Ruim een maand geleden meldde de VNG dat een ontwerp-selectielijst ter inzage lag. Ik moest daar een beetje om glimlachen. Zo wist ik mij te herinneren dat in 2008 al gerept werd over een nieuwe selectielijst, met name vanwege de BAG. Maar goed, beter laat dan nooit.

 

Een kritiek die regelmatig over de VNG-selectielijst wordt geuit is dat het niet aansluit op het zaakgericht werken. Meestal gaat het zaakgericht werken hand-in-hand met zaakgericht archiveren, waarbij (o.m.) de bewaartermijn op zaaktype-niveau wordt vastgelegd en door iedere zaak van dat zaaktype wordt overgenomen, rekening houdende met het resultaat etc.

 

Nu moet iedere gemeente zelf de vertaalslag leveren tussen de VNG-selectielijst en de ZTC. Een oplossing zou kunnen zijn om de VNG te vragen om een zaakgerichte selectielijst op te stellen. We kunnen ook KING vragen om het ZTC van GEMMA aan te vullen met bewaartermijnen. Dat hebben ze overigens ook al enigszins gedaan.

 

Dit gaat echter niet werken. Iedere gemeente heeft namelijk enige bewegingsvrijheid in hoe zij haar DSP/ZTC inricht. Goed, er zijn wel modellen als het ZTC of het Model-DSP, maar de gemeente kan naar hartelust zelf zaaktypen verwijderen, wijzigen en/of toevoegen. Nee, zelfs het ZTC van KING geldt (nog) niet als standaard.

 

Ik vraag me dan ook af of het eigenlijk wel mogelijk is om één landelijke selectielijst te maken die op alle gemeentes past. Of nee, beter nog, ik vraag me af of het nodig is! 

 

Nu moet de VNG aan enkele honderden colleges vragen of zij namens hun de selectielijst mogen ontwerpen. Het duurt lang voordat alle gemeenten een besluit hebben genomen. En nadat de opdracht binnen is, moet iedere gemeenten ook nog de kans krijgen om op concept-ontwerplijsten te reageren. Dat is een hoop werk. Vervolgens, als de ontwerplijst klaar is, moet de minister van OCW de lijst vaststellen, maar doet dat niet voordat de Raad voor Cultuur ook nog haar plasje erover gedaan heeft. Al met al zien we hier een enorme bureaucratische keten, die makkelijk enkele jaren kan duren. Vervolgens mogen alle gemeenten de selectielijst vertalen naar de eigen informatiehuishouding.

 

De ware grap is nu dat, zodra de selectielijst is vastgesteld, het waarschijnlijk niet lang meer zal duren voordat zij verouderd is. Een nieuwe wet kan verschijnen, waardoor een aantal bewaartermijnen aangepast moeten worden. Zo kan de bureaucratie-molen weer gaan draaien.

 

Ik snap niet waarom het zo geregeld is. Ik snap bijvoorbeeld niet waarom de minister de selectielijsten moet vaststellen. Ja, het is misschien mooi voor de uniformiteit, maar in een land dat enkele honderden overheidsorganisaties kent, schiet deze methode niet op. We lopen met z'n allen keer op keer jaren achter de feiten aan.

 

Wat is er mis mee om het vaststellen van de selectielijst bij het college zelf te beleggen? Wijs daarbij een formele rol toe aan de gemeentearchivaris. De VNG kan dan nog steeds ontwerplijsten opstellen, maar iedere gemeente kan dan op eigen initiatief de ontwerplijsten aanpassen aan de eigen identiteit en informatiehuishouding. De VNG heeft dan meer een adviserende rol en kent daardoor meer bewegingsruimte om snel in te spelen op de ontwikkelingen in overheidsland. Een gemeente doet er verstandig aan om de geadviseerde selectielijst (grotendeels) over te nemen, want het is een hele klus om alles zelf te doen en bij te houden.

