Afgelopen donderdagmiddag 28 maart 2013 vond bij het Waterschap Brabantse Delta weer een gastvrije studiemiddag plaats. Onderwerpen waren het zaakgericht werken en vervanging.

Het Waterschap koos enkele jaren geleden doelbewust voor digitaal werken vanwege de nieuwbouw vlakbij het kasteel Bouvigne. Hier is reeds eerder over bericht op dit platform. Duidelijk werd die middag dat de noodzaak tot een compleet en toegankelijk archief werd gevoeld en de consequenties hiervan zijn doorvertaald naar investeringen. Niet voor niets werd in 2012 de Mailprof Award in de wacht gesleept vanwege de volgende verdiensten:

• Professionaliseringsslag teamleden DIV
• Innovatief kwaliteitmonitoringssysteem
• Tevreden en positief kritische klanten met wie de resultaten zijn bereikt

Misschien wel de laatste organisatie in Noord-Brabant, die gebruik maakte van de provinciale beleidsregels vervanging, vanaf 1 januari 2013 wordt geheel digitaal gewerkt. Dat is in stappen gegaan, in april 2010 kon deze stip op de horizon worden genoteerd:

• Organisatie uitgerold voor digitaal werken en basis gelegd voor digitaal archiveren;
• Het digitale document is leidend, geen fysieke postroutering;
• Er kan plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt worden;
• Zaakgericht werken is ingevoerd als opstap naar digitaal archiveren;
• DSP 1.0 Generiek geïmplementeerd;
• Medewerkers registreren zelf hun zaken.

Er is heel erg geluisterd naar de wensen van de gebruikers. Sterker nog aan BCT, de leverancier van Corsa is de opdracht verstrekt Corsa aan te passen. Er is niet gekozen voor een apart zaaksysteem.

De kritische succesfactoren zijn als volgt ervaren:

• Zorg voor commitment bij MT, in woord en daad;
• Maak leidinggevenden verantwoordelijk voor digitaal en zaakgericht werken;
• Richt tijdig een adequate beheerorganisatie (DIV en ICT) in die dit kan ondersteunen;
• Intensieve nazorg door digi div’ers;
•  Investeer in gebruikersgemak van de applicatie;
• Zie de uitrol als een (cultuur) veranderingstraject;
• Neem de tijd, een verandering moet inzinken;
• Zorg voor een enthousiast projectteam/beheerorganisatie: ENERGIE!

Aan de deelnemers van de studiemiddag zijn een tweetal documenten verstrekt:

• Kwaliteitsrichtlijnen digitaal zaakgericht werken en archiveren. Vastgesteld door het MT in mei 2013. Hierin zitten ook de vuistregels. De vertaling van de richtlijnen voor de gebruikers, prioriteit in de kwaliteitsmonitoring 2012 en 2013.
• Handboek Digitale vervanging van analoge archiefbescheiden.

Wil je meer weten, wie niet, kijk dan eens op de website werkenmetdigitaledocumenten. De twee genoemde documenten zijn niet gepubliceerd, maar kunnen wel worden aangevraagd via de genoemde website.