De teksten van Marius Jansen - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T14:04:24ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806http://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/3143306483?profile=RESIZE_48X48&width=48&height=48&crop=1%3A1http://www.breednetwerk.nl/profiles/blog/feed?user=1cmafc6t9wguy&xn_auth=noReikwijdte Selectielijsten en toepassingsvraagstukkentag:www.breednetwerk.nl,2020-12-04:2537796:BlogPost:1979082020-12-04T11:00:00.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p>Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van toepassing is op de periode tussen de voorgaande en opvolgende selectielijst. Met uitzondering van 2012, daar is vastgesteld dat deze over dezelfde periode van toepassing blijft als die van 2005 (1996-2016). Dit betekent in de praktijk dat de volgende selectielijsten van toepassing zijn op archiefbescheiden gevormd/afgesloten tussen:</p>
<ol>
<li>1850 tot 1-jan-1996 -> vernietigingslijst…</li>
</ol>
<p>Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van toepassing is op de periode tussen de voorgaande en opvolgende selectielijst. Met uitzondering van 2012, daar is vastgesteld dat deze over dezelfde periode van toepassing blijft als die van 2005 (1996-2016). Dit betekent in de praktijk dat de volgende selectielijsten van toepassing zijn op archiefbescheiden gevormd/afgesloten tussen:</p>
<ol>
<li>1850 tot 1-jan-1996 -> vernietigingslijst 1983</li>
<li>1-jan-1996 en 31-dec-2016 -> selectielijst 2005/2012 (herziening en vervangt 2005),</li>
<li>1-jan-2017 en 31-dec-2019 -> selectielijst 2017,</li>
<li>1-jan-2020 -heden -> selectielijst 2020.</li>
</ol>
<p>Naarmate de bewaartermijnen op basis van selectielijsten 2012, 2017 en 2020 elkaar gaan overlappen loop je tegen een aantal onwenselijke dilemma’s aan waarbij de vraag rijst of de toepassing van die reikwijdte in de huidige vorm nog wel houdbaar is. Hoe rigide je die moet/kan en misschien zelfs mag toepassen. Natuurlijk is de regel in de meeste gevallen wel toepasbaar, maar voorlopig zullen we nog met deze overlappingen te maken krijgen en denk dat er behoefte is aan meer generieke richtlijnen hoe hier mee om te gaan, toe te passen, en eventueel op te nemen in de Handreiking gebruik selectielijst.</p>
<p></p>
<p>Bij vaststelling van de selectielijst 2005, 2012 en 2017 is dit besluit ten aanzien van selectielijst 2012 (1996-2016) logisch te verklaren. Je kan overheidsorganisaties immers geen onrechtmatige vernietiging verwijten wanneer in deze periode de geldende termijnen zijn toegepast voordat de opvolgende selectielijst was vastgesteld. Dan kan je niet stellen dat deze met terugwerkende kracht van toepassing is op deze inmiddels rechtmatig vernietigde archiefbescheiden. Tot zover logisch. Maar ook in de periode voor 2017 is er geanticipeerd op tussentijdse wetgeving en voortschrijdend inzicht, en zijn termijnen in afwijking van de geldende lijst 2012 toegepast en later meegenomen in selectielijst 2017.</p>
<p></p>
<p>Maar wat te doen met zaken waarvan de termijn uit de voorgaande selectielijst nog niet is verstreken, of nog niet zijn vernietigd, en de opvolgende lijsten 2017 en 2020 een afwijkend bewaartermijn hanteert door nieuwe/gewijzigde wetgeving en voortschrijdend inzicht? Daarbij is natuurlijk van belang wat de herkomst van dat termijn is (risicoanalyse, systeemanalyse, wet- en regelgeving).</p>
<p></p>
