BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

WMO-archief

In 2011 is bij mijn gemeente de actuele WMO clientendossiers gedigitaliseerd. Is niet gebeurt op basis van handboek vervanging vernietigbare archiefbescheiden. Er is geen (nog) collegebesluit genomen artikel 7 Archiefwet 1995. De bedrijfsvoering werkt nu met de gedigitaliseerde clientendossiers. De analoge/papieren clientendossiers zijn elders opgeslagen. Dit is uiteraard een kostenpost waar men graag vanaf zou willen. WMO-clientedossiers zijn archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn. De papieren clientendossiers worden niet meer aangevuld. Alles wat in papier binnenkomst wordt aan het begin van het werkproces gedigitaliseerd. De gescande papieren stuken gaan in dagdozen. Welke risico's loopt mijn organisatie om deze papieren clientendossiers voortijdig te vernietigen? Normaal gesproken zou je 7 jaar naar beeindiigng van het laatste contact het dossiers volgens de reguliere vernietigingsronde, na machtiging archivaris, kunnen vernietigen. Theoretisch zou je deze papieren dossiers nog jaren moeten bewaren. Dat kost geld. Gaat om 90 strekkende meter. Het overgrote deel van de papieren dossiers zijn van WMO-clienten die nu nog een voorziening hebben. Wie heeft hiermee ervaring?

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Minze de Boer op 17 Juli 2012 op 13.03: Risicomanagement gaat als afweging natuurlijk pas meespelen als je aan je wettelijke verplichtingen hebt voldaan. De overheid kan niet overwegen om niet aan een wet te voldoen, we zijn immers een rechtsstaat. De wet heeft strikte regels over het vernietigen van archief of het vervangen door digitale reproducties.

In dit geval zijn de dossiers niet vervangen door de digitale versies en zijn de papieren dossiers nog leidend (tot het 'overgangsmoment'). De dossiers vallen onder de archiefwet en kunnen nooit zomaar worden vernietigd zonder het doorlopen van de formele procedure.

De bewaartermijnen gaan ook pas lopen als een dossier wordt beëindigd, dat is natuurlijk niet op het moment van digitaliseren. Het dossier loopt nog door. Als een (nu digitaal) WMO-dossier afloopt komt het totale dossier (digitaal + papier) voor vernietiging in aanmerking na 7 jaar.

De digitale kopieën moeten trouwens met de papieren versie worden vernietigd, want anders is er geen sprake van 'onherleidbare' vernietiging zoals de wet dat voorschrijft. Er kan dus nooit voor worden gekozen om de papieren te vernietigen en de digitale scans te bewaren.

Doordat er hier alleen gescand is en niet vervangen moet er altijd een koppeling blijven bestaan tussen de papieren (gescande) dossiers en hun digitale vervolg. Ze moeten worden gezien als 2 delen van hetzelfde archiefdossier en zo worden behandeld en tzt vernietigd.

Beetje rare vraag misschien: maar dit weet iedere archief-medewerker je toch al vantevoren te vertellen? Of is er hier gewoon iets gedigitaliseerd zonder over de afhechting na te denken?