Met een bak ervaring, een gezonde dosis nieuwsgierigheid en een Verkenner die soms vastloopt, zijn Stijn en Denise net begonnen aan de pilot voor het overbrengen en opschonen van netwerkschijven binnen de gemeente Amsterdam. Het is een project dat aansluit op het G-schijf-project en de overstap naar Teams. Een uitdaging waar veel organisaties vroeg of laat mee te maken krijgen. Maar wat doen archiefbewerkers Stijn en Denise eigenlijk? Lees verder en leer ze beter kennen.
Hoe leg je aan een buitenstaander uit wat je doet? Stijn:“Veel mensen herkennen het concept van de G-schijf wel, en dan leg ik uit dat wij moeten beslissen wat je bewaart of vernietigt van de schijf. Wat we nu doen is nieuw: we bewerken in één keer een hele grote schijf, vaak die van een Directie.”
Denise:“Dit is eigenlijk een pioniersproject, een pilot voor de hele gemeente. Het laat meteen zien hoe groot de omvang is.
Wat valt jullie tot nu toe het meest op aan de inhoud of aanpak van het project? Stijn:“Soms kom je mappen tegen waarvan je meteen ziet: dit kan gewoon weg. Dat maakt het werk soms verrassend overzichtelijk.” Denise:“Wat mij opvalt, is dat de kwaliteit van aangeleverde gegevens per organisatie nogal verschilt. Ook de manier van aanleveren en structureren is anders. We zijn dan ook nog volop bezig om onze werkwijze verder te ontwikkelen.”
Technische verrassingen of uitdagingen? Stijn:“Dubbele bestanden zijn soms moeilijk te herkennen. Ze hebben dan een andere naam, maar blijken inhoudelijk hetzelfde. Dat vraagt echt om slimme tools.” Denise:“Aan de technische kant zijn we nog niet helemaal aan toegekomen. Maar het valt me op: of het nou papieren dossiers zijn of digitale, de bewerking blijft inhoudelijk hetzelfde.”
Wat zou je graag willen automatiseren? Denise:“We krijgen straks de record management tool. Daarmee kun je dubbele bestanden sneller herkennen, verkeerde bestandsnamen eruit filteren, en checken of iets elders nog opgeslagen staat. Als we dat soort stappen kunnen automatiseren, gaat het proces veel sneller.”
Wat hoop je dat er aan het eind van het jaar bereikt is? Stijn:“Idealiter hebben we tegen het eind van het jaar twee Directies echt helemaal afgerond.” Denise:“Daar ben ik het mee eens. We hebben tot nu toe vooral kleinere dingen gedaan. Maar zodra de directies akkoord geven op de laatste selectie, kunnen we definitief vernietigen en echt afronden.”
Wat zou je willen meegeven aan een nieuwe collega die met dit project begint? Stijn:“Loop eerst met iemand mee. Zie hoe we de waardering en selectie aanpakken. Dat maakt het veel concreter.” Denise:“Kijk breed waar dat moet, en juist heel specifiek als dat nodig is. Leer herkennen wat waardevol is om te bewaren.”
Oog voor de toekomst – en voor duurzaamheid Denise:“Behalve efficiënter werken, draagt het project ook bij aan een duurzamer Gemeente Amsterdam. Door gericht te vernietigen, komt er meer opslagruimte vrij. En minder opslag betekent minder energieverbruik.” Stijn:“Na dit project willen we de opgedane kennis en methodes ook kunnen inzetten voor andere systemen, zoals legacy-applicaties binnen de gemeente.”
Wat is jullie geheime wapen tegen een vierkante blik? Denise:“Ik probeer regelmatig even mijn armen te bewegen en weg te kijken van het scherm. Pauzes nemen helpt echt.”
Stijn:“In het begin liep de Verkenner in het Voorportaal [waar de voorbewerking plaatsvindt voor het E-depot] vaak vast. Dat gaf een goed excuus om buiten even een rondje te lopen. Nu de Verkenner optimaal werkt, proberen wij dat er wel in te houden. En misschien komen we nog toe aan het idee van Herman: line dancing met zijn allen.”
