Topdesk heeft mij laten weten dat het niet mogelijk is om meldingen incl. documenten en data in 1 keer te verwijderen. Ze adviseren om de documenten weg te gooien en de meldingen te anonimiseren.

Toen ik aangaf daar niet mee eens te zijn en ik het systeem wil leegmaken voor een bepaalde periode kreeg ik de reactie dat ik een consultant moet inhuren die dan zelf scripts/queries moet gaan uitvoeren. De kosten vallen mee, maar echt gemakkelijk is het niet. 

Dag allen,

Zo hebben ze bij ons besloten om contractenbeheer in Topdesk te gaan doen. Het enige punt van zorg hierbij is bewaartermijnen en bijbehorende vernietiging. Heeft iemand hier ervaringen mee? (Vanuit IB en diverse andere afdelingen zeggen we doe maar niet in Topdesk, vanuit IM heeft men een andere mening)

Bedankt & groet!

Bij mijn gemeente zijn ze overgestapt van Topdesk naar een andere oplossing vanwege de relatief weinige opties voor contractmanagement. Bij ons in de organisatie was er een behoefte aan een oplossing die veel meer ondersteuning bood voor het uitdiepen van afspraken in overeenkomsten e.d., het echte contractmanagement zeg maar en niet zozeer alleen contractbeheer (wanneer verloopt een contract).

Zoals hierboven in de discussie al aangegeven zijn de archiveringsmogelijkheden beperkt. Je zou kunnen afspreken dat niet meer actief zijnde contracten na een x periode gearchiveerd worden (status gearchiveerd krijgen) en dat je m.b.v. de leverancier een query opstelt die je jaarlijks door de leverancier laat draaien (bv. 10 jaar na vervallen van de overeenkomst wordt deze verwijdert). Je zit dan nog wel met contracten die maar 7 jaar bewaard moeten blijven en met samenwerkingsovereenkomsten die je blijvend moet bewaren. Vooral voor die laatste zal je dan een andere (handmatige) oplossing moeten bedenken om die veilig te stellen.

Het blijft behelpen in Topdesk.