Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 17 December 2010 op 11.32

Ton,

 

Ik heb beide varianten veel gezien bij gemeenten en mijn conclusie is dat je met het ‘Dordtse model’ voor zaakgericht werken veel meer bereikt dan met de uitgebreide variant.

 

Mijn mening is dat KING hier een fundamentele fout maakt en blijft hangen in het 'workflow' denken. Het blijft ook vreemd dat ze dit in deze publicatie zo opschrijven terwijl RGBZ wel aandacht heeft voor statussen in plaats van stappen. Daarnaast gaan ze tegen bewezen succesvolle ervaringen (zoals gemeente Dordrecht) in en veroorzaken veel ruis in de markt.

 

De afgelopen jaren is m.i. gebleken dat het koppelen van procesherontwerp (organisatorisch) aan de techniek ontzettend langzaam gaat. Sommige gemeenten zijn nu al jaren bezig en hebben nu pas enkele processen afgelopen. Mijn grootste probleem is dat volgens de publicatie het ‘Dordtse model’ dubbel werkt geeft. Hier ben ik het absoluut niet mee eens!

 

Ik denk dat de kern van zaakgericht werken is om ondersteuning te bieden op een generiek abstract niveau om zo snel, gemeentebreed, informatie centraal beschikbaar te krijgen voor burgers, KCC, ketenpartners, management, etc. Het is denk ik prima om parallel hieraan processen onder handen te nemen, maar laat dit geen voorwaarde zijn voor zaakgericht werken, want dan gaat het weer jaren duren voordat enkele processen gedaan zijn. Juist door zaakgericht werken middels het ‘Dordtse model’ te implementeren breng je perfect in kaart welke processen aandacht behoeven.

 

Als iemand mij kan overtuigen met een gemeente waar procesherinrichting gekoppeld is aan de wijze van zaakgerichtwerken en waar meer dan 100/500 processen zijn afgerond, dan hoor ik het graag. Ik kom graag langs om mij te laten overtuigen!

 

Sven Blom | KBenP

Permalink Antwoord van Rob van der Velde op 17 December 2010 op 13.14

Ton,

 

Wij hebben bij de provincie er expliciet voor gekozen om niet te gaan werken met procesoptimalistie. In onze manier van denken staat het ondersteunen van de informatiehuishouding centraal en zou in een later stadium de procesoptimalisatie een rol kunnen spelen. Het zijn in mijn ogen namelijk ook twee verschillende trajecten met verschillende spelers. Vanuit een focusstandpunt kan ik mij heel goed voorstellen dat het twee losse trajecten zijn.

 

Op het moment dat zaakgericht werken uitgerold is en er processen zijn die niet goed lopen kan je die herontwerpen of optimaliseren en dat later weer aanpassen in een zaaktypecatalogus.

 

@Ton, wat zou je nog meer over de fasering willen weten? 

Permalink Antwoord van Rob van der Velde op 17 December 2010 op 16.17

Ton,

 

Er lopen twee dingen door elkaar in jouw verhaal. Wij gaan beginnen, zoals het nu lijkt, met een gefaseerde (per afdeling/proes) uitrol van zaakgericht werken. Dat is een scenario van bestaande werkprocessen die digitaal ondersteund worden door een generiek zaakmodel met 3 statussen. Het verdere finetunen heeft niet zozeer binnen het zaaksysteem plaats. Deze statussen zijn min of meer onafhankelijk van het proces en vinden altijd plaats.

Daarnaast speelt het proces van zaken, deelzaken en vervolgzaken. Die gaan wij wel degelijk direct uitrollen. Wat wij gaan doen is zaken koppelen. Dat koppelen zal of automatisch gebeuren bij een vergunning hoort een vervolgzaak handhaving. Dan wel handmatig dat de medewerker ervoor kan kiezen om zaken te koppelen aan een bezwaarschrift moet altijd een voorloopzaak (vergunning of iets dergelijks) door de medewerker gekoppeld worden. Volgens mij is dat in jouw ogen dan een meer uitgewerkte ZTC?

Jouw tekst: De gedachte is om, teneinde een consequente structuur enigszins in stand te kunnen houden, met terugwerkende kracht zaakregistraties aan te passen aan evt. gewijzigde zaaktypen. Maar dit betekent veel extra werk, toch?

