BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Meisjes in diverse formaten...

Gistermiddag hebben het Regionaal Archief Tilburg (RAT) en het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in een broeierig Tilburg een gezamenlijk overleg georganiseerd voor de DIV-ers/IM-gers van de aangesloten gemeenten, waterschappen en ZBO’s. Sprekers hierbij waren resp. Henk Smulders en Koen Bakker van het Haags Gemeentearchief en Leon van Oosterom, directeur van Elveo Imaging.

Inleiding
Gabrielle Haanen, gemeentesecretaris van Tilburg, gaf het startschot voor de middag met een welkomstwoord waarin uitgebreid werd stilgestaan bij de veranderende rol van de informatievoorziening. Hierbij werd onder meer gerefereerd aan de noodzaak om de organisatie rondom informatie op een goede wijze vorm te geven c.q. in te richten.
Daarnaast wees Gabrielle op het belang en de status zoals die aan verschillende soorten informatie(kanalen) moet worden toegekend. Hierbij werd als voorbeeld een Sms-bericht aangehaald, wat binnen een specifieke context zondermeer als waardevolle informatie kan worden aangemerkt. Dit om aan te duiden dat informatie niet langer sec gekoppeld is aan documenten, maar veel meer aan het belang (waarde) hiervan binnen specifieke kernprocessen.

Meisjes
Vervolgens was het de beurt aan Henk Smulders en Koen Bakker om uit te leggen op welke wijze informatiearchitectuur een rol speelt bij de inrichting van de informatievoorziening. Onder de veelbelovende titel De Meisjes wisten zij op lichtvoetige wijze Nora (landelijk) en haar dochters Marij (voor het Rijk), Gemma (voor gemeenten), Petra (voor provincies) en Wilma (voor waterschappen) aan te prijzen.
Doelstelling van deze dames is om informatie te structureren en vindbaar te maken. Belangrijk hierbij is het herkennen van het belang van informatie: waardering dus. En meer nog wat we precies hieronder (= informatie) moeten verstaan. In feite raak je hiermee aan de grenzen van het DIV-domein, wat blijkbaar dus verder reikt dan uitsluitend het beheer van documenten...
Gedurende de presentatie werd duidelijk dat informatiearchitectuur in essentie niet gaat om technologische maar om organisatorische oplossingen. Hierbij werd het begrip ‘cultuur’ naar voren gebracht: het werken volgens architectuurprincipes vereist een cultuuromslag in de hele organisatie.

Van hieruit werd koers gezet richting het e-depot, waarbij de ontwikkeling werd geschetst van de DIV-er die zich steeds meer verplaatst naar de dynamische fase van informatie: daar waar informatie wordt ontvangen c.q. gecreëerd en waar tevens de belangrijkste metadata hieraan worden toegekend. Metadata die voor een belangrijk deel de koers van het document binnen een specifiek proces bepalen en verderop de basis vormen voor opname (ingest) in het e-depot: verrijking van informatie. De semi-statische archieffase verdwijnt in deze visie.

Toen werd ons – DIV-ers – een spiegel voorgehouden, nadat eerst een bundel stereotypen – hoe herkenbaar - de revue waren gepasseerd. Hoe kijkt de DIV-er naar zichzelf en hoe kijken anderen naar de DIV-er. Los van de resultaten van dit zelfonderzoek, werd duidelijk dat de moderne DIV-er veel nieuwe competenties dient te bezitten of zich althans eigen moet maken om een ontwikkeling in gang te kunnen zetten van DIV 0.0 via DIV 1.0 naar DIV 2.0.

Tijdens de presentatie was een levendige interactie met het publiek zichtbaar, wat duidelijk aangeeft hoe actueel de discussie over deze onderwerpen is en leeft onder DIV-ers. Hierbij werd opgemerkt dat het bewustzijn van de veranderende rol van de informatievoorziening vooral ook op bestuurlijk niveau draagvlak zal moeten krijgen. En dit sluit mooi aan op de constatering zoals ook Gabrielle Haanen die naar voren heeft gebracht over de noodzaak om de organisatie rondom informatie op een goede wijze vorm te geven.

Presentatie De Meisjes

View more presentations from Henk Smulders.

...in diverse formaten
Na een korte pauze betrad Leon van Oosterom het podium met een boeiende presentatie over de praktijk van het scannen en de opslag in PDF/A. Hier volgt een selectie uit zijn betoog, waarbij tevens wordt verwezen naar de sheets.