<p>Wanneer op basis van risicoanalyse een afwijkend termijn wordt vastgesteld, waarom zou dit dan geen bedrijfsrisico voor eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017 zijn waarvan de termijn op basis van lijst 2012 nog niet is verstreken, maar op basis van lijst 2017 al eerder vernietigd moet worden, of juiste langer bewaard? Dan kan je een situatie krijgen dat eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017, korter/langer wordt bewaard dan volgens de lijst van 2017. En wat als termijnen op basis van wet- en regelgeving die in 2017 zijn meegenomen, maar al van toepassing waren vóór 2017? Of door voortschrijdend inzicht het risico anders moet worden ingeschat? Wat heeft hier dan voorrang? De selectielijst, de wetgeving/voortschrijdend inzicht? Nieuwe wet- en regelgeving was zelfs een belangrijke aanleiding voor herziening en vaststelling van selectielijst 2020. In dat geval weer dezelfde situatie t.o.v. lijst 2017. Dat doet mij denken aan die Belg met zwemdiploma’s die bijna verdronk omdat hij dacht dat die in Nederland niet geldig waren.</p>
<p></p>
<p>Daar komt nog de dwingende factor van de AVG bij. Die stelt dat de verwerking en bewaren van persoonsgegevens niet langer is toegestaan zijn dan de doelbinding. De AVG verwijst daarbij naar de termijnen in de selectielijst. Met name de selectielijst 2020 heeft dit aspect nadrukkelijk meegenomen. Wanneer in 2020 wordt vastgesteld dat mede op basis van de AVG een termijn wordt vastgesteld dat afwijkt van de termijn in 2017 en vooral 2012, is daarmee dan ook niet de termijn voor legitieme doelbinding vastgesteld? Is dan het langer bewaren, enkel en alleen op basis van de termijn uit de voorgaanden selectielijst, nog wel legitiem? Let wel, het is niet uitgesloten dat het in de praktijk kan voorkomen dat dit betrekking heeft op dezelfde persoon waarvan dezelfde zaken/resultaten liepen/lopen waarop beide selectielijsten van toepassing kunnen zijn. Wat heef hier dan voorrang, de AVG, of die voorgaande selectielijst? Kan hier ook geen rechtsongelijkheid tussen burgers ontstaan?</p>
<p> </p>
<p>Wat zijn de ervaringen bij andere gemeenten en intergemeentelijke organisaties, archiefinspecteurs en toezichthouders? Zelf probeer ik zo goed mogelijk de balans te zoeken tussen betreffende selectielijsten, voortschrijdend inzicht en gezond verstand. Maar mij lijkt dat hier eenduidigheid moet komen zodat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Niet dat ik de illusie heb dat we dit voor 100 % zullen halen. Maar dat mag geen reden zijn om naar meer helderheid en eenduidigheid te streven, en subjectiviteit zo veel mogelijk uit te sluiten. Het domweg stellen dat de geldende selectielijst kost wat het kost ten alle tijden moet worden toegepast lijkt mij niet langer houdbaar. </p>
<p> </p>Geactualiseerde Handreiking Archief KPI’s VNG en vernieuwde KPI E-formulieren beschikbaartag:www.breednetwerk.nl,2020-05-27:2537796:BlogPost:1528492020-05-27T07:55:59.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p>Op 18 mei heeft de VNG de geactualiseerde Handreiking Archief KPI’s vastgesteld. Daarop is het KPI E-formulier als uitvoeringstool gelijkgeschakeld, vernieuwd, vereenvoudigd en in vier versies op KIA in de <a href="https://kia.pleio.nl/groups/view/48594482/kennisplatform-toezicht/files/55814463">groep Kennisplatform Toezicht in menu Bestanden</a> beschikbaar gesteld.</p>
<p> </p>
<p>In overleg met de VNG is gekozen twee afzonderlijke E-formulieren. Voor niet overgebrachte (NO) en…</p>
<p>Op 18 mei heeft de VNG de geactualiseerde Handreiking Archief KPI’s vastgesteld. Daarop is het KPI E-formulier als uitvoeringstool gelijkgeschakeld, vernieuwd, vereenvoudigd en in vier versies op KIA in de <a href="https://kia.pleio.nl/groups/view/48594482/kennisplatform-toezicht/files/55814463">groep Kennisplatform Toezicht in menu Bestanden</a> beschikbaar gesteld.</p>
<p> </p>
<p>In overleg met de VNG is gekozen twee afzonderlijke E-formulieren. Voor niet overgebrachte (NO) en overgebrachte (O) archiefbescheiden. Om tegemoet te komen aan gebruiker kan gekozen worden voor de eenvoudige versie zonder deelvragen, en een uitvoerige versie met deelvragen.</p>
<p> </p>