Begrijp ik in deze niet. Wij zijn namelijk niet van plan om over 3 jaar nog zaken die we volgend jaar maken aan te gaan passen. Dat deden we in de papieren werkelijkheid ook niet. Dossiervorming is altijd een momentopname en door anders naar dossiers te kijken kan je altijd wel een reden vinden om de dossiers anders te gaan vormen. Door het wijzigen van de BAC hebben we oude dossiers toch ook niet altijd aangepast. Alles wat nu bij het BHIC staat controleren jullie toch ook niet op oude code?

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 17 December 2010 op 16.34

@Rob Bedankt voor je reactie. Er is zojuist iets fout gegaan met mijn eerdere reactie (is verwijderd). Ik zal deze opnieuw plaatsen met een aanvullende reactie (alleen lukt dat nu even niet). Wordt dus nog vervolgd...

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 19 December 2010 op 12.03

Ik vraag me af wat de voordelen zijn van het KING-model voor kleine tot middelgrote organisaties, waar medewerkers soms meerdere taakvelden en processen onder zich hebben, budgetten klein zijn, en alleen al de uitval van 1 medewerker leidt tot vertraging van de uitvoering van werkprocessen. Want laten we wel wezen: we kunnen onze organisatie dan helemaal KING-proof inrichten, maar bij ziekte van medewerkers of andere suboptimale werkomstandigheden heeft een burger, een ketenpartner of een leidinggevende niets aan het feit dat hij kan zien in welke processtap bepaalde zaken zijn aangekomen: het proces is simpelweg niet binnen de gestelde tijd uitgevoerd. De modellen van KING zijn en blijven theoretische handvatten die je kunt gebruiken om de praktijk in te richten, maar gezien de beschikbare budgetten (en de kortingen daarop in de komende 4 jaar) lijkt het me zinvoller om die tijd te gebruiken om, zoals KING zelf aangeeft, in korte tijd grote stappen te zetten met de eenvoudige inrichting . Of ben ik nu gek? 

Sorry Ton dat ik van je oorspronkelijke vraag afwijk ;-)

Permalink Antwoord van Corné Dekker op 13 Januari 2011 op 17.36

Ik ben het helemaal eens met Sven.

 

Voor degenen die mijn column in P&D over dit onderwerp gemist hebben:

 

Zoals elke beweging kent ook de beroepsgroep vaninformatiedeskundigen fundi's en realo's. De fundi's waren jarenlang aan demacht. Zij hamerden op herontwerp van processen waarbij alle stappen met WFM/BPM-systemenmoesten worden ondersteund. Talloze gemeenten hebben de afgelopen jarentrajecten achter de rug waarin de adviezen van de fundi's leidend waren. Ik kengeen voorbeeld van een gemeente waar men achteraf tevreden is over wat met denaar aanleiding van deze adviezen geïnvesteerde tijd en euro's is bereikt.

 

Mede dankzij EGEM is er de afgelopen jaren begripontstaan voor de aanpak van de realo's: niet het herontwerp van alle processenmoest het uitgangspunt zijn, maar zaakgericht werken gebaseerd op het bijhoudenvan statuswijzigingen en zaakdossiers. In Dordrecht is met deze pragmatischeaanpak veel bereikt.

 

Verbetering van elk proces mag nooit een doel opzich zijn. De meeste trajecten om processen in kaart te brengen en teherontwerpen, leiden tot grote stapels papier die onder in een la belanden. Uiteraardmoet er altijd oog zijn voor het verbeteren van processen, maar neem dit nietdirect mee als doelstelling bij de implementatie van zaakgericht werken. Metzaakgericht werken wordt inzichtelijk welke processen verbetering behoeven. Concentreerje in een vervolgfase op het verbeteren van alleen die processen en val devakspecialisten niet lastig bij processen die al prima verlopen.

 

KING heeft inmiddels het stokje van EGEMovergenomen. Zij bracht onlangs een notitie uit waarin zij pleit de Dordtseaanpak 'over te slaan' en bij het implementeren van zaakgericht werken direct hetverbeteren van processen mee te nemen. Er wordt weer veelvuldig over stappengesproken terwijl hun eigen EGEM-standaard RGB-Zaken toch statuswijzigingen propageert.Pakken de fundi's opnieuw de macht? Ik hoop niet dat gemeenten nog een keerkostbare euro's en tijd gaan verspillen aan trajecten gebaseerd op dit soortadviezen van fundi's. Juist in deze tijden van bezuinigingen kan beter naar deadviezen van de realo's worden geluisterd: zaakgericht werken volgens hetDordtse model verbetert daadwerkelijk zowel de informatievoorziening als de dienstverlening!