Documenten van assets in de openbare ruimte archiveren

door Wouter Verdaas

16 Apr 2024

Hoi allen,

bij mijn gemeente gaan we een project starten om de data en informatie van assets in de buitenruimte (wegen, bomen, riolering etc.) op orde te krijgen. Het gaat hierbij om allerlei tekeningen, metingen, certificaten, inspectierapporten of -video's etc.

Ik ben heel benieuwd hoe andere gemeenten de archivering van deze informatie hebben aangepakt. Pakken jullie de meeste van deze processen zaakgericht aan? Via de archivering van projecten? Of verzamelen jullie alle gegevens per (groepen) asset? En doe je dat via een Sharepoint-site of via een koppeling naar een DMS? Of nog een andere oplossing?

Ik heb gemerkt dat de assetmanagementsystemen over het algemeen niet de functionaliteiten bieden voor goede archivering van onderliggende documenten.

Ik kijk uit naar jullie reacties!

Gr. Wouter

Load Previous Replies
  • omhoog

    Wouter Verdaas

    Hoi Denny,

    dank voor de tip! Ik ga eens rondvragen!

    Gr. Wouter

    18 Mrt

  • omhoog

    Arianne Zwaan

    Dank voor je reactie. Interessant! Ik blijf je de komende tijd even volgen :-)



    Wouter Verdaas zei:

    Hoi Arianne,

    Navraag bij andere (grote) gemeenten leert dat iedere gemeente tegen hetzelfde probleem aanloopt en dat niemand dit nog echt op orde heeft. We zijn aan het kijken of een Common Data Environment (CDE) een oplossing zou kunnen zijn om een gestandaardiseerde werkwijze en een centrale landingsplaats voor informatieobjecten te creëren. We gaan binnenkort een dergelijke tool aanschaffen.

    Voor de legacy aan documenten, tekeningen e.d. zijn we aan het kijken naar een tool om o.b.v. AI informatieobjecten te kunnen classificeren en metadateren. Als we dit voor elkaar krijgen willen we deze oude assetinformatie opnemen in ons pre-depot. Hopelijk kunnen we koppelen met de CDE en een kaartviewer waardoor de informatie vanuit andere bronnen bevraagd kan gaan worden.

    Gr. Wouter

    27 Mrt

  • omhoog

    Arianne Zwaan

    Inderdaad, bedankt voor je tip Denny!

    Denny Schouten zei:

    Hoi Wouter,

    misschien zou je ook eens bij bijvoorbeeld Waterschappen kunnen navragen hoe zij dit doen. Die hebben ook heel veel assetinformatie die goed gearchiveerd moet worden. Op dit moment zit ik niet bij een Waterschap, maar in het verleden heb ik hier wel over meegedacht.

    hartelijke groet,

    Denny

    27 Mrt