Eerst werd stilgestaan bij de ontwikkeling zoals die heeft plaatsgevonden met betrekking tot de richtlijnen in verband met scanning (en substitutie). Hierbij is een duidelijk verschil aan te wijzen tussen enerzijds de opvattingen hierover bij het Rijk en anderzijds de overige overheden voor wat betreft het bepalen van de parameters ten behoeve van scanning. Het Rijk geeft hiervoor absolute waarden, terwijl de overige overheden – die zich richten op de provinciale beleidsregels – enkel gebruik maken van de zogn. kwaliteitsindex.
Vervolgens was er uiteraard aandacht voor de uitgangspunten zoals die in de nieuwe (concept) archiefregeling staan opgenomen en waarbij met name de ruime interpretatie van het begrip ‘conversie’ een Aha-Erlebnis teweegbracht in de zaal. En dat betrof met name de vraag of bij scanning sprake is van substitutie of van conversie. Het antwoord hierop is bepalend voor de vraag of al dan niet een machtiging is vereist van Gedeputeerde Staten (voor zover het permanent te bewaren archiefdocumenten betreft). Deze vraag zal ook nog als afzonderlijke discussie hier op BREED worden geplaatst. Een ander belangrijk punt in de nieuwe regeling is dat niet langer wordt voorgeschreven in welke resolutie moet worden gescand, en verder dat compressie is toegestaan zolang geen sprake is van informatieverlies. Dit laatste met name heeft belangrijke positieve gevolgen voor wat betreft de bestandsgrootte, en daarmee voor het totaal aantal terabytes wat uiteindelijk beheerd zal moeten worden. In die zin biedt de concept regeling dus goede uitgangspunten die digitaal werken - en de integratie hierin van de digitale informatiehuishouding - beter faciliteren.

Leon pleit ervoor om, gelet op de veelheid aan brondocumenten, te kiezen voor een eenduidige archiveringsstrategie, en voor zover dat digitaal is hierbij te kiezen voor een open- en standaardformaat. Hierbij wordt benadrukt dat Office-formaten géén archiveringsformaten zijn, hierbij tevens verwijzend naar ODF (Open Document Format). Verderop in zijn betoog gaat Leon nog in op de specifieke verschillen tussen PDF en PDF/A waarbij een keuze kan worden gemaakt tussen PDF/A 1a en -1b. Daarnaast werd stilgestaan bij de ontwikkelingen met betrekking tot PDF versie 8. In dit kader wordt ook verwezen naar de sheets hieronder.

Algemene conclusie mag zijn dat het lastig is om in het woud aan bestandsformaten een juiste (archivering)strategie te ontwikkelen voor zowel de creatie van documenten als de duurzame opslag hiervan. Dat neemt niet dat de beschikbare formaten en de afspraken over het gebruik hiervan steeds meer in lijn met elkaar komen en in het verlengde daarvan, de mogelijkheden in verband met het creëren van digitale duurzaamheid sterk vergroten.

Presentatie Regionaal DIV overleg Tilburg

View more presentations from Leon van Oosterom.

Slot
Dit was de eerste keer dat een gezamenlijk overleg met DIV-medewerkers werd georganiseerd door twee archiefinstellingen. Dit gaf veel interactie en lijkt wat de organisatoren Paul Huismans, Ton de Looijer en Yvonne Welings betreft voor herhaling vatbaar.

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Leon van Oosterom op 4 November 2009 op 22.25: Beste Berry,
Dank voor je reactie, altijd goed om te horen.
Ik ben zelf niet bekend met enige betrouwbare 'free' PDF/A validators.

Ik kan wel de validator van Apago aanbevelen, zie http://www.apagoinc.com/prod_home.php?prod_id=29 en natuurlijk de Preflight optie in Acrobat van Adobe zelf.
De validator van Apago (PDF appraiser) kan zowel als standalone versie gekocht worden voor een relatief bescheiden bedrag als een wat duurdere server variant waarmee organisatiebreed goed gewerkt kan worden.

Het spijt me dat ik geen gratis variant kan aanbevelen. succes

Reactie van Berry B. op 4 November 2009 op 16.10: Waarde Leon. Ondanks dat het al weer een aantal weken geleden is: mijn complimenten voor jouw betoog tijdens het Regionaal DIV overleg in Tilburg. Jouw presentatie was zeer verhelderend en je plaatste een aantal rake opmerkingen die mij in ieder geval tot denken aanzetten. Nog een vraag aan jou als ervaringsdeskundige op het gebied van PDF/A: kun jij ons leken een aantal PDF/A-validators, checkers of analyzers aanbevelen? Bijvoorkeur die lokaal gebruikt kunnen worden c.q. gratis zijn. Uiteraard heb ik zelf gegoogled, maar het vervelende is dat je al snel de bomen door het bos niet meer ziet. En veel wat zgn. gratis is, blijkt dat in praktijk niet te zijn.

Reactie van Leon van Oosterom op 23 Oktober 2009 op 10.30: @Henri. Het verschil tussen PDF/A-1a en PDF/A-1b is dat 1a bedoeld is voor "digital born" documenten waarbij ook de structuur van het document bewaard kan blijven. PDF/A-1b is bedoeld voor documenten waarbij die structuur niet kan worden vastgesteld bijvoorbeeld omdat een document gescand is. Eenvoudig gezegd is dat 1-b is ontwikkeld om in ieder geval minimaal te kunnen voldoen aan het behouden en verzekeren van de visuele integriteit van elektronische documenten.

De PDF 8 (afkomstig van Acrobat 1.7) is de eerste algemene versie PDF die ook door de ISO is geaccepteerd als een open en standaard formaat. Alle rechten zijn vanaf die versie net zoals van PDF/A door Adobe overgedragen aan de ISO organisatie.

