BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Niet Veranderen maar Herpositioneren

De traditionele DIV bestaat (binnenkort) niet meer. Met de drastisch toegenomen digitale informatiestromen is zij in de huidige vorm haar bestaansrecht aan het verliezen. Taak om voor de DIV om zichzelf drastisch te herpositionering binnen de organisatie of het is voorgoed einde verhaal.

Informatiemanagement richt zich op het beheren en verbeteren van informatieverwerkende processen. Processen waar veel overheidsinstanties en bedrijven in de financiële dienstverlening zich dagelijks mee bezig houden. De primaire doelstelling van goed informatiemanagement is dan ook zorgen voor een goed gestroomlijnd informatieproces, voorzien van voldoende waarborgen. Het is een combinatie van in- en outputmanagement, workflowmanagement, recordmanagement, documentmanagement, (electronic of enterprise) contentmanagement, etc. Registratie en archivering, zorg dragen voor registratie en het behoud van het gevormde dossier of de verwerkte informatie, is slechts een klein onderdeel van dit proces.

Traditionele div’ers zullen zich bewust moeten zijn vanwege enorme expansie van (digitale) informatiestromen en het verdwijnen van hun oude taken op termijn. Informatie en documentbeheer, ict en de primaire werkprocessen komen steeds dichter tegen elkaar aan te liggen. Het primaire werkproces is vrijwel geheel afhankelijk van de informatieprocessen en dus van het informatie- en ict domein. Informatiemanagement kan daarmee verschuiven naar een centralere plek binnen de organisatie. Hoewel het een facilitaire dienst blijft wordt deze ondersteuning steeds belangrijker en zichtbaarder. Dit vergt andere competenties en werkzaamheden.

Deze verandering ten opzichte van de klassieke taken is mijns inziens dusdanig groot dat DIV afdelingen zichzelf drastisch moeten herpositioneren om bestaansrecht te houden. Daarbij is het beter, mede vanuit psychologisch oogpunt, om de term DIV niet meer te gebruiken maar te spreken van een afdeling informatiemanagement. Het krampachtig vasthouden aan DIV als benaming met toevoegingen als digiDIV, het nieuwe DIV, etc. vertolkt de hang naar vroeger en het behoud van autonomie als afdeling. Laat dit los en denk vooruit! Verschaf jezelf bestaansrecht voor de toekomst. De rol van DIV zoals het was verdwijnt, als er niets gebeurt, naar de divisie of afdeling ICT. DIV is tenslotte niet meer nodig? Maar wie zorgt er dan voor naleving van wet en regelgeving? Wie beheerst de metadatering of indexering? Wie zorgt ervoor dat we documenten nog terug kunnen vinden en juist worden gearchiveerd? Als de dienst informatiemanagement onder een ICT divisie wordt gehangen hoeft dat an sich niet direct een probleem te zijn, als het daarin maar informatieprofessionals zijn de dienst uitmaken. Wat is er mis met een geïntegreerde afdeling ICT en Informatie? Niks doen is geen optie.

Tags: Change, DIV, Docementaire, Herpositionering, ICT, Informatie, Informatiemanagement, Verandering, Vernieuwing, Voorziening

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Bruno Celak op 2 Februari 2011 op 13.12: Ik ben ook van mening dat DIV zoals die nu bestaat in de toekomst zal veranderen en een andere naam krijgen. Naamsveranderingen vonden in het verleden ook al plaats: 4 keer. Een naams- verandering vindt altijd plaats wanneer er zich een ontwikkeling voordoet die van invloed is op de cultuur binnen het vakgebied. Zo had je in de jaren 20 de afdeling registratuur die zich bezighield met het inschrijven en uitschrijven van post in een geschriftenboekje. De 1e cultuur omslag vond plaats in de jaren 50 door de invoering van het registratuurstelsel. Onze huidige basisarchiefcode. Naar aanleiding van deze cultuuromslag veranderde ook de naam van registratuur in Interne zaken. De 2e cultuuromslag vond plaats in de jaren 70 door de intrede van het fiche- doorschrijfsysteem. Interne zaken werd toen Facilitaire Zaken(post- en archiefzaken). De 3e cultuuromslag vond plaats in de jaren 90 door de automatisering. De naam veranderde toen van Facilitaire Zaken(post- en archiefzaken) in Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en nu 20 jaar later staat een 4e cultuuromslag te aankomen oorzaak: digitalisering en netwerken. Informatieobjecten over een zaak kunnen nu ook elders in applicaties staan. De taak c.q. werkzaamheden van de DIV in de 4^e cultuuromslag zal gaan veranderen. Inherent aan de verandering zal ook de naam van DIV gaan veranderen in Informatiemanagement/ Recordmanagement. Ook ben ik van mening dat DIV niet

meer autonoom zal staan maar zal worden geïntegreerd met diensten die raakvlakken hebben op het gebied van informatievoorziening en het faciliteren van informatievoorziening applicaties. Er zal meer met ICT en GEO samengewerkt moeten worden. Deze mix van samenvoegen heeft mij ertoe gebracht een naam te bedenken die mij geschikt lijkt voor de nieuwe benaming DIV te weten IMAGE dat staat voor de samenvoeging van de diensten Informatie Management, Automatisering en Geo-informatie.

Reactie van Jelger Postma op 31 Januari 2011 op 8.47: @ Marco: Ben het met je commentaar eens. Ik heb ook nergens gezegd dat DIV'ers één op één moeten verhuizen naar de nieuwe functie. Een nieuwe functie vraagt geheel andere competenties die de meesten niet zullen bezitten. De knip in DIV is een mooie verwoording.

Je merkt terecht op dat het geen onbekende ontwikkeling is. Desondanks kom je veel pogingen tegen om deze ontwikkeling binnen de DIV te duwen door allerlei nieuwe termen te gaan gebruiken. De knip waar je over spreekt wordt daarmee tegen gehouden.

@Yvonne: De crux is volgens mij juist dat er voor Informatiemanagers die de stap uit de DIV wereld maken de functie op zich moeten nemen om de informatiecomponent binnen ICT beheer te gaan beheren. Daarmee kunnen zij de koppeling vervullen tussen ICT en Business/Informatie.

Reactie van Marco Klerks op 30 Januari 2011 op 14.36: Deze boodschap is al diverse malen verkondigd, onder meer in de vakbladen. Ook hier op BREED zullen er maar weinig mensen die deze verschuiving nog niet opgemerkt hebben. Toch?

Ik denk wel dat het onjuist is om de oude DIV volledig als de nieuwe IM te zien. Van de DIV'ers die nu vooral uitvoerende taken hebben, zijn er slechts enkelen die de adviserende taken kunnen gaan oppakken. Het zijn, verwacht ik, de DIV'ers die al enige adviserende taken hebben en de uitvoerende DIV'ers met een (nog op te merken) talent die naar IM kunnen. Het merendeel zie ik echter naar een KCC of naar administratieve functies verschuiven.

Ik voorzie een knip in DIV, waarbij de beide helften (van ongelijke grootte) een eigen leven zullen gaan leiden of vast zullen groeien aan andere organisatie-onderdelen.

Reactie van Yvonne Welings op 29 Januari 2011 op 17.12: @Jelger, Goede oproep, al denk ik wel dat de liefde van twee kanten moet komen, de ICT boys en girls moeten zich ook op het gebied van informatie begeven en ook meer luisteren/ begrijpen en de DIV meer op het gebied van de ICT.