Het is al een decennia-oude vraag, maar nog altijd lastig te beantwoorden. Hoe moeten e-mails bewaard worden? Ik ben even benieuwd hoe de digitale praktijk eruit ziet:

  • Hoe zitten bij jullie e-mails in het DMS (of RMA, of Zaaksysteem, of....)? Als PDF, PDF/A, txt, msg, rtf, xml of ... ?
  • Zijn jullie daar tevreden over?
  • En is het een bewuste keuze geweest of was het de standaard-oplossing van de leverancier?

Weergaven: 4557

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wij slaan emails op mbv pdf-creator of met Adobe pdf. Als er nog bijlagen zijn dan worden deze samen gevoegd met de mail dmv Adobe Distiller (Professional). Het hangt ook af voor welke sector je inboekt. Vaak volstaat men met een pdf, maar het komt ook voor dat alles apart moet worden ingeboekt in Corsa. Via collectief wijzigen in Corsa, relateer je de bijlagen aan het hoofddocument.  Het is nog erg handmatig werk.

Om maar te zwijgen over het Omgevingsloket Online (OLO) waar somige meldingen wel 80 bijlagen kunnen bevatten die allemaal apart moeten worden ingeboekt. Vervolgens ben je dus 80 keer pdfjes aan het binnenslepen achter iedere registratie in Corsa. Dat werkt tevens RSI in de hand. Dit moet toch automatisch kunnen worden gedaan?

Gr Arjan

 

Ik heb inmiddels gevraagd om het onderstaande. Ik ben benieuwd of het geleverd kan worden.....

 

MUST HAVES:

  • E-mails kunnen direct vanuit MS Outlook opgeslagen worden in het zaaksysteem (is al gerealiseerd)
  • E-mails worden daarbij opgeslagen in het originele formaat (.msg)

 

SHOULD HAVES:

  • Wanneer een zaak wordt afgesloten, dan:
    • Wordt de e-mail geconverteerd naar PDF/A,
    • Worden de eventuele bijlagen geconverteerd naar PDF/A (of ander duurzaam formaat),
    • Wordt de relatie tussen de e-mail en de bijlagen vastgelegd in de metadata, zowel aan de zijde van de e-mail (in PDF/A) als aan de zijde van de bijlagen.

 

COULD HAVES:

  • Het is mogelijk om een volledige thread (d.w.z. een reeks op elkaar volgende e-mails / replies) in één handeling op te slaan in het zaaksysteem,

@Marco,

ben benieuwd naar de uitkomst. Met name naar realisatie van de Could Haves ... Want e-mail registreren moet makkelijk en snel kunnen gaan, anders zal het nooit echt voldoende gaan gebeuren.



Marco Klerks zei:

Ik heb inmiddels gevraagd om het onderstaande. Ik ben benieuwd of het geleverd kan worden.....

 

MUST HAVES:

  • E-mails kunnen direct vanuit MS Outlook opgeslagen worden in het zaaksysteem (is al gerealiseerd)
  • E-mails worden daarbij opgeslagen in het originele formaat (.msg)

 

SHOULD HAVES:

  • Wanneer een zaak wordt afgesloten, dan:
    • Wordt de e-mail geconverteerd naar PDF/A,
    • Worden de eventuele bijlagen geconverteerd naar PDF/A (of ander duurzaam formaat),
    • Wordt de relatie tussen de e-mail en de bijlagen vastgelegd in de metadata, zowel aan de zijde van de e-mail (in PDF/A) als aan de zijde van de bijlagen.

 

COULD HAVES:

  • Het is mogelijk om een volledige thread (d.w.z. een reeks op elkaar volgende e-mails / replies) in één handeling op te slaan in het zaaksysteem,

Jean-Luc, ik heb hier inderdaad al lang niks meer over gehoord. Ikzelf ga niet (meer) over dergelijke wijzigingsverzoeken, maar blijkbaar staat dit nog op het to-do-lijstje. Er ligt al een functioneel ontwerp op tafel, maar daar is men niet tevreden over.

Wij zijn overgestapt van Corsa naar een zaaksysteem. In Corsa worden e-mails in hun originele formaat opgeslagen en er wordt een archiefbestand (pdf) van gemaakt. 

In het zaaksysteem worden e-mails alleen opgeslagen als PDF. Ik kan nergens vinden dat e-mails daarnaast ook nog in hun originele formaat opgeslagen moeten worden.  Toch lijkt mij dit zeer wenselijk. 

Marc, ben je niet bang voor dubbele opslag?

Er is geen harde eis dat dit gebeurt. Sterker nog, het is aan te raden beleidsmatig vast te leggen dat documenten naar een open archiefstandaard worden geconverteerd. Dat is immers onderdeel van het duurzaam toegankelijk maken/houden. Je moet wel kijken of hier niet functionaliteiten / gedrag mee verdwijnt, m.a.w. is het nog altijd een goede representatie. Als er bij de conversie eigenschappen c.q. gedrag verloren gaat is de conversie niet wenselijk, maar anders dan dat is het prima en kun je, mits dit beleidsmatig is vastgelegd, ook het originele formaat verwijderen. Met name e-mail bestanden verouderen snel. Het komt met grote regelmaat voor dat e-mails van bijv. 10 jaar geleden niet meer te openen zijn.

Marc Bonnes zei:

Wij zijn overgestapt van Corsa naar een zaaksysteem. In Corsa worden e-mails in hun originele formaat opgeslagen en er wordt een archiefbestand (pdf) van gemaakt. 

In het zaaksysteem worden e-mails alleen opgeslagen als PDF. Ik kan nergens vinden dat e-mails daarnaast ook nog in hun originele formaat opgeslagen moeten worden.  Toch lijkt mij dit zeer wenselijk. 

In Corsa wordt alles dubbel opgeslagen. Van elk origineel dat je opslaat wordt daarnaast een archiefbestand (PDF) opgeslagen. 

Yvonne Welings zei:

Marc, ben je niet bang voor dubbele opslag?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden