Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 22 Maart 2009 op 23.40

De basis voor het vaststellen van ‘vernietigingstermijnen’ ligt primair vast in wet- en regelgeving. Daarnaast speelt de context waarbinnen informatie wordt ontvangen of opgemaakt én gerepresenteerd uiteraard een belangrijke rol, nog afgezien van de cultuurhistorische component.
Het sec uit praktische overwegingen inperken van het aantal vernietigingstermijnen doet in die zin – naar mijn mening - geen recht aan het proces van bewijs en verantwoording, zoals dat op basis van o.m. wet- en regelgeving dient plaats te vinden. Met het inperken van het aantal termijnen zal over het algemeen een bepaalde categorie van stukken te lang worden bewaard (wet van de grootste gemene deler). Daarbij komt dat een en ander vooral een belangrijke praktische toegevoegde waarde heeft in een omgeving die gedomineerd wordt door een analoge (documentaire) informatiehuishouding (in de meeste gevallen gekoppeld aan de toepassing van zogn. numerieke reeksen).
In een digitale omgeving speelt deze toegevoegde waarde veel minder. Dit blijkt veelal uit het gegeven dat de ‘beperkte’ termijnen zoals die door sommige organisaties worden toegepast binnen de numerieke reeksen, niet worden gehanteerd binnen de digitale (archief)beheersomgeving (waar op basis van het DSP reële bewaartermijnen - conform de Selectielijst – worden toegepast).

Maar belangrijker is misschien nog wel dat júist onder invloed van digitaal werken (lees: de e-overheid) informatie – evenals organisaties zelf – steeds meer gaat ‘kantelen’. De wijze waarop informatie wordt gekoppeld aan processen/zaaktypen maakt dat de grenzen zoals die traditioneel aan waardering en selectie worden gesteld, steeds meer aan verandering onderhevig zullen zijn (informatie zal immers steeds meer horizontaal worden gebruikt). In die zin zal de behoefte aan differentiatie wel eens kunnen gaan toenemen. ‘Grenzeloze’ informatie biedt in die zin mogelijkheden om het waardering- en selectiebeleid van een ‘nieuw jasje’ te voorzien, op basis van nieuwe uitgangspunten en inzichten. Wat mij betreft staat een inperking van het aantal termijnen hierbij – vooralsnog - niet bovenaan de prioriteitenlijst. Ben benieuwd hoe anderen hier over denken.

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 6 April 2009 op 11.20

Het is net wat Ton zegt. Vernietigingstermijnen zijn afgeleid van wet- en regelgeving en hangen over het algemeen samen met juridische termijnen en vormen tevens de democratische verantwoording en waarborgen ten aanzien van de burger of andere berokken partijen. Daarin kunnen wij als archivarissen niet treden, en al zeker niet om praktische redenen. Zelfs de archiefvormende organisaties zelf zijn hieraan gehouden.

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 6 April 2009 op 23.08

Een kleine nuancering: de wet- en regelgeving waar de termijnen in de selectielijsten op gebaseerd zijn, verplichten meestal niet tot vernietiging (uitgezonderd de privacy-beschermende w&r). Deze wetten geven alleen maar een indicatie over de termijn waarna het belang (voor de uitvoering van die wet) vervallen is. De uit de Archiefwet volgende selectielijst schrijft vernietiging voor, maar niets weerhoudt een gemeente oid om een eigen selectieregel aan te houden die zegt dat er nog maar 2 termijnen zijn. Als het de termijn waarbinnen er een belang is maar afdekt.

Zo kan je dus de termijn 5 jaar en 20 jaar hanteren. Alles wat 5 jaar of korter bewaard moet blijven heeft de 1e termijn, alles wat langer dan 5 jaar bewaard moet blijven, maar wel vernietigbaar is, heeft de 2e termijn. Bijvoorbeeld. Scheelt een hoop vernietigingsbeheersrompslomp.

Laten we niet vergeten dat de belangrijkste reden tot vernietiging (gechargeerd) de volle paternosters zijn. Daarom wordt er met zo veel termijnen gewerkt. Hoe eerder het weg kan, hoe liever.
Bovenstaande, nogmaals, is niet van toepassing op vernietiging uit privacy-overwegingen.

En of die zo ver uitgewerkte vernietigingsdrang nog zo zinvol is in een digitale omgeving, waag ik te betwijfelen!

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 7 April 2009 op 0.02

Bij het hanteren van bijvoorbeeld twee termijnen kan de situatie ontstaan dat het belang van bepaalde informatie komt te vervallen (zowel op basis van w&r als op grond van de Selectielijst), maar dat deze informatie desondanks nog gedurende een bepaalde periode wordt bewaard omdat deze is opgenomen binnen de reeks die pas na 20 jaar wordt vernietigd. Betekent dit dan ook concreet dat deze informatie gedurende deze langere periode in het bedrijfsvoeringproces mag worden gebruikt?