<p>De E-formulieren zijn voorzien van sheets met diverse grafische resultaten en een concordans op KPI’s van de Handreiking en E-formulier van 2013. De extra functionaliteit van het oude E-formulier om enkele KPI onderdelen aan waarstaatjegemeente te leveren is vervallen omdat de Archiefwet hier geen themaonderdeel meer is.</p>
<p> </p>
<p>De geactualiseerde Handreiking Archief KPI's is beschikbaar <a href="https://vng.nl/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-kpis" target="_self">op de website van de VNG</a>, en in de VNG <a href="https://vng.nl/nieuws/nieuwe-ledenbrief-met-handvatten-uitvoering-archiefwet">ledenbrief van 19 mei</a> wordt er nader op ingegaan. Degenen die bij een gemeente of gemeenschappelijke regeling werken kunnen lid worden van het <a href="https://forum.vng.nl/do/login">besloten forum bij VNG Toezicht en archiefwet</a> om vragen te stellen.</p>
<p></p>
<p>Naast beschikbaarstelling op KIA zijn de E-formulieren uiteraard ook op Breed te downloaden.</p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/5384054263?profile=original" target="_blank" rel="noopener">E-formulier%20VNGarchiefKPIs%20NOmetdeelvragen%20versie%200.1%202020.xlsx</a> </p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/5384228474?profile=original" target="_blank" rel="noopener">E-formulier%20VNGarchiefKPIs%20NOzonderdeelvragen%20versie%200.1%202020.xlsx</a> </p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/5384254896?profile=original" target="_blank" rel="noopener">E-formulier%20VNGarchiefKPIs%20Ometdeelvragen%20versie%200.1%202020.xlsx</a> </p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/5384272475?profile=original" target="_blank" rel="noopener">E-formulier%20VNGarchiefKPIs%20Ozonderdeelvragen%20versie%200.1%202020.xlsx</a></p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/5384443892?profile=original" target="_blank" rel="noopener">Horizontale-verantwoording_20200430.pdf</a></p>
<p></p>Verbeterde KPI E-formulier versie 2017 beschikbaar op VNG en Brain sitetag:www.breednetwerk.nl,2017-01-16:2537796:BlogPost:1096702017-01-16T10:04:09.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p><font face="Calibri" size="3"> april 2016 heb ik bericht over de beschikbaarheid van een verbeterd KPI E-formulier. De voorgaande versie dateerde nog van 2014. Hoewel de functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid van de versie 2016 aanzienlijke beter zijn ontvangen, zijn dankzij de feedback van diverse gebruikers weer enkele bugs en foutjes er uitgehaald (het blijft mensenwerk). Daarnaast zijn in de versie 2017 de sheets vereenvoudigd waarin de percentages worden berekend t.b.v. de KPI…</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"> april 2016 heb ik bericht over de beschikbaarheid van een verbeterd KPI E-formulier. De voorgaande versie dateerde nog van 2014. Hoewel de functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid van de versie 2016 aanzienlijke beter zijn ontvangen, zijn dankzij de feedback van diverse gebruikers weer enkele bugs en foutjes er uitgehaald (het blijft mensenwerk). Daarnaast zijn in de versie 2017 de sheets vereenvoudigd waarin de percentages worden berekend t.b.v. de KPI indicatoren 2-3 en 5 en 7 van waarstaatjegemeente.nl.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">In de blog van 2016 ontbrak nog aanvullende informatie over hoe waarstaatjegemeente in te vullen en te raadplegen. Zie hiervoor de bijgevoegde PowerPointpresentatie.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">De belangrijkste punten zijn:</font></p>
<ul>
<li><p>De functionaliteit voor het <a href="http://www.waarstaatjegemeente.nl/content/cijfers"><font color="#0000FF">aanleveren van de gegevens</font></a> is alleen valide van maart t/m augustus</p>
</li>
<li><p>Het raadplegen van de rapportages betreft altijd de meest recente versie</p>
</li>
<li><p>De benchmarkomgeving behoudt en presenteert de gegevens van voorgaande jaren</p>
</li>
