BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Integratie DIV-functie in het KCC

Hallo allen,

Binnen onze organisatie vindt momenteel een grote reorganisatie plaats. De directies verdwijnen en de afdelingen worden dan de hoogste organisatorische eenheden. Dat betekent dat bijvoorbeeld alle I-gerelateerde functies (informatiearchitecten, procesarchitecten, ICT-beheerder, GEO-deskundigen, functioneel en technisch applicatiebeheerders van de grote generieke applicaties bijeen worden gebracht in een nieuwe afdeling I&A). Over de positionering van de DIV-functie wordt nog nagedacht. Er zijn meerdere opties mogelijk, te weten: bij I&A, als zelfstandige afdeling, FAZ, het KCC, het Regionaal Archief of regionaal.

Ik ben met name benieuwd of er al gemeentelijke organisaties zijn die de DIV-functie of delen daarvan hebben ondergebracht bij het KCC, wat hun beweegredenen zijn geweest om deze eenheid of functie daar te positioneren en wat hun ervaringen tot nu toe zijn?

Met vriendelijke groeten,

Ronald van Mil

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Oktober 2011 op 11.57

Dag Ronald,

Zoals er veel gemeenten zijn, zo zijn er veel organisatiemogelijkheden. Bij de gemeente Tilburg is onlangs gekozen alle i's (van de i-overheid) , de oude DIV, basisapplicaties, financiële administraties onder te brengen bij een afdeling informatievoorziening. Het Regionaal Achief Tilburg is gedeeltelijk geprivatiseerd en niet meegenomen in dit i-denken.

Ik zie ook andere trends zoals een gemeente die helemaal opschuift naar de KCC. Het inrichten van het zaakgericht werken is hierbij een doorslaggevende factor.

Helaas merk ik ook dat er gemeenten zijn waar de traditionele DIV geheel niet met de tijd zijn meegegaan en zich vooral bekommeren over de traditionele papierstromen en geen gesprekspartner zijn bij het inrichten van de KCC of de WABO.

De keuze om samen met de ICT op te trekken lukt ook niet in alle gemeenten, omdat ze deze hebben uitbesteed. Het informatiebeleid zal je toch al dan niet met partners zelf moeten vormgeven.

Ook ken ik een gemeente in Noord-Brabant, die met ingang van 1 januari samen met het oud archief een afdeling gaan vormen.

De vraag die je stelt en die keuzes die je hierin maakt zijn zeer essentieel voor je toekomst.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Martin Jansen op 3 Oktober 2011 op 9.03

Beste Ronaldius,

Bij ons in het Deventerse, wordt de centrale DIV eenheid (Team DM > Document Management geheten) met ingang van 1 januari a.s. opgeheven. Het takenpakket wordt verdeeld in vieren:

Postregistratie gaat naar het KCC (in wording)
Archiefbeheer (fysiek archief) gaat naar de gemeentelijke Archiefdienst (wordt daar projectmatig weggezet)
Scannen post (inkomend en uitgaand) gaat naar FZ
Beheer digitaal archief/ RM systeem gaat naar het Team IAO > Informatie advies en Ontwikkeling waar het wordt geïntegreerd met het beheer en inrichten van het ZGW en het Zakensysteem.

Aan het hoe en waarom ligt een visiedocument ten grondslag dat begin dit jaar is vastgesteld. Belangrijkste argumenten: Alles wordt digitaal waarbij archivering IN het proces gedaan wordt. Er zijn geen specialisten meer voor nodig. Fysieke postintake (en dus ook het scannen daarvan) zal drastisch verminderen en is daarbij een intakekanaal waar het opgerichte KCC verantwoordelijk voor is.

Dit laatste kwartaal 2011 zal alles geïmplementeerd gaan worden waarbij ook de medewerkers die het aangaat gaan verhuizen naar een andere omgeving.

