BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe om te gaan met creatieve processen binnen Zaakgericht Werken

Bij de provincie Groningen gaat Zaakgericht Werken de komende tijd ingevoerd worden. We hebben daarbij als uitgangspunt genomen dat alles een zaak is. Toen ik dat voor de eerste keer las dacht ik geen probleem, dat is in den lande al vaker gedaan, dat kunstje kunnen we overnemen. Nu we dichter naar de invoering komen, ontstaan er discussies over de inrichting van met name de creatieve processen zoals projecten en beleidsnotities. In tegenstelling tot gemeenten is dat namelijk toch meer de core-business van een provincie. Dit in tegenstelling tot gemeenten, waar klant tot klantcontacten min of meer de core-business is. Deze creatieve processen zijn veel minder gestructureerd dan de dienstverleningsprocessen van gemeenten.

We willen binnen onze informatiesysteem een toegangspoort tot alle informatie hebben. Binnen ons zaaksysteem moet een zoekmachine komen die zowel in het DMS als in het Zaaksysteem gaat zoeken. En hoe kunnen we er nu voor zorgen dat we naast zaakdossiers ook projectdossiers kunnen tonen. Dat is de uitdaging waar we nu voor staan.
Wij hebben verschillende manieren bekeken van hoe we deze creatieve processen vorm kunnen geven.

Zo kan je ervoor kiezen om de verschillende stappen uit een project als nieuwe statusstappen (ontvangen, toewijzen, behandelen en afronden) te gaan bekijken.
Projecten juist buiten het zaaksysteem laten en in een collaboratieomgeving (projectplace) gaan werken. Deze collaboratieomgeving dient dan wel binnen of op het DMS plaats te vinden. Hierdoor wordt de samenwerking aan documenten vergemakkelijkt en kan er een eigen projectstructuur opgezet worden. Een structuur (mappenstructuur/tabstroken) is in zaken veel minder/niet mogelijk
Derde mogelijkheid is om voor elk project een zaaktype te maken met één zaak eronder waarin alle projectdocumenten (planning, begroting etc) terecht komen en alles wat
in de "lijn" gedaan wordt, door de reguliere zaaktypen af te laten
handelen en dan aan de zaak het kenmerk van het project mee te geven, zodat bij het
zoeken zowel de projectdocumenten als reguliere procesdocumenten met
relatie tot het project zichtbaar worden, het zogenaamde projectdossier.

Dat zijn zo ongeveer de opties die wij hebben besproken en zagen. Als er nog meer opties zijn
dan hoor ik dat graag.

Hopelijk kunnen jullie aangeven hoe jullie hier tegenaan kijken en kunnen jullie aangeven of er al organisaties zijn die het zaakgericht werken hebben doorgevoerd in deze breedte en wat de ervaringen daarmee zijn.

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 27 Oktober 2010 op 12.20

Interessante discussie. Waar ik vooral ook benieuwd naar ben is de informatiebehoefte van de (eind)gebruiker. Op welke wijze wil men uiteindelijk informatie kunnen raadplegen binnen een projectomgeving c.q. het proces van beleidsvorming?

Permalink Antwoord van jack karelse op 27 Oktober 2010 op 13.03

Rob,
het is al te laat om de discussie an te gaan of zaakgericht werken inderdaad handig is (in dit geval binnen de provincie)?
Zo ja, dan zou ik kiezen voor optie 2 en het zou me niet verbazen indien dit dermate goed bevalt dat dit voor de gehele organisatie ingevoerd gaat worden.

Gisteren werd ik geattendeerd op een goed stuk over midoffice en zaakgericht werken bij gemeenten. mitsen en maren bij de midoffice:
http://www.hoogwoutkennistransfer.nl/?p=145

succes!
Jack

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 27 Oktober 2010 op 13.31

Bedankt voor de link Jack! Zal een afzonderlijke discussie opstarten waarin de vraag zoals die in dit artikel naar voren wordt gebracht centraal staat.

jack karelse zei:

Rob,
het is al te laat om de discussie an te gaan of zaakgericht werken inderdaad handig is (in dit geval binnen de provincie)?
Zo ja, dan zou ik kiezen voor optie 2 en het zou me niet verbazen indien dit dermate goed bevalt dat dit voor de gehele organisatie ingevoerd gaat worden.

Gisteren werd ik geattendeerd op een goed stuk over midoffice en zaakgericht werken bij gemeenten. mitsen en maren bij de midoffice:
http://www.hoogwoutkennistransfer.nl/?p=145

succes!
Jack

Permalink Antwoord van jack karelse op 27 Oktober 2010 op 13.40

@iedereen die mee doet! Excuses voor mijn niet briljante reactie... Ik zie nu pas dat de discussie al langer loopt en dat zag ik eerder niet.
In de gehele discussie is er nuance en worden de verschillende invalshoeken enz. behandeld. Desalniettemin vind ik het gestelde in de link nog buitengewoon nuttig!