<li><p>De bench presentaties kunnen naar eigen voorkeur worden geselecteerd, vraag wat gewenning, maar worden nog doorontwikkeld</p>
</li>
<li><p>De benchmark en rapportgegevens zijn als volgt te benaderen.</p>
<p> </p>
<p><b>Rapport en Benchmarkweergave</b></p>
<p>Volg de onderstaande route</p>
<p><a href="http://www.waarstaatjegemeente.nl/dashboard/"><font color="#0000FF">Dashboard</font></a> -> Home -> Hoe staat uw gemeente er voor? -> Vergelijk, verbaas, verbeter!</p>
<p> -> database -> “klik hier”</p>
<p>Volg dan de onderstaande stappen</p>
<p> 1. Instrumenten</p>
<p> 2.Toezichtinformatie</p>
<p> 3.1. Dienstverlening</p>
<p> 3.1.3. Archiefwet</p>
<p> -Selecteren 10 indicatoren</p>
<p><b> </b><i>Diverse weergavemogelijkheden van database en grafieken</i></p>
<p> </p>
<p> 3.2. Rapporten</p>
<p> -Toezichtinformatie Archiefwet</p>
<p><b> </b> <i>Rapportweergave</i></p>
<p><i> (altijd meest recente versie)</i></p>
<p> </p>
</li>
</ul>
<p><font face="Calibri" size="3">Zie voor een toelichting van wat het E-formulier wel en vooral wat het niet is deze</font> <a href="http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/archief-kpi-e-formulier-versie-april-2016-beschikbaar?xg_source=activity"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">KPI blog</font></a><font face="Calibri" size="3">.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">De KPI E-formulier versie 2017 is te downloaden op de</font> <a href="https://vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-kpis"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">VNG</font></a> <font face="Calibri" size="3">en</font> <a href="http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=104"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">Brian</font></a> <font face="Calibri" size="3">site.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">Vragen en suggesties ter verbetering zijn van harte welkom.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"><a href="http://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/3149410361?profile=original" target="_self"><font face="Calibri" size="3">Route WSJG naar rapport en benchmark.docx</font></a><font face="Calibri" size="3">In</font></font></p>
<p></p>
<p><a href="http://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/3149410338?profile=original" target="_self"><font face="Calibri" size="3"><font face="Calibri" size="3">Presentatie WSJG 2016.pptx</font></font></a></p>
<p></p>
<p></p>Archief KPI E-formulier versie april 2016 beschikbaartag:www.breednetwerk.nl,2016-04-19:2537796:BlogPost:953982016-04-19T06:00:00.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p><font face="Calibri" size="3">Het heeft lang op zich laten wachten, maar eindelijk is het dan zover, de geactualiseerde versie van het E-formulier archief KPI is vanaf nu te downloaden op de websites van</font> <a href="http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=104"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">Brain</font></a> <font face="Calibri" size="3">en de …</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">Het heeft lang op zich laten wachten, maar eindelijk is het dan zover, de geactualiseerde versie van het E-formulier archief KPI is vanaf nu te downloaden op de websites van</font> <a href="http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=104"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">Brain</font></a> <font face="Calibri" size="3">en de </font><a href="https://vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-kpis"><font color="#0000FF" face="Calibri" size="3">VNG</font></a><font face="Calibri" size="3">. De versie van januari 2014 is vervangen door een geactualiseerde versie van april 2016.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><b><font face="Calibri" size="3">Waarom het op zich liet wachten</font></b></p>
