Het Kennis- en exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties (KOOP) en het Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) heeft in opdracht van het ministerie van BZK het onderzoek uitgevoerd.

Burgers, bedrijven, ambtenaren, maatschappelijke organisaties, journalisten en wetenschappers maken veel gebruik van overheidsinformatie. Naast portals als overheid.nl worden ook gemeentelijke websites veel bezocht. In het kader van het onderzoek is geïnventariseerd welke overheidsinformatie op dit moment beschikbaar is, dan wel op korte termijn beschikbaar kan worden gemaakt. En hoe de vindbaarheid en toegankelijkheid van deze informatie kan worden verbeterd.

Moeilijk vindbaar

Uit het onderzoek blijkt dat de vindbaarheid van overheidsdocumenten te wensen overlaat: de helft van de gebruikers van een aantal grote overheidsportals geeft aan de gewenste informatie (deels) niet te kunnen vinden.
Sommige categorieën zijn goed ontsloten, maar andere categorieën overheidsinformatie ontbreken vrijwel geheel of worden slechts gedeeltelijk openbaar gemaakt. Er is sprake van een versnipperd aanbod en gefragmenteerde ontsluiting, waardoor deze informatie voor gebruikers moeilijk toegankelijk is.

Zeven aanbevelingen

De onderzoekers komen met zeven aanbevelingen om de actieve openbaarheid en toegankelijkheid te verbeteren:

1. Maak ‘high value informatiecategorieën’ actief openbaar. Het gaat daarbij onder meer om jaarplannen en - rapportages, onderzoeksrapporten, inspectierapporten, begroting en realisatie, inkoopinformatie, subsidie informatie, agenda’ en besluitenlijsten van B&W, vergaderstukken en ingekomen stukken gemeenteraden, lobbyinformatie en informatie over integriteitschendingen. Ontwikkel een actieplan om deze categorieën in de periode 2018-2021 in tranches actief openbaar te maken.
2. Wettelijke verankering. Vastleggen van de categorieën overheidsinformatie die actief openbaar gemaakt moeten worden is wenselijk.
3. Vergroot toegankelijkheid en vindbaarheid via een verwijsindex met zoekfunctie.
4. Ontwikkel standaarden. Hier ligt een opgave voor BZK, VNG en/of KOOP om een coördinerende rol te gaan vervullen op dit terrein, zowel om te voorkomen dat iedere overheidsorganisatie zelf opnieuw het wiel uit gaat vinden als om de gebruiker een eenduidig ingericht informatie-aanbod te bieden.
5. Investeer in ‘Open by design’. Actieve openbaarheid moet onderdeel vormen van documentmanagementsystemen (DMS’en).
6. Experimenteer met koplopers. Op basis van hun ervaringen kan opschaling plaatsvinden.
7. Train ambtelijk vakmanschap. Transparantie vergt ook aanpassingen in termen van proces, houding en gedrag. Ambtenaren moeten worden getraind in informatiegedrag en in metadatering.

Open data standaarden

Gemeenten maken in toenemende mate informatie actief openbaar. Onder meer in het kader van het VNG project Open raadsinformatie waar meer dan honderd gemeenten aan meedoen. VNG Realisatie spant zich in het kader van Open data standaarden in voor verdere uniformering van de ‘high value datalist’.

Meer informatie

• Haalbaarheidsonderzoek Actief openbaar (februari 2018)
• Project open raadsinformatie
• Project open data standaarden