Maart 2021

Deze week kwam de gemeente Almere landelijk in het nieuws, omdat de mailboxen van bestuurders van de afgelopen tien jaar zijn vernietigd. Bij de gemeente Almere is eerder in 2016 bepaald dat de hier na te noemen bestuurders en ambtenaren mailboxen permanent bewaard moeten worden: leden van de gemeenteraad en college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier (bron). Andere uitzonderingen kunnen door de Stadsarchivaris voor bepaalde groepen gebruikers worden aangegeven.

Rol gemeenteraad en IBT

Maar bij het omzetten van de werkplekken in 2018 zijn de mailboxen vernietigd. Dat werd pas openbaar bekend in 2020 en in juni 2020 is er beterschap beloofd aan de leden van de gemeenteraad. Het citaat  'De verantwoordingsplicht van het bestuur en de controletaak van de raad komen hiermee in het geding’ is afkomstig van Toon van Dijk, voorzitter van de PVV-fractie in Almere. Volgende week volgt het debat. 

Het college van B. en W.  heeft inmiddels met een verbeterplan gecommuniceerd richting gemeenteraad en IBT hoe herhaling wordt voorkomen. Om met de woorden van Charles Jeurgens te spreken, 'Almere moet hard aan de bak om de archivering weer op orde te brengen''.

Hoe doet Almere dat dan ?

Ook al zijn bij veel gemeenten mailboxen niet vernietigd en worden hier al heel wat netwerkschijven en back-ups hiermee gevuld, wil nog niet zeggen dat bij alle overheden e-mailboxen ook nog doorzoekbaar zijn op bijvoorbeeld toezeggingen uit het verleden en dat die overlegd kunnen worden om WOB-verzoeken mee te beantwoorden. 

Ten eerste is gewerkt aan bewustwording binnen de organisatie. De secretariaten zijn de key-spelers in deze. De secretariaten geïnformeerd over de bewaarprocedure
van mailboxen.

Ten tweede is er een concreet werkproces ingevoerd in de gehele organisatie. Van gewone medewerkers anders dan de eerder genoemde categorie bestuurders en ambtenaren worden de mailboxen na drie maanden vernietigd. Mailomgeving is formeel geen bewaaromgeving. Maar daar ligt volgens mij een zwak punt: De mailboxen dienen door gebruikers zelf te worden opgeruimd dan wel overgebracht naar een archiefomgeving (Zaaksysteem of contractenbank). De vraag is dan ook of dat in de praktijk ook echt gebeurt en wat de rol van de secretariaten en managers in deze zijn. In januari 2020 waren de managers van de gemeente Almere zich er nog niet van bewust dat ze ook een rol in deze hadden. 

Ervaringen delen

Wil je een best practise in deze delen, deze zijn meer dan welkom. Is niet een eerste stap om met elkaar af te spreken welke mailboxen wel bewaard worden en wel niet?  Zie ook de eerdere bijdrage van mijn collega Wouter Verdaas.