<p><font face="Calibri" size="3">Zoals al eerde in mijn blog van oktober 2014 beschreven waren er wat problemen met waarstaatjegemeente (WSJG). Voornamelijk de uploadprocedure van het e-formulier wat problemen en kende het e-formulier enkele onvolkomenheden. Tevens was KING bezig de website van WSJG opnieuw in te richten, was de rapportweergave een tijd uit de lucht en was ook de uitvraag aan herziening toe. Daarnaast hebben in de loop van 2014 en 2015 veel gebruikers hun ervaringen, geconstateerde fouten en suggesties ter verbetering met ons gedeeld, en zijn deze voor zover mogelijk verwerkt in de nieuwe versie. Om versieverwarring te voorkomen is gekozen om de vervanging samen te laten vallen met het beschikbaar komen van de nieuwe website en uitvraag van KING. In maart zijn deze beschikbaar gekomen, dus ook het moment om de versie 2014 te vervangen door de versie 2016.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><b><font face="Calibri" size="3">Wat zijn de belangrijkste wijzigingen</font></b></p>
<ul>
<li><font face="Calibri" size="3">Gedeelde ervaringen en suggesties van gebruikers zijn voor zover mogelijk doorgevoerd.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Aangepaste kleurfunctionaliteiten maken directer zichtbaar of er sprak is van taakverwaarlozing (TVW) of risicoaandacht vraagt. TVW van toepassing op 43 KPI vragen indien niet aan eis kan worden voldaan.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Enkele hulpsheets zijn vervallen/verwijderd en vervangen door een sheet die beter en gebruiksvriendelijke aansluit op de uitvraag van WSJG.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De sheet “handleiding” is aangepast en zijn de functies en betekenis van de afzonderlijke (hulp)sheets uitvoeriger toegelicht. Het is aan te raden deze eerst te raadplegen.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Bij de sheet "Invulsheet-O" (overgebracht) zijn de indicatoren 1.1-1.6, 2.2.a/b, 3.2, 4.1-4.2 gegroepeerd verborgen omdat deze al in de sheet "Invulsheet-NO" (niet overgebracht) zijn afgedekt en niet in verschillende antwoorden kunnen resulteren (doublering).</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De hulpsheets ‘meterTB-NO’ en ‘meterTB-O’ zijn aangepast en voorzien van nieuwe titels respectievelijk:</font> <i><font face="Calibri" size="3">‘% opgenomen NO</font></i><font face="Calibri" size="3">’ en</font> <i><font face="Calibri" size="3">‘% beschreven overgebracht O</font></i><font face="Calibri" size="3">’. Belangrijkste aanpassing is de optie om aan te geven in welke eenheden de % zijn berekend (m1-GB-omvang zaken/dossiers). Feitelijk zeggen meters of GB’s niet zoveel het is meer een logistiek gevolg. De meest betrouwbare eenheid waarbij de vorm (analoog/digitaal) niet meer relevant is om het percentage vast te stellen is de omvang van het aantal processen/zaken/dossiers i.p.v. op basis van meters/GB-TB. De sheets zelf zijn voorzien van uitleg.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De sheet ‘Uitvraag WSJG’ is voorzien van een veld voor een algemene toelichting op de WSJG indicatoren die kan worden overgenomen in de uitvraag van WSJG. O.m. op welke eenheid de percentages zijn gebaseerd, meters/GB of omvang geregistreerde processen/zaken.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Het E-formulier wordt beveiligd beschikbaar gesteld om te voorkomen dat tijdens het invullen cellen die vaste waarden/formules bevatten niet per ongeluk worden gewijzigd/verminkt. Het wachtwoord om de beveiliging op te heffen is in de handleiding opgenomen.</font></li>
</ul>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><b><font face="Calibri" size="3">Wat is het E-formulier niet</font></b></p>
<ul>
