De VNG brief eindigt met de tekst:

Door de Selectielijst e-mailbewaring 2022 kan u controle over e-mail terugkrijgen. Wij raden u daarom van harte aan hierbij aan te sluiten. Indien u hiervoor niet kiest, is het alternatief de bewaring bij zaken volgens de methodiek van de vigerende Selectielijst 2020 te verbeteren.

Mag ik door het uitblijven van verdere reacties concluderen dat de meeste gemeentes zich aansluiten of zijn er ook gemeentes die kiezen voor andere, eigen, oplossingen? 

Er zijn ook gemeenten die nog wachten op het advies van hun archivaris ;)

De zeven gemeenten, waar ik voor werk, lijken zich allemaal aan te sluiten. De vraagstukken die spelen is wat  kost het bij een eventuele marktpartijen en hoe bepalen we de sleutelfunctionarissen. Bij de laatste vraag merk ik dat iedere gemeentelijke organisatie toch weer net iets anders is. Ik kan me voorstellen dat je dit soort vragen bespreekt in een gezamenlijk SIO. Waar zou een archivaris over moeten adviseren?

Zie ook

http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A252173

Een archivaris zou kunnen adviseren over het aansluiten bij deze alternatieve selectielijst, wat wel een serieuze breuk is met het archiveren vanuit de context. Eventueel ook adviseren bij de aanschaf van een duurzame opslagomgeving?

Jean-Luc heeft gelijk dat aansluiten bij deze aanvullende Selectielijst een breuk is met archiveren vanuit de context. Maar ik zie het ook als een maatregel dat aansluit bij de praktijk. Het is een feit dat in mailboxen veel archiefwaardige mailberichten staan. Hiermee erkennen we het belang van de informatie in mailboxen van medewerkers en bevestigen we dat deze onder archiefregels vallen. Informatie is van de organisatie en niet van de medewerker. Dit is een duidelijk signaal. 

Aansluiting bij deze Selectielijst betekent dat gemeenten nu actief mailbeleid moeten opstellen. Dat is al een winst op zich. Beleid moet blijven dat archiefwaardige berichten aan een zaak worden toegevoegd. Daarnaast is er de bulk aan berichten van tijdelijk belang welke nu voor een bepaalde tijd bewaard blijft en daarmee beschikbaar voor WOO-aanvragen en bijv. Rekenkameronderzoeken. En we krijgen control op het aantoonbaar vernietigen van mailinformatie. 

De inplementatie zal met de nodige communicatie moeten gebeuren. Hoe gaat de individuele medewerker handelen als zij/hij weet dat de integrale mailbox permanent te bewaren wordt?  Of juist verplicht  geschoond wordt na 7 jaren?  Misshien meotenwe meer sturen op mail door functionele mailboxen te gebruiken en of via samenwerkingsomgevingen te communiceren?  Dus structureren aan de voorkant, waarmee archiveren  vanuit de context  mogelijk wordt. 

In de praktijk worden nu mailboxen ook al na zeven of drie jaar vernietigd zonder dat er verantwoording over de vernietiging wordt afgelegd, idd pure winst dat die verantwoording er wel komt althans voor de gemeenten die aansluiten. De technische inrichting is een vraagstuk apart, ook met de back-ups.

Ik zie in de ontwerpselectielijst niet dat er iemand vanuit het aandachtsgebied Privacy/AVG (AP?) actief heeft meegeadviseerd. Is dat gebeurd? Ik zie wel dat er dat er met een archivarissenblik is gekeken naar de mogelijkheden die de AVG biedt voor e-mailbewaring/archivering. Goed om zelf een beeld te vormen wat mogelijk is. Maar het is beter om te weten of dit ook vanuit AVG-perspectief de juiste weg is. Ook omdat we dan straks bij de implementatie niet overal dezelfde discussie zitten te voeren met onze FG's.

Beste Dennis, misschien eens kennis nemen van de UAVG art. 89 en de relatie met de Archiefwet 2a?

Dag Yvonne, dank voor je reactie. Maar dat is niet het antwoord op mijn vraag of iemand vanuit het aandachtsgebied AVG heeft meegekeken bij de totstandkoming van de selectielijst zoals die nu voorligt. Weet jij of dat gebeurt is?

De VNG ontzorgt gemeenten in feite op dit vraagstuk. Voor zover ik het begrepen is het een eenmalig aanbod, dat heeft ok te maken met de vervolgprocedure die gevolgd moet worden. 

Wanneer je als gemeente niet participeert, moet je zelf een voorziening treffen en de vernietiging gaan verantwoorden. Na twintig jaar e-mailgebruik kunnen we constateren dat het vangnet in zaakgericht werken en e-mailarchivering niet matcht. 

wat een blamage voor de Gedeputeerde Staten Groningen

RECHTBANK NOORD-NEDERLAND 12 JULI 2022; VERTROKKEN MEDEWERKER EN GE...

Bij de Rijksoverheid wordt extra geld uitgetrokken mede om e-mailarchivering te starten. Het Rijk is al eerder gestart met de capstone methode. 

De basis voor de berekening wordt gevormd door de uitgaven aan emailarchivering, websitearchivering, archivering van berichtenapps, het openbaar maken van documenten en de ontwikkeling van tooling voor de Wob. Ook zijn er kosten voor een bewustzijnscampagne meegerekend. 

Rijk investeert vele miljoenen in archivering websites en e-mails n...

Kun je de machtiging en goedkeuring ook weer intrekken als het ontwerp de organisatie niet aanstaat? 

@Harm, waarom zou dat niet kunnen? 

@yvonne, soms conformeer je je ergens aan en kun je niet meer terug. Wist niet hoe dat zou zijn als je de VNG machtigt en goedkeuring geeft. Want eigenlijk weet je nog niet hoe het ontwerp eruit ziet en wat de implementatie de organisatie gaat kosten aan middelen. Persoonlijk zie ik de Selectielijst mailarchivering meer als een risicomaatregel. 

Gisteren met de regio gemeenten en gr’n besproken. Managers en bestuurders willen toch altijd weten wat zo’n ‘maatregel’ betekent voor de organisatie. Er moet best nog wel wat opgetuigd worden denk ik qua beveiliging, bescherming, autorisatie, protocol/procedure, communicatie etc. 

Sorry voor de onderstreping. Kreeg het niet ongedaan op de tablet.

@Harm, je bent als gemeente zelfs niet verplicht om de selectielijst te gebruiken, maar… dan moet het college zelf er een vaststellen. Dat is voor iedere gemeente te veel werk. Zelf heb ik wel positief geadviseerd over machtiging, maar ook bij de Gemeente Den Haag geinformeerd wat de kosten zijn van Onefox. Dat is uiteindelijk toch vaak doorslaggevend, wat kost het? 
Persoonlijk vind ik het niet meer kunnen dat gemeenten zonder enige verantwoording emailboxen verwijderen.

Deadline machtiging selectielijst e-mailbewaring verlengd | VNG

Rechtbank Rotterdam: een Woo-zorgplicht met impact (bewaren van en ...