Ook gaan we binnenkort vanuit de centrale IAO afdeling samen met de gemeentearchivaris en archiefinspecteur bezien hoe tot een Kwaliteitssysteem te komen. Waarin monitoring en controle op het digitale archiefbeheer geregeld zal moeten worden.

Wordt vervolgd.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Oktober 2011 op 9.09

@Martin,

Ben vooral benieuwd naar deze ontwikkeling, ook met de vraag of de KPI gebruikt gaat worden.

Martin Jansen zei:

Beste Ronaldius,

Bij ons in het Deventerse, wordt de centrale DIV eenheid (Team DM > Document Management geheten) met ingang van 1 januari a.s. opgeheven. Het takenpakket wordt verdeeld in vieren:

Postregistratie gaat naar het KCC (in wording)

Archiefbeheer (fysiek archief) gaat naar de gemeentelijke Archiefdienst (wordt daar projectmatig weggezet)

Scannen post (inkomend en uitgaand) gaat naar FZ

Beheer digitaal archief/ RM systeem gaat naar het Team IAO > Informatie advies en Ontwikkeling waar het wordt geïntegreerd met het beheer en inrichten van het ZGW en het Zakensysteem.

Aan het hoe en waarom ligt een visiedocument ten grondslag dat begin dit jaar is vastgesteld. Belangrijkste argumenten: Alles wordt digitaal waarbij archivering IN het proces gedaan wordt. Er zijn geen specialisten meer voor nodig. Fysieke postintake (en dus ook het scannen daarvan) zal drastisch verminderen en is daarbij een intakekanaal waar het opgerichte KCC verantwoordelijk voor is.

Dit laatste kwartaal 2011 zal alles geïmplementeerd gaan worden waarbij ook de medewerkers die het aangaat gaan verhuizen naar een andere omgeving.

Ook gaan we binnenkort vanuit de centrale IAO afdeling samen met de gemeentearchivaris en archiefinspecteur bezien hoe tot een Kwaliteitssysteem te komen. Waarin monitoring en controle op het digitale archiefbeheer geregeld zal moeten worden.

Wordt vervolgd.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 3 Oktober 2011 op 19.21

In 's-Hertogenbosch gaat de richting uit naar een afscheiding van de post naar het KCC en het scannen naar de Repro (Facilitaire Zaken). De post moet uiteraard gescand worden. Hoe dit proces eruit gaat zien is nog niet (helemaal) duidelijk.

Bij DIV blijft het (analoog én digitaal) archiefbeheer, informatiemanagement (beleid en advies) en de bibliotheek dan over. Overigens is men bij ICT zich ook aan het oriënteren op de i-functie. Over de afbakening wordt nog overlegd.

Meer dan deze grote lijnen is er nog niet duidelijk.

Wat enorm helpt is dat wij al ongeveer anderhalf jaar bezig zijn om de medewerkers voor te bereiden op "de verandering":

a) Er is begonnen met assessment-gesprekken. Met iedereen is door een extern bureau gesproken over de eigen sterke punten, zwakke punten, mogelijkheden en ambities.

b) Dit jaar wordt er een zelf georganiseerde, interne leergang gegeven waarin de medewerkers modules volgens over het nieuwe DIV, zaakgericht werken, het KCC, digitalisering, presentatie-vaardigheden, probleem-oplossend redeneren, etc. Er is aandacht voor kennis, vaardigheden en attitude. Ik merk dat deze leergang menigeen zelfvertrouwen geeft om met goede moed de toekomst tegemoet te treden.

c) Een aantal keren zijn afdelingsoverleggen gehouden over de toekomst van de afdeling. Deze hadden het karakter van een brainstorm, waarbij mensen écht betrokken werden.

Die anderhalf jaar heeft ervoor gezorgd dat de meeste medewerkers tijd hebben gekregen om zich te oriënteren op hun plek in het nieuwe geheel. Uiteraard zitten er ook nu nog wat hakken in het zand, maar het merendeel is bereid om "de stap" te gaan zetten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ronald van Mil op 5 Oktober 2011 op 12.23

Hoi Marco,

Bedankt voor je reactie.