<li><font face="Calibri" size="3">Het is niet bedoeld als uploadfunctie voor WSJG (vervallen) of alleen om WSJG te voeden, maar biedt als extra service wel een sheet die na invulling de resultaten voor de 10 WSJG indicatoren genereerd die kunnen worden overgenomen voor het invullen van de uitvraag voor WSJG (in de praktijk een kwestie van minuten waardoor uploadfunctie geen toegevoegde waarde meer heeft, en voorkomt daarmee ook het risico van uploadfouten).</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De resultaten zijn niet geschikt als KPI verslag voor het college voor de raad, maar vormen wel de basis hiervoor. Het kan eventueel naar keuze wel als bijlage, geheel of op onderdelen, in het verslag worden opgenomen.</font></li>
</ul>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><b><font face="Calibri" size="3">Wat is het e-formulier wel</font></b></p>
<ul>
<li><font face="Calibri" size="3">Een excelversie 1:1 van alle 94 KPI indicatoren van de VNG handreiking versie 2013. Een voor de gebruiker extra optie voor de praktische uitvoering van de KP Handreiking. De gebruiker blijft uiteraard vrij om de PDF-versie van de handreiking te gebruiken om alle antwoorden te verzamelen als basis voor het verslag.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Een instrument dat de gebruiker de mogelijkheid biedt om alle indicatoren met ja-deels-nee kan beantwoorden, met de mogelijkheid voor een korte toelichting op de antwoorden.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Vertaald de antwoorden van de 94 indicatoren naar resultaten in %, grafieken en maakt met kleurfuncties direct zichtbaar wanneer en in welke mate er sprake is van taakverwaarlozing (bij 43 KPI’s).</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De resultaten bieden de basis voor het op te stellen KPI verslag voor het College aan de raad.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Het kan eventueel naar keuze als bijlage, al dan niet op onderdelen, in het verslag worden opgenomen, of voor intern gebruik gedeeld/aangeboden.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Bij een volgende KPI cyclus kan het eerder ingevulde bestand weer als basis dienen en hoeven alleen die indicatoren worden aangepast waarvan de situatie is gewijzigd. Tijdsbesparing.</font></li>
</ul>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><b><font face="Calibri" size="3">Relatie en verschillen tussen de 10 KPI groepen VNG Handreikingen de 10 WSJG indicatoren</font></b></p>
<ul>
<li><font face="Calibri" size="3">De KPI handreiking kent 10 KPI hoofdgroepen die op zich niet met ja, deels of nee zijn te bevestigen. Dat kan alleen bij de feitelijke 94 indicatoren met mogelijkheid voor toelichting.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">De 10 WSJG indicatoren hebben géén 1:1 relatie met de 10 KPI groepen van de handreiking.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Deze indicatoren betreft slechts 10 kern KPI indicatoren van de 94 van de handreiking.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Niet alle KPI hoofdgroepen komen terug op WSJG.</font></li>
<li><font face="Calibri" size="3">Niet alle taakverwaarlozingscriteria komen in de WSJG indicatoren tot uitdrukking.</font></li>
</ul>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font></p>
<p><font face="Calibri" size="3"> </font><font face="Calibri" size="3">Alles blijft mensenwerken. Doen er zich zaken voordoen die aanleiding geven tot vragen of verbetersuggesties zijn deze van harte welkom, graag zelfs.</font></p>
<p><font face="Calibri" size="3">Succes!</font></p>Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nltag:www.breednetwerk.nl,2014-10-22:2537796:BlogPost:758442014-10-22T21:10:29.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p>Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nl</p>
<p><b>Wijziging van procedure van uploaden/aanleveren KPI gegevens.</b></p>
