker aan wat extra eisen of structuur dan de ander. En de ene is consequenter en beter in het toekennen van metadata dan de ander. Vanuit een andere hoek - het werken met vrijwilligers - heb ik wat ervaring opgedaan met het laten ontsluiten door leken van informatie. Een paar heel basic tips:
1. wat je ook gaat doen: keep it plain stupid simple (KIPSS)
2. korte, heldere instructie en na een X periode checken hoe het individu het doet (dit betekent in de start van het zelf laten beschrijven dus een flinke extra inspanning van de controleur)
3. vertrouw op het zelfreinigend vermogen (geef zoekers / lezers die fouten in beschrijvingen ontdekken, een eenvoudige mogelijkheid om correcties door te geven en zorg ervoor dat die correcties ook snel doorgevoerd worden)
4. werk als het enigszins kan met picklists e.d. zodat men het niet zelf hoeft te verzinnen. Als één persoon dit goed opzet en bijhoudt, kunnen velen er gebruik van maken.

En tot slot: elke verandering veroorzaakt standaard weerstand. Dat zal er altijd zijn. Geduld & Vertrouwen ( en voor de ergste gevallen sancties ;-) )

Permalink Antwoord van Bob Coret op 30 Januari 2010 op 20.35

Moniek,

Bij zaakgericht werken ontstaat er een zaakdossier bij de registratie van het eerste document. Voor het postkanaal zal DIV de registratie doen: zij maken de zaak aan en zij bepalen het juiste zaaktype uit de zaaktypecatalogus (dit vereist veel kennis bij DIV). Voor balie en telefoon (KCC) kan ook gelden dat zij een zaak kunnen starten, bijv. voor bepaalde zaaktypen, dit is een kwestie van inrichting/autorisatie.

Bij de behandeling van een zaak kunnen medewerkers zelf documenten aan de zaak toevoegen, bijvoorbeeld op basis van sjablonen die zijn gekoppeld aan documenttypen die binnen een zaaktype van toepassing zijn. Meta gegevens worden enerzijds vanuit het zaaksysteem in het document gebracht, anderzijds worden metagegevens van het document weer gebruikt bij de registratie. Een middel om de kans op fouten te beperken.

Bij zaakgericht werken worden er geen documenten gearchiveerd maar zaakdossiers! Als het zaaksysteem leidend is dan stuurt deze ook de archivering (en niet het DMS). Wanneer een zaak is afgehandeld en mogelijke wachttijd is verstreken (in verband met bezwaar) dan is de archivering en vernietiging een taak van DIV (of Recordsmanager), waarbij goedkeuringen van teammanager, enz. nodig zijn en er natuurlijk gekeken wordt of het zaakdossier op orde is. De termijnen van archivering en vernieting liggen vast in de zaaktypecatalogus en zijn ook afhankelijk van het resultaat van de zaak en het besluit. Het is dus niet zo dat een medewerker ook zelf moet archiveren...

De zaaktypecatalogus is de basis van het zaaksysteem, het biedt een structuur van zaaktypen waarin is vastgelegd wie de zaken mag initiëren, mag bekijken, de resultaten en besluiten, behandelgegevens, documenttypen (en folderstructuur binnen zaakdossier) en archivering.

mvg,
Bob Coret

PS. Ik heb getracht een een neutraal (en beknopt) antwoord te geven, maar voor de goede orde meld ik even dat ik bij Digital display werk en veel kennis heb van het Differs Zaaksysteem!

Permalink Antwoord van Gerdien Drost op 1 Februari 2010 op 8.44

Hoi,

Wij zijn momenteel binnen de organisatie bezig met het inrichten van het zaaksysteem.
Mocht je vragen hebben mail me gerust. Wij laten medewerkers nu ook al registratiewerk doen.

Ook kan ik je aanraden contact op te nemen met het waterbedrijf groningen. Zij zijn wel geen overheidsorganisatie, maar zijn al wel erg ver met het invoeren van digitaal werken . En kunnen je vast en zeker vertellen over hun ervaringen met het laten registreren van documenten door medewerkers!

met vriendelijke groet,

Gerdien

Permalink Antwoord van Marloes Gutteling op 10 Mei 2011 op 10.08

Dag allen,

Ook wij zijn bezig met het inrichten van zaakgericht werken en denken erover na wie (DIV of de vakafdeling) gaat registreren. Ik heb een specifieke vraag over de keuze van zaak- of documenttype bij de ingekomen post. Ons idee is dat DIV de ingekomen stukken 'voorregistreerd' en basisgegevens als NAW, datum en afdeling toevoegt. Daarna gaat het poststuk naar de afdeling, die vervolgens het zaak- of documenttype kiest.

Ik ben met name op zoek naar Verseon-gemeentes, omdat ik me afvraag of dit technisch in Verseon mogelijk is. Zijn er al gemeentes die zo werken? Ik ben benieuwd naar jullie ideeën en ervaringen!

Permalink Antwoord van Maarten van Damme op 6 November 2011 op 22.02

@Bob, De archiveerhandeling gaat verlopen vanuit het zaaksysteem. Dat zal bij aangeven dat de zaak afgerond is automatisch gebeuren. Hiertoe is in de meeste gevallen een DSP (één op één) gekoppeld aan de ZTC. Het zaakdossier zal naar resultaattype (afgerond, verleend, afgewezen etc.) worden gearchiveerd. Immers een afgewezen vergunning mag eerder weg dan een verleende vergunning.

Maar wat doe je in het geval er een blijvend belang is? WMO regelt een rolstoel. De zaak wordt in het zaaksysteem adequaat afgehandeld. De rolstoel wordt in bruikleen verstrekt. En zal bij de cliënt blijven zolang deze niet vervangen hoeft te worden voor een nieuwe, de cliënt overlijdt of de gemeente verlaat. Met als resultaattype afgerond ben je er dan nog niet. Het bewaartermijn tellertje gaat pas lopen als er geen blijvend belang meer is. 

Blijf je dat in het zaaksysteem dan monitoren? Is de zaak pas afgesloten als het belang er niet meer is?