Informatiehuishouding Peel en Maas op orde?

door Yvonne Welings

op vrijdag

Zo maar een krantenbericht van 24 april jl. 

De informatiehuishouding van de gemeente Peel en Maas is op orde. Dat blijkt uit het verslag van de gemeentearchivaris dat werd uitgebracht aan de gemeenteraad. In het verslag worden Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) gebruikt die zijn opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

Het rapport bevestigt dat het beheer van de archieven en de kwaliteit van de informatievoorziening binnen de gemeente goed zijn. Ook uit het rapport over horizontaal toezicht en het archiefbeheer komt naar voren dat de informatiehuishouding voldoet aan de gestelde eisen.

 

Depot digitaal
Verder wordt gewerkt aan de inrichting van een e-Depot, een digitale bewaarplaats voor archieven. Ook de digitale dienstverlening van de gemeente scoort goed. Burgers maken steeds vaker gebruik van het digitale archiefportaal, waar onder andere archiefstukken, foto’s en filmmateriaal digitaal beschikbaar zijn. Uit het eerste klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat zowel digitale gebruikers als fysieke bezoekers het gemeentearchief waarderen met cijfers tussen de 7 en 10.
Geloofwaardig? 
Persoonlijk kan ik zo'n krantenbericht niet geloven. Ik ben ervan overtuigd dat geen een informatiehuishouding 100% op orde is, maar ook nooit zal worden. Maar ja, wat zijn de criteria en wat vinden we gezamenlijk aanvaardbaar als risico?
Hoe denk jij daarover?
  • omhoog

    Rens

    Tsja, het is maar net welke indicatoren en normen je hanteert.

    Voor zo ver er al landelijke indicatoren bestaan (zoals KIDO of de archief-kpi's van de VNG) zijn die veelal:

    - multi-interpretabel

    - niet voorzien van concrete, objectieve normen/scoremodellen waarlangs je kan meten of je het goed (genoeg) doet

    - van een enorm detailniveau, zonder cascadering

    - gericht op gebruik van een middel en niet op het realiseren van het achterliggende doel van dat middel

    - open vragen

    Kortom, compleet onbruikbaar. 

    De nieuwste versie van de Woo-monitor van de VNG bevat ook weer vragen als: "bent u van mening dat de informatiehuishouding op orde is".
    Dan verzamel je als VNG dus doelbewust subjectieve informatie. Die wordt vervolgens gepresenteerd op een geografisch kaartje op waarstaatjegemeente.nl, waardoor naar leken de suggestie wordt gewekt dat het objectieve, vergelijkbare gegevens zijn. Dan kun je net zo goed geen monitor uitzetten vind ik.

    Dat is jammer, want zo is het niet mogelijk om objectief vast te stellen waar je staat als organisatie en hoe je je wat dat betreft verhoudt tot andere organisaties. Dat laatste zou zeker helpen om meer op bestuurlijk niveau aandacht voor informatiebeheer te creëren.

    Het zou mooi zijn als een partij opstaat die hier landelijk regie op gaat voeren. Bijvoorbeeld resulterend in een mooi kwaliteitsraamwerk vanuit NA, VNG en/of RDDI met daarin normerend een minimumset van indicatoren, voorzien van normen, die alle overheidsorganisaties verplicht moeten hanteren. Daarmee kun je dan intern de kwaliteit meten, kun je objectief toezicht uitvoeren en kun je landelijk benchmarken.

    gisteren

  • omhoog

    Yvonne Welings

    Geheel eens. In 2012 was het een grote stap voorwaarts dat er uniformiteit kwam in archieftoezicht door KPI's te formulerem. Dat is nog een keer herzien en beide keren heb ik er aan meegewerkt. De Woo-monitor is ook een goede stap, maar moet ook exacter, zo wordt de vraag over informatiebeheersplannen ook weer bij elke gemeente anders opgevat.


    Dit bericht triggerde ook: https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/traditioneel-toezicht-op...
    Archieftoezicht is te versnipperd, wetgeving is niet eenduidig, het is tijd voor een volgende stap en dan niet zoals voorgaande jaren zonder concrete stappen te zetten en eindeloos te vergaderen.

    14 uur geleden