Nieuw in het bestand: Onze collega’s van Digitale Bewerking
door Yvonne Welings
15 uur geleden
Bron: Nieuw in het bestand: Onze collega’s van Digitale Bewerking | Stadsarchief Amsterdam
Met een bak ervaring, een gezonde dosis nieuwsgierigheid en een Verkenner die soms vastloopt, zijn Stijn en Denise net begonnen aan de pilot voor het overbrengen en opschonen van netwerkschijven binnen de gemeente Amsterdam. Het is een project dat aansluit op het G-schijf-project en de overstap naar Teams. Een uitdaging waar veel organisaties vroeg of laat mee te maken krijgen. Maar wat doen archiefbewerkers Stijn en Denise eigenlijk? Lees verder en leer ze beter kennen.
Hoe leg je aan een buitenstaander uit wat je doet?
Stijn: “Veel mensen herkennen het concept van de G-schijf wel, en dan leg ik uit dat wij moeten beslissen wat je bewaart of vernietigt van de schijf. Wat we nu doen is nieuw: we bewerken in één keer een hele grote schijf, vaak die van een Directie.”
Denise: “Dit is eigenlijk een pioniersproject, een pilot voor de hele gemeente. Het laat meteen zien hoe groot de omvang is.
Wat valt jullie tot nu toe het meest op aan de inhoud of aanpak van het project?
Stijn: “Soms kom je mappen tegen waarvan je meteen ziet: dit kan gewoon weg. Dat maakt het werk soms verrassend overzichtelijk.”
Denise: “Wat mij opvalt, is dat de kwaliteit van aangeleverde gegevens per organisatie nogal verschilt. Ook de manier van aanleveren en structureren is anders. We zijn dan ook nog volop bezig om onze werkwijze verder te ontwikkelen.”
Technische verrassingen of uitdagingen?
Stijn: “Dubbele bestanden zijn soms moeilijk te herkennen. Ze hebben dan een andere naam, maar blijken inhoudelijk hetzelfde. Dat vraagt echt om slimme tools.”
Denise: “Aan de technische kant zijn we nog niet helemaal aan toegekomen. Maar het valt me op: of het nou papieren dossiers zijn of digitale, de bewerking blijft inhoudelijk hetzelfde.”
Wat zou je graag willen automatiseren?
Denise: “We krijgen straks de record management tool. Daarmee kun je dubbele bestanden sneller herkennen, verkeerde bestandsnamen eruit filteren, en checken of iets elders nog opgeslagen staat. Als we dat soort stappen kunnen automatiseren, gaat het proces veel sneller.”
Wat hoop je dat er aan het eind van het jaar bereikt is?
Stijn: “Idealiter hebben we tegen het eind van het jaar twee Directies echt helemaal afgerond.”
Denise: “Daar ben ik het mee eens. We hebben tot nu toe vooral kleinere dingen gedaan. Maar zodra de directies akkoord geven op de laatste selectie, kunnen we definitief vernietigen en echt afronden.”
Wat zou je willen meegeven aan een nieuwe collega die met dit project begint?
Stijn: “Loop eerst met iemand mee. Zie hoe we de waardering en selectie aanpakken. Dat maakt het veel concreter.”
Denise: “Kijk breed waar dat moet, en juist heel specifiek als dat nodig is. Leer herkennen wat waardevol is om te bewaren.”
Oog voor de toekomst – en voor duurzaamheid
Denise: “Behalve efficiënter werken, draagt het project ook bij aan een duurzamer Gemeente Amsterdam. Door gericht te vernietigen, komt er meer opslagruimte vrij. En minder opslag betekent minder energieverbruik.”
Stijn: “Na dit project willen we de opgedane kennis en methodes ook kunnen inzetten voor andere systemen, zoals legacy-applicaties binnen de gemeente.”
Wat is jullie geheime wapen tegen een vierkante blik?
Denise: “Ik probeer regelmatig even mijn armen te bewegen en weg te kijken van het scherm. Pauzes nemen helpt echt.”
Stijn: “In het begin liep de Verkenner in het Voorportaal [waar de voorbewerking plaatsvindt voor het E-depot] vaak vast. Dat gaf een goed excuus om buiten even een rondje te lopen. Nu de Verkenner optimaal werkt, proberen wij dat er wel in te houden. En misschien komen we nog toe aan het idee van Herman: line dancing met zijn allen.”