Daarnaast bestaat de kans dat informatie – vooral in een digitale omgeving – wordt gebruikt in meerdere zaken/processen, die mogelijk ieder een eigen waardering kennen. In dat kader zal toch minstens zichtbaar moeten zijn dát die verschillende termijnen hiervoor gelden, waarbij het naar mijn mening het meest eenvoudige is om ze dan ook maar gewoon toe te passen.
Bovendien denk ik dat met het toekennen van een beperkt aantal termijnen de grondslag op basis waarvan vernietiging plaatsvindt, steeds minder zichtbaar wordt. Wat voor de burger alleen maar meer vragen zal oproepen over de reden voor het bewaren van bepaalde gegevens.

Hoewel ik mij kan vinden in de nuancering zoals jij die aanbrengt, lijkt mij dat in de uitvoering van een en ander op termijn toch haperingen gaan optreden. Ben benieuwd naar de mening van de commissie Archieven van de VNG hierover ;-)

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 7 April 2009 op 11.57

Ton noemt 2 interessante aspecten in zijn reactie:
1. Mag informatie die formeel vernietigd mag worden, maar beheersmatig nog bestaat, in het bedrijfsvoeringsproces gebruikt worden?
2. Informatie kan in meerdere processen gebruikt worden, waardoor het onder meerdere selectiecriteria valt.

Allereerst wil ik opmerken dat we in ons vakgebied een selectielijst als een Bijbel zijn gaan behandelen. Die status zou het niet moeten hebben: het is een hulpmiddel. De termijnen zijn dus niet meer dan een indicatie voor de tijd waarin de informatie van belang is voor dat ene proces. Dat wil niet zeggen dat die informatie later niet voor andere processen van belang blijkt te kunnen zijn.

De selectielijst is m.i. niet heilig en informatie zou dus in de bovengeschreven situatie ook na vervallen van belang in andere processen gebruikt kunnen worden. Dit kan leiden tot een nieuwe bewaartermijn.

Wat me bij het tweede aspect brengt: het feit dat (vooral) in de digitale omgeving informatie "één keer opgeslagen, meerdere keren gebruikt" wordt, toont aan dat vernietiging omdat de paternoster ander vol raakt (zie mijn eerdere bijdrage) een non-argument geworden is.

Mijn stelling is dan ook: Vernietigen in een digitale omgeving is werkverschaffing .(Uitgezonderd zijn: privacy-redenen, "dubbelen" en noodvernietiging.)

Voor de duidelijkheid: dit is mijn persoonlijke vakinhoudelijke mening en een beetje prikkelen is soms nodig.

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 7 April 2009 op 17.56

Mag ik die stelling omdraaien? Het in de lucht houden van niet meer relevante documenten is werkverschaffing. Laat het mij uitleggen.

Een kleiner archief is een toegankelijker archief, ook en misschien wel juist in het digitale tijdperk. Het argument dat de behoefte aan vernietiging is ingegeven door te volle paternosterkasten of archiefruimten maar ten dele waar is. Het is ook ingegeven door de opvatting dat een kleiner archief een toegankelijker archief is. Dit staat los van fysieke opslagcapaciteit, maar op de inhoudelijke benaderbaarheid. Zoeken in een bestand van 1000.000 documenten/dossiers waarvan 75% vernietigd had mogen/moeten? zijn geeft ongewenste vervuiling van je bestand, en levert alleen maar extra niet relevante hits op. Denk maar aan Google, “resultaten 1-10 van de zoveelduizend”. Juist in het digitale tijdperk waarin zoveel overkill in non-informatie drempelloos wordt geproduceerd moeten we hier juist waakzamer in zijn.

De selectielijst is natuurlijk niet heilig, maar heeft wel degelijk een wettelijk grondslag die je niet zomaar kan negeren. Bovendien hebben alle gemeenten zich geconformeerd aan de selectielijst en daarmee van toepassing verklaard op de eigen organisatie. Ook zijn de termijnen wel degelijk gestoeld op bestaande wetgeving die algemeen of specifiek geldend zijn. Wil je daarvan naar beneden afwijken (dus eerder vernietigen dan wettelijk voorgeschreven) zal je dat toch ook moeten onderbouwen en verantwoorden. Langer bewaren is misschien geen probleem, maar moet je je afvragen welke toegevoegde waarde dit heeft wanneer is vastgesteld dat je hier vanuit het proces geen rechten meer aan kan ontlenen en er geen cultuurhistorische waarde aan kan worden toegekend, even los van plaatselijke situaties of omstandigheden. Natuurlijk kan voortschrijdend inzicht of gewijzigde wetgeving bepalend zijn of je afwijkt van de selectielijst. De selectielijst biedt die ruimte ook. Natuurlijk is er geen bezwaar tegen om documenten met verschillende v-termijnen binnen hetzelfde dossier mee te late liften op het hoogste v-termijn. Deze praktische behoefte doet zich eigenlijk alleen bij analoge dossiers voor. Dit wordt overigens ook door veel organisaties toegepast.

