Daarvoor is een 'cultuuromslag' nodig. Dat staat in het rapport dat in opdracht van OCW is opgesteld in verband met de uitvoering van de motie Segers. De Tweede Kamer riep via de motie de regering op om de Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door de overbrengingstermijn sterk terug te brengen.

Van 20 naar 8 jaar

Archiefstukken die nu permanent bewaard moeten blijven, moeten na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Eventueel kan uitstel volgen van de overbrenging met 10 jaar. Volgens het onderzoek is er het meest draagvlak voor terugbrenging van de termijn naar 8 tot 10 jaar. De kans dat stukken die nog politiek relevant zijn te vroeg openbaar worden, is dan niet zo groot meer.   

Beperkingen op openbaarheid

Overgebrachte informatie wordt openbaar, tenzij een beperking geldt op basis van privacybescherming of het staatsbelang. Met een verkorting is openbaarmaking volgens het rapport minder vanzelfsprekend. Overheden zullen vaker opteren om de openbaarheid beperken. Bovendien komen de meeste archiefbescheiden niet voor overbrenging in aanmerking. Het zijn documenten met een vernietigingstermijn, zoals personeelsdossiers, beschikkingen, en financiële administraties.

Kosten

Voor het rapport is onderzocht wat de invloed van de maatregel voor archiefvormers en archiefbewaarplaatsen betekent. Archiefvormers hebben meer capaciteit nodig voor de beoordeling voor de beperking van de openbaarheidt. Voor het Rijk wordt gesproken over een bedrag van € 26,5 miljoen. Het aantal Wob-verzoeken neemt waarschijnlijk beperkt af. Archiefinstellingen krijgen meer verzoeken tot inzage en moeten vaker adviseren over beperkingen op de openbaarheid. Het teruglenen van overgebrachte archieven neemt toe.

Randvoorwaardelijk zijn de aanwezigheid van een e-depot en daaraan gekoppelde informatiesystemen.

Alternatieven  

In het rapport staan aanvullende beleidsopties om de informatiehuishouding te verbeteren. Onder meer certificering van e-depots en aanpassing van het begrip overbrengen in de Archiefwet aan de digitale praktijk. Het toezicht- en sanctiebeleid behoeft versterking. Verder moet er meer kennis binnen de overheid komen om de afhankelijkheid van leveranciers te verminderen.

Reactie

De VNG heeft een eerste reactie:

• Verkorting van de overbrengingstermijn kan, in combinatie met certificering van e-depotvoorzieningen, bijdragen aan het creëren van urgentie om duurzame toegankelijkheid van informatie te realiseren.
• Daarnaast zijn door het terugbrengen van de overbrengingstermijn naar 8 tot 10 jaar archiefstukken in principe 10 tot 20 jaar eerder openbaar. Dat geldt niet alleen voor als te bewaren aangemerkte archieven, maar ook voor informatie over 'hotspots': dossiers bijzondere gebeurtenissen en gevallen, die van vernietiging worden uitgezonderd. In combinatie met een gemoderniseerde Wob draagt deze maatregel bij aan het transparanter worden van de overheid. Wel is terecht gesteld dat een cultuuromslag nodig is om de maatregel te doen werken.
• De afweging is of de verwachte baten van verkorting opwegen tegen de kosten. Het rapport geeft slechts zeer globaal een indicatie van de kosten van de maatregel en dan vooral voor het Rijk. Een aanvullende informatiekundige uitvoeringstoets bij decentrale overheden is benodigd.
• Voor verbetering van de informatiehuishouding (zoals bepleit in de motie Veldman) is alleen deze maatregel niet voldoende. Investeringen zijn nodig in informatiebeheer, bij het inrichten van systemen en processen en in cultuurverandering. Consequente toepassing van de ontwikkelde archiefnormen helpt bij het op orde brengen van de informatiehuishouding van veel overheden. Er valt lokaal meer heil te verwachten van het horizontale toezicht, dan van sancties.

De minister van OCW heeft het innemen van een standpunt over de motie en het onderzoek verwezen naar het volgend kabinet.

Meer informatie

• Aanbiedingsbrief OCW bij rapport over verkorting overbrengingstermijn
• Rapport over verkorting overbrengingstermijn