BREED - over de grenzen van informatie
Nieuw documentbegrip
Beste vakgenoten,
De Archiefwet 1995 stelt vast wat archiefbescheiden zijn en aan de hand daarvan is makkelijk te bepalen welke documenten gebonden en welke ongebonden zijn. De Archiefwet 2021 introduceert het documentbegrip en daarmee zijn ongebonden documenten niet alleen geen archiefbescheiden, maar ook geen documenten meer.
We komen ook steeds vaker het begrip 'informatieobject' tegen. Op zich ook duidelijk: het is een object en bevat informatie. Dus een document, dossier, bundel, e-mail en archief(delen) zijn allemaal objecten en bevatten informatie.
Nu staat er op de website van het Nationaal Archief, onder "Document als synoniem van informatieobject": "Voorbeelden van documenten zijn databasegegevens, e-mailberichten (met bijlagen), (zaak) dossiers, internetsites (of een deel ervan), foto’s/afbeeldingen, geluidsopnames, wiki’s, blogs, enzovoort." Het woord "archief" staat niet in dit lijstje, maar is dat dan ook een document?
Dus een document kan een dossier zijn en een dossier is een document(?). En een e-mail met bijlagen is een document, ook als die e-mail over twee verschillende zaken gaan en de bijlagen niet in dezelfde context staan(?).
Wat betekend dit voor documentontsluiting en het toekennen van metadata op verschillende aggregatieniveaus? Of heeft het begrip 'document' in de dynamische fase een andere betekenis dan in de semi-statische en statische fase?
Hopelijk kan iemand hier meer over vertellen.
Yvonne Welings
Je stelt een scherpe en actuele vraag over de veranderende betekenis van begrippen als document, informatieobject, en de implicaties daarvan voor documentontsluiting en metadata. Hier volgt een overzicht op basis van de meest recente inzichten van het Nationaal Archief en de Archiefwet 2021:
In de Archiefwet 1995 was het begrip archiefbescheiden leidend. Dit was een juridisch en functioneel begrip, sterk gekoppeld aan bewaarplicht en overbrenging.
In de Archiefwet 2021 (nog niet in werking, maar al wel aangenomen door de Tweede Kamer) wordt het begrip document gebruikt, in lijn met de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie. Een document is daarin:
op zaterdag
Marnix Schoeters
Bedankt voor je antwoord, Yvonne, maar ik heb toch nog vragen. (en zorgen)
We ontsluiten (tot nu toe) de inhoud van documenten met de elementen onderwerp, handeling, plaats, tijd, betrokkene, bepaling en kader. Mijn zorg is dat, vooral in de praktijk, de definitie “Elke vastgelegde informatie, ongeacht de vorm…” voldoende vaag is om in de praktijk van de methode van inhoudsontsluiting af te wijken en dat de toegankelijkheid van de informatie daarmee achteruit gaat.
Containerbestanden als .zip en .pdf zijn makkelijk aan te maken, kunnen allerlei informatieobjecten bevatten en zelf ook informatieobjecten zijn. Het toekennen van metadata aan informatieobjecten in een containerbestand is al een hele uitdaging en, met de middelen die ik tot mijn beschikking heb, ook niet mogelijk. Registratie van documenten wordt al lang niet meer uitsluitend door DIV gedaan en bij taken die niet direct betrekking hebben op hun eigen vakgebied, hebben veel medewerkers toch de neiging om de weg van de minste weerstand te volgen.
De vraag is dus eigenlijk, hoe ontsluit je de inhoud van “vastgelegde informatie, ongeacht de vorm” als de inhoud van die informatie door de vorm moeilijk of niet te ontsluiten is?
op zondag
Rens
In de MDTO wordt aandacht besteed aan verschillende aggregaties en wat die betekenen voor metadatering. Zie: MDTO | Nationaal Archief
Verder is het natuurlijk vooral belangrijk om e.e.a. zoveel mogelijk "by design" in te richten. En daarbij zoveel mogelijk te automatiseren. Slimme inrichtingskeuzes aan de voorkant minimaliseren afhankelijkheid van menselijk gedrag (neiging om weg van minste weerstand te volgen) in de uitvoering.
15 uur geleden