Nieuw in de selectielijst

Vanaf 1 januari 2020 zijn de audio- en videotulen opgenomen als permanent te bewaren bestanden in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, actualisatie 2020. Dit geldt voor alle Nederlandse gemeenten. Dit is in de toelichting:  

19.1.6 Agenda, verslag, opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming

Naar aanleiding van een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) zijn gemeenten niet verplicht zijn videotulen te bewaren. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt is het belangrijk dat videotulen wel bewaard permanent worden.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de Vereniging van Griffiers (VvG): Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet. Een van de conclusies toen was dat wat de video- en of audiotulen betreft er geen verplichting is om deze te maken, maar als ze wel zijn gemaakt, deze op grond van de Archiefwet 1995 blijvend zouden moeten worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat audiovisuele verslagen niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. In 2014 oordeelde de Raad van State dat het maken van een audio- of videoverslag van een openbare gemeenteraadsvergadering niet verplicht is.[1] Gemeenten zijn slechts verplicht een besluitenlijst van de raadsvergadering te publiceren (Gemeentewet, art. 23). Alleen wanneer het audio- of videoverslag het enige verslag van de vergadering is (en er dus geen besluitenlijst wordt gepubliceerd), is het audio- of videoverslag te beschouwen als permanent te bewaren informatie. In dat laatste geval vervangt het audio- of videoverslag de besluitenlijst.[2]

Archiveren van videotulen is een verplichting

Op gemeenten berustte geen verplichting tot het vervaardigen van audio(visuele) verslagen. De wettelijke verplichting is minimaal: het publiceren van een besluitenlijst van de raadsvergadering, op basis van art. 23 van de Gemeentewet. Wanneer wel overgegaan wordt tot audio(visuele) verslaglegging, zijn deze verslagen vanaf 1-1-2020 wel te beschouwen als permanent te bewaren informatie.

Besloten vergaderingen

Bij vergaderingen met vertrouwelijke/geheime vraagstukken wordt de camera vaak uitgezet. Uiteraard wordt hetgeen wat besproken wel genotuleerd.

Tijdelijke wet digitale beraadslaging

De gevolgen van de nieuwe Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba zijn op dit moment niet helder in beeld. Ook met teams en zelfs Zoom worden opnames gemaakt. Onlangs verscheen hierover een factsheet.

[1] ECLI:NL:RVS:2014:3756.

[2] Zie Yvonne Welings, Democratisch bewaren van videotulen ?, Breednetwerk d.d. 29 oktober 2016.