<p>Bij aanvang van het openstellen van de archief KPI op waarstaatjegemeenten.nl (wsjg.nl) kon men na het aanvragen van een inlogcode het KPI excelbestand direct uploaden en verzorgde KING voor conversie en plaatsing op wsjg.nl. De conversie naar wsjg.nl verliep soms om verschillende redenen moeizaam en tijdrovend. Tevens bleek ook dat het protocol van de aanlevering…</p>
<p>Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nl</p>
<p><b>Wijziging van procedure van uploaden/aanleveren KPI gegevens.</b></p>
<p>Bij aanvang van het openstellen van de archief KPI op waarstaatjegemeenten.nl (wsjg.nl) kon men na het aanvragen van een inlogcode het KPI excelbestand direct uploaden en verzorgde KING voor conversie en plaatsing op wsjg.nl. De conversie naar wsjg.nl verliep soms om verschillende redenen moeizaam en tijdrovend. Tevens bleek ook dat het protocol van de aanlevering van de gegevens vaak onvoldoende formeel was geborgd.</p>
<p>Het huidig protocol is als volgt.</p>
<ul>
<li>Aanvragen van inlogcode op de website van <a href="http://www.waarstaatjegemeente.nl/user/register" target="_blank">wsjg.nl</a>;</li>
<li>na ontvangst code inloggen, archieftoezicht selecteren en de KPI gegevens invullen. Deze gegevens kunnen worden overgenomen uit de het KPI excelbestand, en moeten worden ingevuld door een vakspecialist, bijvoorbeeld hoofd DIV of daarvoor aangewezen vakspecialist en na controle site afsluiten;</li>
<li>na afsluiting site genereert KING op basis van de ingevulde gegevens automatisch een generiek rapport. Dit rapport is na die na <u>+</u> 2-3 dagen zichtbaar voor betreffende gemeente binnen hun eigen inlogomgeving.</li>
<li>alle gegevens zijn nu gereed voor controle en definitieve accordering door de interne toezichtcoördinator;</li>
<li>na controle en akkoord kan toezichtcoördinator met de daarvoor bestemde akkoordbutton de formele goedkeuring geven;</li>
<li>deze formele accordering is voor KING het signaal om de gegevens op waarstaatjegemeente.nl te plaatsen.</li>
</ul>
<p> </p>
<p><b>Doorontwikkeling KPI en wsjg.nl</b></p>
<p>De KPI excelversie zoals die vanaf januari 2014 van de VNG site is te downloaden bevat nog onvolkomenheden die worden gemuteerd. Deze verbeterde versie kan vanaf januari 2015 worden gedownload. Om versieverwarring is er voor gekozen om niet telkens tussentijdse versies te vervangen. Daarnaast heeft Het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op wsjg.nl worden weergegeven niet toereikend voor de verticale toezichthouder (provincie). </p>
<p>Inmiddels zijn de VNG, KING en LOPAI in overleg om te kijken op welke manier de indicatoren voor dit doel kunnen worden verbeterd.</p>
<p> </p>
<p><b>Beoogde situatie vanaf januari 2015</b></p>
<ul>
<li>De zoekstructuur van wsjg.nl zal worden verbeterd zodat het navigeren naar de afzonderlijke toezichtdomeinen waaronder de Archiefwet wordt vereenvoudigd.</li>
<li>Afhankelijk van de resultaten van het overleg tussen VNG, KING en Lopai zullen de KPI indicatoren voor wsjg.nl wellicht enige aanvullingen of andere wijzigingen ondergaan.</li>
<li>Het huidige te downloaden KPI excelbestand zal worden vervangen door een geactualiseerde versie. Deze versie zal worden voorzien van een sheet die de resultaten 1:1 weergeeft zodat deze eenvoudig en snel zijn in te voeren op wsjg.nl, ongeacht in welke vorm deze worden opgevraagd (huidige of app).</li>
</ul>
<p> </p>
<p>Zie voor de huidige presentatie op wsjg.nl de volgende links:</p>
<p>- Selecteer een gemeente en vervolgens het toezichtdomein voor de <a href="http://www.waarstaatjegemeente.nl/instrumenten/toezichtinformatie" target="_blank">rapportageweergave</a>.</p>