 

Het college kan dan bijvoorbeeld ook het advies (ontwerplijst) van de VNG laten vertalen naar het eigen DSP/ZTC en kan vervolgens datzelfde DSP/ZTC aanwijzen als de formele selectielijst. Desnoods mandateert het wijzigingen naar de gemeentearchivaris. De VNG kan bij een willekeurige wetswijziging haar eigen ontwerplijst redelijk snel  op onderdelen aanpassen en de archivaris kan snel (laten) analyseren welke impact dit heeft op de eigen selectielijst (DSP/ZTC).

 

Want laten we eerlijk zijn, in de praktijk wijken wij ook regelmatig noodgedwongen af van de VNG-selectielijst. Maar gaan we daarmee niet in tegen een besluit van "Onze minister"?

 

Momenteel wordt al gewerkt aan een wijziging van de Archiefwet, waarbij het provinciaal toezicht sterk terug gebracht wordt. Van mij mag bij een volgende wetswijziging artikel 5 een "revitalisering" krijgen. 

Weergaven: 1278

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Allen In de Adviescommissie Archieven van de VNG wordt de discussie over de 'nieuwe' gemeentelijke selectielijst ook al langer. Paar jaar geleden is besloten dat de nu bij NA in behandeling zijnde actualisatie nog op de 'traditionele' manier zou plaatsvinden. De huidige actualisatie van de lijst van 2005 heeft inderdaad te lang geduurd en de commissie vindt ook dat de invloed van DSP en zaakgericht werken meegenomen moet worden in de opzet van een nieuwe lijst. De nieuwe Selectiemethodiek, in december door Zijlstra gepresenteerd en toegepast in enkele pilots op rijksniveau, dient eveneens bij de opzet van de lijst meegenomen te worden.

In de commissievergadering van 22 juni jl. is een eerste discussiestuk over vorm en opzet van de gemeentelijke selectielijst besproken. De hier op BREED gevoerde discussie vormt waardevolle input voor de komende vergaderingen. Dank daarvoor

Dag Marco,

Begrijp dat het in eerste instantie aantrekkelijk lijkt dat iedere zorgdrager naast het ontwerpen ook de bevoegdheid tot vaststelling krijgt. De blijft echter de vraag of dit wel zo wenselijk is als lijkt.

 

Als het goed is zal elke gemeente aan dezelfde Wet- en regelgeving moeten voldoen bij gelijksoortige processen, anders zou dat wel eens rechtsongelijkheid tot gevolg hebben. Bovendien voeren alle gemeenten feitelijk dezelfde primaire taken en werkprocessen uit en zouden dus ook gelijksoortig gewaardeerd moeten worden. Dan kan je 450 gemeenten afzonderlijk het wiel laten uitvinden, maar of dat nu tijdwinst oplevert?

 

Wat betreft het afwijken van de selectielijst ben ik wel benieuwd naar het noodgedwongen daarvan, tenzij je bedoelt dat sommige zaken langer (of altijd) worden bewaard ivm bijzondere plaatselijke situatie of "politieke" omstandigheden. Daarin voorziet categorie 1.4 ruimschoots in en is dus nergens mee in strijd. Echter, wanneer je afwijkt door eerder te vernietigen dan de wettelijk termijn benadeel je daarmee de rechtspositie van zowel de betrokken burger als van de zorgdrager zelf.

Dit neemt niet weg dat de huidige procedure zonder meer verbetering behoeft. 

 

Om een selectielijst vanuit een zaaksgewijze structuur te volgen moeten we niet vergeten dat er al jaren dezelfde werkprocessen (zaken) worden vernietigd. Wanneer de zaakdossier in deze vernietigingslijsten zijn voorzien van een koppeling met de selectiecategorie die de grondslag vormt voor vernietigingsverantwoording ben je al heel dicht bij een structuurbeginsel van de selectielijst zoals gewenst. De meeste selectielijsten worden immers al vanuit een database gegenereerd. Even kort door de bocht, maar feitelijk is het dan alleen nog een kwestie van herordenen en de categorieën gelijkschakelen met de structuur waarin de zaken onderling zijn geordend.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden