BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Drie documenten archiefinspectie Almere als best practice op site VNG

De VNG heeft drie documenten van de Almeerse archiefinspectie gepubliceerd .

Het zijn:

1. Een toetsingskader voor archiefinspectie, gebaseerd op de INK-methode voor integrale kwaliteitszorg

2. Een samenvatting van de verkenning van het DMS dat in Almere wordt geïmplementeerd

3. Een (deels geanonimiseerd) rapport van het onderzoek over beheer en beschikbaarstelling van de audiovisuele verslagen (ofwel webcasts) van de Almeerse Politieke Markt.

Het eerste stuk is gemaakt vanuit de overtuiging dat je een dergelijk kader nodig hebt om ook feedback te kunnen geven die relevant en begrijpelijk is voor beslissers in de organisatie. Ook blijken vooral de PDCA-aspecten, en de daarmee samenhangende verbinding met de interne controllers, deuren te openen die anders wel eens gesloten blijven.

Het tweede stuk is een extract van een onderzoeksrapport, waarin de aanpak en de resultaten worden beschreven van een uitgebreide verkenning van het DMS, dat in Almere is geïmplementeerd. Het heeft intern tot de nodige discussie geleid, en zo hoort het ook.

Het onderzoek over de audiovisuele raadsverslagen is gemaakt in intensieve samenwerking met de raadsgriffie, en met de leverancier. De aanbevelingen spreken denk ik voor zich. Grappig was dat ik nog discussies tegenkwam over de vraag of de webcasts als archief aangemerkt moeten worden. Ik ben overtuigd van wel. Een mooi vervolg zou zijn om een e-depotpilot te starten voor de webcasts. Een vraag waar ik nog niet uit ben, is wat je eigenlijk als het archiefexemplaar moet beschouwen. Is het de gepubliceerde versie, die nu gehost wordt bij de leverancier, of is het de versie die na de vergadering wordt gebrand op een DVD-schijfje? Misschien zijn er mensen die hier ook al eens over hebben nagedacht.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Augustus 2010 op 20.00

@Frans,m misschien krijg je geen directe reacties op deze blog, ik wil je laten weten dat ik die wel op je producten krijg. Yvonne

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 30 Augustus 2010 op 11.27

Ik zou de eigen versie op schijf als origineel aanhouden, mits de gepubliceerde versie niet veranderd is ten opzichte van deze.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frans Smit op 6 September 2010 op 9.16

@Arjen
Dank voor je suggestie. Lijkt me ook een logisch uitgangspunt. Ik bedacht me nog dat de archiefvormer dan wel moet controleren dat die "archiefversie" gelijk is aan de gepubliceerde versie. En in het verlengde daarvan zou die dan daar ook een procedure voor moeten hebben die controleerbaar is. Dat is natuurlijk een mooie vraag bij een nadere archiefinspectie.

Arjan de Vries zei:

Ik zou de eigen versie op schijf als origineel aanhouden, mits de gepubliceerde versie niet veranderd is ten opzichte van deze.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frans Smit op 6 September 2010 op 9.50

@Ton
De puristen onder ons zouden nu ogenblikkelijk roepen: precies zo tonen zoals het oorspronkelijk is gepubliceerd!

Ik ga toch een beetje de techniek in om mijn antwoord verantwoord te kunnen weergeven. Ik ga ervan uit dat het technisch gesproken praktisch onmogelijk zal zijn om een website op 6 september 2060 te tonen zoals die zich op 6 september 2010 aan den volke heeft geopenbaard.

Maar het is wel mogelijk om een indruk te geven op welke wijze de informatie 50 jaar eerder is getoond. Dat betekent dat je (zoals jij schrijft) de 'rules' moet vastleggen om zo authentiek mogelijk de presentatie te reconstrueren. Dat kan ook met open standaarden zoals XML. Een XML schema, een XML DTD en een XML style sheet doen al wonderen. Mijn conclusie zou dan zijn dat je in ons geval dan alleen die website goed kan archiveren als die is opgebouwd in XML. En dat heb ik dan nog niet onderzocht ;-)

Terug naar die purist: dat ben ik eigenlijk ook. Ik ben niet tevreden met een ongeautoriseerd kopietje of met een nagetekende versie van een middeleeuwse oorkonde. Ik wil het origineel zien. Of dan toch minimaal een door de beheerder geautoriseerde digitale foto van hoge kwaliteit. Maar ik ben bang dat het voor websites onhaalbaar is om dergelijke eis 1 op 1 te kunnen stellen.

Ik vind dat achteruitgang. Ik kan bijv nu nog steeds het Amsterdamse tolprivilege uit 1275 zien. Maar de website van de Gemeente Amsterdam uit 2005 kan ik niet eens raadplegen. Eigenlijk ben ik dus ook nog een pessimistische purist ;-).

Ik bedacht me n.a.v. je vraag ook nog het volgende. De metadata die vastgelegd worden tbv de ontsluiting van de publicatie op Internet zijn uiteraard ook archiefbescheiden. De nadere ontsluiting die later kan worden toegevoegd door de beherende instelling dienen daar strikt van gescheiden te worden. Is geen verschrikkelijk groot probleem, maar het moet wel gebeuren.

Ton de Looijer zei:

@Frans Met betrekking tot het Rapport duurzame archivering audiovisuele verslaglegging heb ik een vraag. Jij geeft aan dat met betrekking tot duurzame archivering het beleid zich op twee niveaus zou moeten bewegen.

“Ten eerste moeten de audiovisuele bestanden en de aanwezige metadata duurzaam beheerd gaan worden. Ten tweede dient ook de verschijningsvorm gearchiveerd te gaan worden. Met andere woorden: er zou ook sprake van webarchivering moeten zijn.”

Met betrekking tot het tweede aspect vraag ik mij af op welke wijze webarchivering - binnen de Almerense context - gestalte zou moeten krijgen. Immers, http://almere.raadsinformatie.nl fungeert als gebruikersinterface voor het opvragen van raadsinformatie. Wil je hier op een zinvolle wijze webarchivering op loslaten, zul je over moeten gaan tot het vastleggen van unieke webpagina’s waarbij de nadruk ligt op het vastleggen van transacties zoals die plaatsvinden tussen de webserver en de browser.

Andere mogelijkheid is om de 'rules' vast te leggen op basis waarvan gegevens die de inhoud van een webpagina bepalen worden gepresenteerd. Echter, hiermee leg je niet de exacte verschijningsvorm vast en kun je dús niet reconstrueren welke gegevens een bezoeker op een bepaald moment heeft opgevraagd/gepresenteerd.

Gelet op het gegeven dat steeds meer gemeenten overgaan tot het realiseren van dynamische webpagina’s (waarbij bezoekers zelf kunnen bepalen welke informatie hij/zij gepresenteerd krijgt) zullen hierin (praktische) keuzes moeten worden gemaakt. Naar welke optie zou - even los van alle (praktische) gevolgen voor wat betreft techniek en privacy – jouw voorkeur uitgaan?