<p>- Selecteer: Instrumenten -> Toezichtinformatie -> Dienstverlening -> Archiefwet voor de <a href="https://wsjg.databank.nl/quickstep/(S(0mfzwtgutayhdlygfm5qivxd))/QsBasic.aspx?sel_guid=a87484e7-e51b-4a6f-964a-8d48528b8b5f" target="_blank">benchmarkweergave</a>. </p>Kwaliteitsmodel archiefinspectie, met tools en instrumenten nu voor iedereen beschikbaartag:www.breednetwerk.nl,2013-10-15:2537796:BlogPost:669052013-10-15T13:17:21.000ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Zeven oktober was het dan zover. Tijdens de themadag van de Sectie Inspectie van BRAIN is het kwaliteitsmodel Archiefinspectie gepresenteerd. Dit kwaliteitsmodel is een product van de BRAIN werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie, bestaande uit: Frans Smit, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Annemieke Adema, Jan Beens, Peter Diebels en Marius Jansen. De werkgroep stelt zich onder meer ten doel het verzamelen en…</span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Zeven oktober was het dan zover. Tijdens de themadag van de Sectie Inspectie van BRAIN is het kwaliteitsmodel Archiefinspectie gepresenteerd. Dit kwaliteitsmodel is een product van de BRAIN werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie, bestaande uit: Frans Smit, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Annemieke Adema, Jan Beens, Peter Diebels en Marius Jansen. De werkgroep stelt zich onder meer ten doel het verzamelen en (door)ontwikkelen van diverse inspectie-instrumenten ten behoeve van kennisdeling en professionalisering van de archiefinspectie (horizontaal toezicht).</span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Waar begin je dan? Natuurlijk bij het begin, hoe richt je een gedegen inspectieproces in. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een kwaliteitsmodel voor het inspectieproces. De werkgroep heeft veel werk verzet en is het resultaat mede dankzij de medewerking en inzet van BRAIN vanaf 7 oktober op de website van BRAIN beschikbaar. </span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Tijdens de presentatie heeft Frans Smit de resultaten op de website getoond en de aanwezige meegenomen door de afzonderlijke processtappen en de diverse tools en instrumenten. Het procesmodel is een handreiking en biedt handvaten voor de gemeentearchivaris/ archiefinspecteur om langs gedefinieerde processtappen de archiefinspectie vorm te geven. Het generieke procesmodel kan worden beschouwd als een kapstok waarbinnen elke afzonderlijke processtap diverse tools kunnen worden ingezet. Als voorzet heeft de werkgroep al enkele tools en instrumenten verzameld en zelf ontwikkeld.</span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Hiermee is een begin gemaakt voor een centrale gereedschapkist met als kern het generiek procesmodel voorzien van tools zoals vragenlijsten, checklisten, modelrapportages, nieuwe en nader uitgewerkte instrumenten van bestaande (algemene)referentiekaders en verantwoordingsinstrumenten zoals Rodin en KPI's. Deze zijn naar eigen inzicht in te zetten, afhankelijk van aard, accent en omvang van de inspectie. Het is de bedoeling dat deze gereedschapkist door het inspectieveld wordt gebruikt, gevoed en aangevuld.</span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;"> </span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">De werkgroep nodigt iedereen die op welke wijze dan ook met inspectie te maken heeft uit om kennis te nemen van dit <a href="http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=105">kwaliteitsmodel</a> en staat open voor ideeën, voorstellen tot verbetering, aanlevering van eigen tools en tools die nog worden gemist. Neemt natuurlijk niet weg dat bijdragen van buiten het inspectieveld ook van harte welkom zijn. </span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;"> </span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Voor inhoudelijke reacties naar aanleiding van deze blog: <a href="mailto:marius.jansen@tilburg.nl">marius.jansen@tilburg.nl</a></span></p>
<p><span style="font-family: Arial; color: black; font-size: 10pt;">Voor reacties naar aanleiding van functionaliteiten van de website: <a href="mailto:bureau@archiefbrain.nl">bureau@archiefbrain.nl</a> (t.a.v. Rens Frommé)</span></p>