BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Kwaliteitstoetsing digitale vervanging
Binnen onze organisatie (DUO) zijn we in 2007 gestart met het digitaliseren van fysieke archiefbescheiden met een bewaartermijn V. Bij de inrichting is echter onvoldoende rekening gehouden met de vereisten die er aan vervanging worden gesteld.
Hierbij is oa kwaliteitsprocedure niet/onvoldoende ingericht en/of niet onderhouden (beschreven).
Daardoor is het onduidelijk of de kwaliteit van de vervanging van deze archiefbescheiden, met terugwerkende kracht kan worden geborgd.
Nu ben ik op zoek naar methodes/tools om de kwaliteit van de digitale vervanging kan worden getoetst en verantwoord.
Zijn er organisaties die in soortgelijke situatie, overgegaan zijn tot het daadwerkelijk vervangen van de archiefbescheiden?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op
-
Vorig jaar is de Handreiking vervanging gepubliceerd door Archief 2020. Als ik het goed heb wordt de toepassing en bruikbaarheid hiervan geëvalueerd dit jaar. Zou je via het contactformulier kunnen navragen bij projectleider Peter Diebels.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Als aanvulling op het bericht van Joost. Bij Archief2020 is ook een project kwaliteitssysteem archiefbeheer gestart o.l.v. van Herman Bongenaar (link. Hoe gaan we artikel 16 van de Archiefregeling invullen ?
De opdracht voor de uitwerking is gegund aan Twijnstra Gudde, die eerder de handreiking SIO schreef. Informeel heb ik begperen dat de eerste bijeenkomst afgelopen maand heeft plaatsgevonden.
-
Permalink Antwoord van Margreet Macaré-Eekhof op
-
Voor de huidige inrichting zullen we de betreffende Handreiking en de ontwikkelingen wb kwaliteitssysteem gaan gebruiken.
Echter de vraag hoe de kwaliteit kunnen verantwoorden van een vervangingsproces, waarbij niet te herleiden is of gedurende het proces voldoende rekening is gehouden met de benodigde kwaliteit.
Dus achteraf kwaliteit toetsen dmv bijv. steekproeven, risicoanalyse.
-
Permalink Antwoord van Otto van der Meij op
-
Als ik het goed begrijp, zijn jullie in een voorfase tot vervanging reeds gaan digitaliseren.
Ik zou vooral kijken naar wat de toenmalige instellingen van de scanner/software waren inzake resolutie en compressie; dat zijn toch de belangrijkste gegevens wat betreft digitale duurzaamheid van je aangemaakte bestanden.
Via document properties kan dit worden achterhaald. Als deze aan de huidige normering (Handreiking vervanging) voldoen, heb je geen (groot) probleem lijkt mij. Vervolgens zou je voor deze hele batch wellicht een steekproef kunnen maken bv. om te controleren of er tussentijds iets aan de instellingen is veranderd of wellicht tussentijds een andere scanner is gebruikt.
Ik zou eventueel wel op een of andere manier een scheiding aanbrengen tussen deze bestanden (welke periode, van tot) en vanaf welke datum er sprake is van gecontroleerde bestanden: dwz per wanneer de officiele vervanging ingaat. Dit ivm met eventuele toevoeging van metadata bij overbrenging.
Voor de voorfase moet wellicht nog apart een verklaring tot vervanging worden aangevraagd, met beschrijving van de toenmalige aanpak, type scanner, compressie etc.
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Zou je - in aanvulling op de scancontroles en -eisen - ook niet willen testen of je digitale bestanden al dan niet opzettelijk gewijzigd zijn t.o.v. de originele scan? + Worden de digitale bestanden ook gebackupt, hebben ze de juiste metadatering, etc.
-
-
Een deel van de Handreiking vervanging is afgeleid van een blog van Ingmar Koch uit 2010, waarin hij ingaat op steekproeven en risico- c.q. foutmarges. Daar kun je nog het e.e.a. uit halen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
