Hier zijn een paar voorstellen:

De mappenstructuur is al ingedeeld volgens de fasen van het project, die achtereenvolgend worden uitgevoerd. Dat maakt het registreren al eenvoudiger, doordat niet alle mappen tegelijkertijd gevuld worden.

Zorg dat DIV voor de start van het project, dus bij de voorbereiding al betrokken is en begin dan ook al met archiveren, niet achteraf. Zo kun je:

- tijdschrijven, zodat de kosten van het archiveren ook op de rekening van het project komen en niet voor rekening van de algemene bedrijfsvoering

- DIV-medewerkers laten beoordelen welke documenten gearchiveerd moeten worden

- zorgen dat de projectstukken real-time ontsloten worden en op de juiste plaats in het DMS/archief beschikbaar zijn

- zorgen dat je documentaire informatie betrouwbaar en relevant is

- zorgen dat er geen twijfel bestaat over wat nog wel en wat nog niet gearchiveerd moet worden

- zorgen dat er achteraf geen berg werk op DIV afkomt: aan het eind van het project is het ook volledig gearchiveerd

Maak duidelijke afspraken over hoe je aangeeft dat documenten een klad, concept of definitieve status hebben.

Koppel de (zaak)dossiers en documenten op metadata niveau aan elkaar door het toekennen van een unieke projectcode. Zo kun je makkelijk je projectbestand onderscheiden van de rest van je archief.

Beslis vooraf of je de bewaartermijnen bij het afsluiten van de zaken laat ingaan (kortdurende projecten), of dat je die bij het voltooien van fasen of het hele project laat ingaan (langdurende projecten). Verder hoef je voor projecten geen andere bewaartermijnen toe te passen dan er in de selectielijst staan.

Go Opleidingen heeft een cursus “Projectarchivering”, die ik van harte kan aanbevelen.

Ik hoop dat je hier iets aan hebt.