BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vraag archieftoezicht gemeenschappelijke regelingen

Hoi,

Ik heb een vraag: bij de totstandkoming van een gemeenschappelijke regeling op het grondgebied van een gemeente wordt nu bij ons in landgraaf aangegeven dat dan het archieftoezicht op de gemeenschappelijke regeling altijd berust bij de gemeente waar de gemeenschappelijke regeling gevestigd is. Geldt ook voor de aanwijzing van de archiefbewaarplaats.

Ik kan er niets over vinden waar dit wet- of andere regelgeving bepaald is.

Weet hier iemand meer over, tenminste waar dit bepaald zou zijn.

Met vriendelijke groet,

Leon Maas

Senior med. kwaliteitszorg gemeente Landgraaf

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 10 Juni 2015 op 16.27

Zie Archiefwet 1995 art. 40 lid 3.
http://maxius.nl/archiefwet-1995/artikel40

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon Maas op 10 Juni 2015 op 16.38

Dat had ik gezien Yvonne, hieruit blijkt toch niet dat we dan belast zijn met het archieftoezicht, alleen dat zolang ze de zorg niet regelen, dan de regels gelden van de gemeente van vestiging of deelnemers. Er zijn ook meerdere deelnemers. Vind ook niet dat eruit blijkt dat het dan perse zelf de regels van onze gemeente gelden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 10 Juni 2015 op 16.47

Leon, inderdaad er is geen verplichting om een gemeentearchivaris als toezichthouder te benoemen, wel een archiefbewaarplaats en/of E-depot aan te wijzen. Vaak is de gemeentearchivaris de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Een GR kan ook een eigen archiefbewaarplaats bouwen.

Als je niets regelt in de GR, is de centrumgemeente of provincie formeel wel verantwoordelijk, daarom is het zaak om vooraf in de Gr een archiefparagraaf op te nemen, ook met clausules wat te doen bij de opheffing van de GR.

Anders is artikel 40 van toepassing. Ook in deze tijd blijft dit onderdeel vaak nog onderbelicht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon Maas op 10 Juni 2015 op 19.07

Dank je Yvonne, ik weet genoeg, denk ik. Door de KPI hebben de bepalingen in de gemeenschappelijke regelingen overigens nu wel meer aandacht gekregen. Bij de laatste twee regelingen zijn bij ons alle archiefbepalingen meegenomen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 10 Juni 2015 op 19.24

KPI is inderdaad een veel beter instrument, chapeau VNG !
Het ICTU rapport gebaseerd op KPI verslagen spreekt ook boekdelen over dit onderwerp.

Overigens moet je kosten voor archieftoezicht gewoon doorberekenen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Veerle Ultee op 27 Juni 2018 op 16.43

Andere vraag (Yvonne, Leon, anderen...) kennen jullie een voorbeeld van hele kleine organisatie (een GR waar minder dan 10 mensen echt dedicated voor werken, met een klein archief) die zaakgericht werken met een zaaksysteem? Dus bijvoorbeeld met een eigen applicatie, of als afgeschermde groep in een zaaksysteem van 1 van de deelnemende gemeenten?

Ik ben nl benieuwd hoe je voor zo'n kleine club op een handige (lean) manier kunt voldoen aan de wettelijkeisen (groene bolletjes in het verslag op de KPI's :)). Met enkel de netwerkschijf als digitaal archief is het lastig (onmogelijk) om te metadateren en een goed selectie en vernietigingsbeleid te voeren lijkt me.

Alvast bedankt voor jullie input.

groet Veerle

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 27 Juni 2018 op 17.02

Ik denk dat ik weet welke GR het betreft, een keer om de tafel zitten, samen met Eric en Ruud?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Juni 2018 op 20.33

Volgens mij hebben wij ook GR's die gebruik maken van ons zaaksysteem. De vraag heeft in ieder geval al eens eerder gespeeld bij ons. Bel gerust eens Niels of Marieke!