De PDF/A-2 waarover werd gesproken is de nog te verwachten toekomstige ontwikkeling van PDF/A. die versie zal gebaseerd zijn op de PDF 1.6 . Overwogen wordt om met ingang van die versie onder andere de volgende onderdelen toe te voegen:
• JPEG 2000 beeldcompressie
• Meer geavanceerde ondersteuning voor digitale handtekeningen
• OpenType fonts
• 3D-informatie
• Audio/video-inhoud
• Consistentie met PDF/X (standaard voor drukwerk), PDF/E (standaard voor CAD-documenten) en PDF/UA (standaard voor toegankelijkheid voor visueel gehandicapten).

Reactie van Henri Achterkamp op 23 Oktober 2009 op 9.39: Heb deze bijdrage (incl. 1e reacties) in 1 adem uitgelezen. Ook de ge-embedde (dat is volgens mij niet goed Nederlands) presentaties geven voldoende informatie om over na te denken. En ja, dan ga je denken en......dan komen er toch wat bespiegelingen en vragen.

Wat Leon aangeeft lijkt me in de praktijk ook een realiseerbare oplossing.
Het lijkt mij dat je OpenSource (en/of Open Standaarden) gewoon hun gang kunt laten gaan in de actieve fase. Als zaken eenmaal digitaal zijn afgehandeld kan er een "digitaal stempel" op; dat is wat mij betreft de omzetting van ODF naar PDF/A (of A/1a en/of A/1b). Daarmee sla je wat mij betreft ook de semi-statische fase over, want die heb je niet meer nodig. Daarbij komt dan dat de digitale zaken meteen klaar zijn voor overdracht ; dat scheelt volgens mij ook een hoop werk.

Overigens is het mij nog steeds onduidelijk waarom een dergelijke nuancering (A/1a of A/1b) is aangebracht? Heb in de presentatie van Leon verder gezien dat er ook een versie A/2 is?
En er blijkt nu ook PDF versie 8 (of 1.7?) te zijn. Maar er is ook een PDF-viewer versie 9. Hoe zit dat dan? En zitten in PDF versie 8 de twee eerder genoemde varianten verwerkt?

Kortom, ik had bij de bijeenkomst moeten zijn. En dat zullen wellicht meer BREED-lezers denken.
Maar ja, je kunt je zelf niet opdelen. Handig die reactiemogelijkheid waardoor interactie met inhoudelijke specialisten mogelijk is.

Reactie van Leon van Oosterom op 22 Oktober 2009 op 16.43: Het ODF als basisuitwisselingsformaat gebruiken is een uitstekende keuze zolang documenten zich in de actieve fase bevinden. Daarna blijft het een feit dat fonts, regeleinden, exacte plaatsing van afbeeldingen e.d. niet in het bestand zijn vastgelegd en dus de exacte representatie niet gegarandeerd kan worden hetgeen wel het geval is met PDF. Mijn aanbeveling, zoals ook in mijn presentatie is verteld, blijft dan ook onverminderd van kracht om het definitieve document te "bevriezen" en te archiveren als PDf document (PDF/A of PDF versie 8).

Uiteraard zal het ODF formaat op de lijst met open standaarden van de overheid geplaatst worden. Die lijst wil echter alleen zeggen dat overheidsinstanties verplicht zijn om bijvoorbeeld het ODF formaat te accepteren bij informatieoverdracht. Die lijst wil echter niet zeggen dat het dus verplicht is om vervolgens ook in ODF te archiveren.

Als de stelling dus van kracht blijft dat van een te archiveren document zowel de inhoud, vorm en structuur dient te worden gepreserveerd dan lijkt me dit vooralsnog eenvoudiger te realiseren met behulp van het PDF/A of het PDF versie 8 formaat. Immers door de data te dwingen in het PDF formaat, liggen inhoud, vorm en structuur van een document in het document zelf vast vanaf het moment van creatie.

Waar we met elkaar voor moeten oppassen is dat er een oeverloze discussie ontstaat tussen ODF en PDF adapten. Ieder formaat heeft zijn eigen toepassing en zal zeker gebruikt blijven worden. Laten we ons echter wel realiseren dat het PDF formaat bij het ontwikkelen specifiek als doel had om een generiek archiveringsformaaat te realiseren. Bovendien zijn de PDF viewers op nagenoeg alle systemen over de gehele wereld geïnstalleerd hetgeen je bepaald niet kunt zeggen van Open office.

Reactie van Ton de Looijer op 22 Oktober 2009 op 15.33: ODF-aanpak overheid moet opgeschaald worden. In het kader van de bijeenkomst gisteren is recent op Digitaal Bestuur een posting geplaatst waarin door de OpenDoc Society een pragmatische aanpak wordt bepleit om net als de Belgische federale overheid, ODF en PDF verplicht te stellen als basisuitwisselingsformaat voor documentuitwisseling tussen alle Nederlandse overheden. Goed om even mee te nemen. Ben benieuwd naar de mening van kenners hierover.