Met ingang van 1 januari 2013 mogen overheden zelf beslissen of ze originele archiefstukken willen vervangen door digitale reproducties. Dit moet echter wel binnen de kaders van de Archiefregeling. In de praktijk blijkt deze materie niet altijd even gemakkelijk. Daarom heeft een werkgroep van deskundigen vanuit programma Archief 2020 de zogeheten …

Doorgaan

Op vrijdag 7 februari was ik een van de sprekers op de Dag van de Ambtenaar in Lelystad.

Ik zie in de praktijk nogal wat mis gaan met keuzes rondom de inrichting van scan-oplossingen. Vaak wordt het 'even' meegenomen in een totaaloplossing voor een nieuw DMS of Zaaksysteem en blijkt de praktijk weerbarstiger dan iedereen had zien aankomen. In de voorbereiding op die dag en in de voorbereiding op de Workshop die ik beloofd had te zullen geven, was ik tevens in de gelegenheid…

Doorgaan

Polderen in de besluitvorming binnen de overheid laat zich nog het best vergelijken met het gediplomeerd zwemmen in het diepe met zwembandjes. Kan je nu zwemmen of niet?

In voorjaar 2007 publiceren vertegenwoordigers van de rijks- en gemeentelijke overheid hun visie op de dienstverlening aan de burgers onder de titel Gemeenten heeft Antwoord©. Inmiddels is nagenoeg iedere overheidsorganisatie bezig met de…

Doorgaan

Nu loop ik toch al een tijdje mee in de wereld van vervanging (substitutie). Sterker nog, ik begeleid een behoorlijk aantal organisaties daar naartoe. Toch werd ik vanmorgen getriggerd, misschien beter gezegd verrast, door een uitspraak die mij al de gehele dag bezig houdt. Daarom ben ik benieuwd naar de reacties op de volgende twee casussen. Hierbij uitgaande van het gegeven dat men beschikt over een machtiging substitutie en/of vervangingsbesluit.

 

Casus 1:

Stel, ik…

Doorgaan

Digitalisering van documenten verandert soms de juridische bewijskracht. Hoe zit dat precies en wat kun je doen om "goed te zitten" bij de rechter?

 

Archiveren moet

U bent wettelijk verplicht om een administratie bij te houden waaruit te allen tijde uw rechten en plichten blijken. U wilt dat zelf ook doen, omdat u bij een geschil wilt kunnen aantonen dat u juist hebt gehandeld. In de regel moet u stukken 7 jaar bewaren (voor bedrijven). Voor de overheid gelden…

Doorgaan

U bent verantwoordelijk voor het archief en houdt twee archieven bij: een papieren archief en een digitaal archief. Vaak staat er ook nog dezelfde informatie in ook! Niet handig, wel duur. U kunt uw budget wel beter gebruiken...

 

U hebt een machtiging nodig

Het liefst zou u archiefstukken alleen nog digitaal willen…

Doorgaan

Het Waterschap Brabantse Delta organiseerde op dinsdag 24 mei een studiemiddag rondom het genoemde thema. De plaats van de bijeenkomst is werkelijk betoverd mooi, de kapel bij het Huis van Bouvigne in Breda. De organisatie had veel vragen van derden gehad over hoe zij nou het project Delta Digitaal deel  1 in de praktijk hadden vorm gegeven.  Het was one chance in a lifetime om er kennis van te nemen, na deze middag wil het…

Doorgaan

Ik ben momenteel bezig met o.m. het onderwerp scankwaliteit en uiteraard kwam daarbij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant om de hoek kijken. Wat ik mij niet eerder gerealiseerd heb, is dat er nauwelijks harde kwaliteitseisen aan de scans worden gesteld. Veel verder dan een…

Doorgaan

Artikel Archievenblad Februari 2010 - Tekst.pdf

In het laatst verschenen Archievenblad werd wederom een interessante bijdrage geleverd door Guido Dorssers, in het dagelijks leven auditor bij het RHC Eindhoven en Johan Kerver, directeur van The result Builders te Eindhoven. Eerder schreef hij over…

Doorgaan

In het Archievenblad van oktober 2009 hebben Guido Dorssers en Johan Kerver een zeer leeszaam artikel geschreven met de titel De Kleurrijk versus grijswaarden. Op zoek naar een compromis voor comprimeren.
Artikel Archievenblad Oktober 2009 - Tekst.pdf.

Guido Dorssers heeft het artikel ter beschikking gesteld voor publicatie op deze community.

Veel organisaties gaan in komende tijd over naar zaakgericht werken. Het digitaal inrichten van een compleet documentproces is daarbij een voorwaarde. Als gevolg daarvan wordt het archiveringsvraagstuk automatisch betrokken bij het vaststellen van alle betrokken ketens in het proces en je ziet dat in bijna alle gevallen wordt besloten om het papieren document vooraan in het proces te laten vervangen (substitutie) door een digitaal document. Hoe staat het dan met het onderwerp beheer en… Doorgaan

Donderdag 15 oktober a.s. houeden wij onze jaarlijkse Relatiedag. De dag staat in het teken van kostenbesparingen in de huidige economische crisis.



Wij hebben een tweetal sprekers van commerciële bedrijven uitgenodigd die op hun beurt geïnvesteerd hebben in een stuk kostenbesparing.



Dhr Ludy van Dijk zal namens AEGON vertellen wat het voor AEGON betekend heeft om te investeren in een samenwerking met Allbidigit. Namens TenneT (energienetwerkbeheer) zal… Doorgaan

Door: Leon van Oosterom cdia+



In januari 2008 is onder nummer WJZ/2008/452 (8218) een nieuwe beleidsregel van kracht geworden ten aanzien van digitale substitutie van originele documenten. Deze beleidsregel omschrijft ondermeer waaraan de digitale documenten moeten voldoen.



Als resultaat daarvan zien wij de trend dat, wanneer wordt overgegaan op het digitaal vastleggen van papieren documenten, wordt voorgeschreven dat documenten in kleur ongecomprimeerd dienen te worden… Doorgaan

Provincie Friesland verruimt mogelijkheden digitale archivering voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie

persbericht provincie Friesland, dinsdag 27 januari 2009

Gemeenten, it Wetterskip en de Regiopolitie kunnen vanaf nu hun actuele administratieve documenten voortaan op één manier bewaren, namelijk digitaal. Het college van gedeputeerde staten heeft op grond van zijn wettelijke archieftaak de provinciale beleidsregel ‘vervanging archiefbescheiden voor gemeenten, waterschappen… Doorgaan