Wat moest er ook alweer gebeuren?

Het Stadsarchief ontvangt in 2024 en 2025 van alle gemeentelijke directies een geselecteerd deel van de G-schijf (netwerkschijf), als onderdeel van de overgang naar werken in Microsoft 365, SharePoint en OneDrive.

Wat geselecteerd is voor uitplaatsing (een gemeentelijk organisatieonderdeel is dan zelf nog verantwoordelijk voor de data) zetten we in het voorportaal van het e-depot van het Stadsarchief. Om het daadwerkelijk te archiveren en het via de website beschikbaar te maken voor de gebruiker moeten we de bestanden eerst bewerken. We beoordelen wat we moeten bewaren en vernietigen en gaan aan de slag met de metadata.

Waarom is het G-schijfproject geen ‘gewoon’ overbrengingsproject, maar een pilot?

Het Stadsarchief ziet de inname van vele terabytes aan netwerkschijven als een uitgelezen kans om de bewerking en het toegankelijk maken van grote hoeveelheden digitale overheidsarchieven fundamenteel te versnellen en verduurzamen.

Netwerkschijven zijn gemeengoed in het digitaal werken binnen overheidsorganisaties. Toch zijn er weinig concrete voorbeelden van (archief)instellingen die ervaring hebben met het - op grote schaal - innemen, bewerken en beschikbaar stellen van netwerkschijven.

Voor het Stadsarchief is het dus ook een nieuwe uitdaging die om creatieve oplossingen vraagt. Oplossingen die wellicht ook interessant zijn voor onze collega’s en een breder publiek. We nemen jullie daarom graag mee in de stappen die we zetten in het tackelen van de problemen die we tegenkomen.

Waar staan we nu?

Specialisten van de afdeling Toegankelijkheid en Digitale Innovatie van het Stadsarchief Amsterdam hebben onderzocht wat nodig is om een netwerkschijf als archief op te nemen in de infrastructuur van het Stadsarchief: als informatiepakketjes in het e-depot, met metadata in het collectiebeheersysteem, ter beschikking gesteld op de website. Dat heeft een helder en informatief rapport(opent in nieuw venster) opgeleverd.

In het onderzoeksrapport komen onder andere aan bod: de kaders van relevante wet- en regelgeving, de standaarden op het gebied van data en metadata (Records in Contexts) en de voorwaarden die het Stadsarchief stelt aan de overbrenging van digitaal geboren archieven.

Er is een gedetailleerd werkproces en stroomschema ontwikkeld waarin de rollen en taken van de informatieanalist en de medewerkers digitale bewerking en de te volgen stappen gespecificeerd worden.

De functionele eisen, waaraan voldaan moet worden om de netwerkschijven van de gemeente Amsterdam op een gestructureerde en duurzame manier over te brengen naar het e-depot van het Stadsarchief Amsterdam en beschikbaar te kunnen maken voor gebruikers, zijn geïdentificeerd en uitgewerkt.

Waar kijken we naar uit?

We hebben een nieuw projectteam samengesteld om te kunnen starten met het bewerken van de netwerkschijven. Het bestaat uit een projectleider/informatieanalist en vier medewerkers digitale bewerking. Zij zijn in mei 2025 gestart met de netwerkschijfanalyses en de bewerking van de netwerkschijven die we al binnen hebben.

Uit de functionele eisen, zoals die zijn beschreven in het eindrapport(opent in nieuw venster), blijkt dat verdere automatisering noodzakelijk is om de verwerking op grote schaal uit te voeren. Met name het genereren van metadata, het identificeren van privacygevoelige gegevens en het structureren van de mappen naar digitale dossiers vragen om robuuste tooling en processen.

Het logische vervolg op het onderzoeksrapport is dan ook om de functionele eisen naast beschikbare technieken en tooling te leggen. We kijken naar wat er nu al mogelijk is in het voorportaal, wat er aan open source software beschikbaar is en eenvoudig geïnstalleerd kan worden, en waar eventueel een oplossing bij een externe leverancier ligt.

In een volgend blog vertellen we meer over de resultaten van die inventarisatie, de vorderingen die het projectteam maakt en eventueel ander nieuws.