Gisterenmiddag heeft Inge Schoups (stadsarchivaris van Antwerpen) in het provinciehuis van Noord-Brabant een inspirerend betoog gehouden over het project Documents@Stad zoals dat binnen de stad Antwerpen is uitgevoerd. Een project waarbij (vooralsnog) zonder DMS en zonder DIV, maar met een heldere mappenstructuur (centraal digitaal klassement) de basis is gelegd voor een efficiënt (digitaal) informatie- en documentbeheer. De focus ligt hierbij primair op het realiseren van een goed geoutilleerde backoffice. Aanleiding voor dit project was het besluit in 2002 om zoveel mogelijk stadsdiensten gezamenlijk te huisvesten in één gebouw (Den Bell). De frontofficediensten blijven in dit concept decentraal, over diverse locaties in de stad verspreid.

Wat mij vooral aansprak in het verhaal van Inge waren de doeltreffende en pragmatische aanpak, waarbij in eerste instantie vooral is gekeken naar de rol en mogelijkheden van individuele ambtenaren die in de Antwerpse situatie met name zijn belast met registratie en archivering van informatie (de DIV-er is bij onze zuiderburen een onbekend fenomeen ;-). Hiermee is impliciet gekozen voor een geleidelijke 'uitbouw' van het digitaal informatiebeheer, naast het verwerken van de (analoge) statische archieven. Op dit moment wordt binnen de reguliere kaders verder gewerkt aan de inrichting van informatiebeheerplannen (vergelijkbaar met 'ons' DSP) voor de diverse taakonderdelen (bovenop het centraal digitaal klassement). Op deze wijze wordt de overgang naar digitaal informatiebeheer behapbaar en ontstaat bij ambtenaren bovendien inzicht in de rol en functie van een goede mappenstructuur.

Groot verschil met de Nederlandse situatie is – kort door de bocht – dat wij van buiten naar binnen werken (FO → BO), en onze zuiderburen meer van binnen naar buiten (BO → FO). Dit is in beide gevallen een bewuste keuze. Gelet echter op het netto resultaat en de – gedeelde – ervaringen van vanmiddag neig ik sterk naar de insteek zoals die bij de stad Antwerpen wordt gehanteerd. Los daarvan heb ik grote bewondering voor de wijze waarop uitvoering is gegeven aan het project Documents@Stad.

Er valt uiteraard nog ontzettend veel meer te vertellen over dit project. Gelet echter op het tijdstip wil ik er voor het moment even een . achter zetten. Nieuwsgierig naar meer, lees dan in ieder geval het rapport Optimaal digitaal waarin uitgebreid verslag wordt gedaan van Documents@Stad. Wordt vervolgd...