Wat bedoel je precies met de post? Wordt alleen de Postkamer bij het KCC gepositioneerd en/of wordt ook de registratiefunctie (van de documenten) naar het KCC overgeplaatst?

Groetjes, Ronald

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 5 Oktober 2011 op 20.35

@Ronald Ik bedoelde de registratiefunctie. De post wordt ontvangen bij de nieuwe Repro en gescand. Vervolgens worden de scans geregistreerd door het KCC. (In grote lijnen)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 5 Oktober 2011 op 23.02

Misschien is de vraag waar je DIV positioneert minder interessant dan lijkt. Een KCC kan niets zonder "traditioneel" goed uitgevoerde DIV acties, maar dan vooraan in het werkproces. Dan hebben we het over registreren, meteen koppelen aan een zaak/dossier en voorzien van alle relevante metadata nodig voor procesverloop en integraal archiefbeheer. We moeten DIV niet meer zien als een afdeling, maar als een niet locatie- en plaatsgebonden kennisveld van voornoemde acties, dus los van waar en door wie/wat gegenereerd. Dan zijn vragen waar je het KCC en DIV ten opzichte van elkaar plaatst niet meer zo relevant.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ronald van Mil op 6 Oktober 2011 op 9.10

Hoi Marko,

Ik begrijp uit jouw antwoord dat daar de beoordeling plaatsvindt van wat scan-/registratiewaardig is.

Ik heb dan nog 1 vraag, te weten: welke functionaris (postkamermedewerker???) doet deze beoordeling dan?

Gr. Ronald

Marco Klerks zei:

@Ronald Ik bedoelde de registratiefunctie. De post wordt ontvangen bij de nieuwe Repro en gescand. Vervolgens worden de scans geregistreerd door het KCC. (In grote lijnen)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Chris Bellekom op 6 Oktober 2011 op 13.30

Ronald,

Ik heb dit traject net (1 september) afgerond in Gouda en daarmee mijn eigen functie (afdelingshoofd DIV) opgeheven. Bel me even als je meer wilt weten.

Groet,

Chris Bellekom

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 6 Oktober 2011 op 20.48

@Ronald Dat is nog onbekend. De grote lijnen zijn net uitgezet en momenteel wordt er gekeken naar de verdere invulling.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 7 Oktober 2011 op 22.52

In Hardenberg is inmiddels het besluit gevallen om het DIV team (post en archief) te integreren in de afdelingen KCC en I&R (informatie en registratie). Bij de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis medio 2012 zal dit volledig zijn uitgevoerd.

KCC

De postregistratie incl het scannen alsmede de uitgaande post zover deze nog via het huidige DIV wordt verstuurd verhuist naar het KCC. De toekomstige verwachting is dat de hoeveelheid binnenkomende analoge post de komende jaren sterk zal verminderen. De post via het e-loket zal grotendeels automatisch worden geregistreerd door het systeem. Ook de huidige werkwijze van de uitgaande post zal door invoering van de persoonlijke internet pagina en de digitale ondertekening gaan veranderen. De verwachting volledig digitaal. De gemeente zal volledig digitaal

I&R

Dit team omvat o.a. de functionele applicatiebeheerders (alle applicaties), projectleiders (Zaak systeem, KCC, Basisregistraties, backofficeapplicaties). Daarnaast deels het ict beleid. De archieftaak wordt binnen dit team opgenomen. Inmiddels valt het dsp beheer en het div beleid al onder dit team. Relevant dat niet meer voor een afzonderlijk archiefteam wordt gekozen is dat de dossier uitleningen sinds 2009 sterk zijn gedaald en dat de analoge archivering ook langzaam zal verdwijnen. Ook het automatisch archiveren van zaken wordt ingevoerd. De verwachting is dat de huidige taakuitvoering van de archieftak totaal gaat veranderen in een toezichthoudende en adviserende taak. Voor een klein deel zal de huidige taakuitvoering blijven.