Dat een document voor het ene proces mag worden vernietigd, maar in het andere proces nog betekenis heeft doet hier niets aan af. Sterker nog, het behoeft juist een metadatakenmerk waardoor het in het vernietigbare proces niet meer zichtbaar wordt in betreffende digitale dossier. Een vorm van digitaal “vernietigen”. Natuurlijk blijft het binnen het andere proces zichtbaar tot het v-moment van dat proces. Het betreffende document kan alleen geen rechtsgeldige functie meer vervullen in het proces waaruit het vernietigd mag zijn. Zoals de belastingdienst van de burger geen financiële stukken ouder dan 7 jaar meer kan eisen omdat de burger (en overheid zelf) deze op grond van het BW na 7 jaar mag vernietigen. Dat dergelijke stukken voor andere processen nog wel een rol kunnen spelen doet hier niet ter zaken. Zelfs niet wanneer dit in een ander proces te bewaren stukken zouden zijn (overheid). Deze documenten hebben dan geen rechtsgeldige status voor het betreffende proces. Bescherming voor de burger én overheid zelf!

Juist het in de lucht houden van feitelijk vernietigbare documenten is werkverschaffing, en geeft het bestand een overbodige omvang. Uiteindelijk geef je deze feitelijk een te bewaren status en belast je daar het e-depot mee met het zware beheerregime dat daarbij hoort. Door het document simpel bij registratie en opname een v-moment mee te geven als een van de vele metadata is het hele probleem opgelost. Dit is een te verwaarlozen actie en kan bovendien in de meeste gevallen automatisch worden meegegeven. Het proces moet immers worden beschreven en gewaardeerd.

Last but not least
Documenten/dossiers blijven beoordelen op hun informatiewaarde genereert op zichzelf kennis. Het geeft inzicht in de analytische waarde van informatie voor bewijsvoering/verantwoording tot het moment van vernietiging, of ten aanzien van het bewaarbelang vanuit cultuurhistorisch oogpunt. Dit lijkt mij toch ook een van onze professionele kernvaardigheden.

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 7 April 2009 op 22.48

Ik zal per alinea reageren op de reactie van Marius:

2.
Een toegankelijker archief creëren door het middels vernietiging te verkleinen is - in mijn ogen - een zwaktebod. In de papieren tijd praktisch wellicht niet anders haalbaar; vaktechnisch gezien blijft het logischer om meer tijd, kennis en kunde in meer/betere beschrijvingen en nadere toegangen te steken, dan in vernietiging. Zeker in een digitale omgeving.
Verder heb ik het over archieven die binnen een organisatie beheerd worden, niet over door een zoekmachine lukraak geharveste informatie. De vergelijking met Google gaat in zoverre niet op, dat de ontsluiting en de zoek- en vind-mogelijkheden vele malen groter (kunnen) zijn bij een archief binnen een organisatie, al was het maar omdat je veel meer metadata (datering, processen, rollen, auteurs) gestructureerd tot je beschikking hebt. Zeker in een digitale omgeving. En het mooie is dat je die metadata al hebt aangebracht, ook voor vernietigbare stukken. Waarom al die moeite teniet doen door vernietiging?
Ik investeer liever tijd, kennis en kunde in training van de beheerders en gebruikers in het effectief ontsluiten, zoeken en vinden, dan in vernietiging. Zulke kennis en kunde is van meerwaarde voor de organisatie.

3.
Ik heb het gehad over een afwijking naar boven toe, dus vernietiging nadat de termijn al (lang) verlopen is. Overigens is dit verder niet interessant in de situatie waarbij in een digitale omgeving niet meer vernietigd hoeft te worden. Het bepalen van de cultuurhistorische waarde volgt geen wet- en regelgeving, anders dan de melding in de Archiefwet dat het een reden tot eeuwige bewaring is. De bepaling van de cultuurhistorische waarde is een tijd- en plaatsafhankelijke activiteit, met steeds een ander resultaat. Het is ook niet van tevoren te bepalen welke stukken een onderzoeker uiteindelijk had willen gebruiken. Of, zoal ik op de Archiefschool leerde, "je weet nooit van tevoren wat de gebruiker wil zien".
Als uitstapje zou ik nog zoiets als predictive analytics (ook wel: predictive analysis) willen noemen, waarbij het voor de beste resultaten van belang is om zoveel mogelijk data over een zo lang mogelijke periode te hebben. Vernietigbaar materiaal is daarbij wel degelijk van belang voor statistiek en datamining. Daarop aansluitend is wat Wired noemt The Petabyte Age interessant. Ik wil daarbij ook nog verwijzen naar dit en dit bericht.

4.
Interessant dat je uitgaat van bescherming van de burger en de overheid. Dat zou voor mij de reden zijn om te zeggen dat vernietigd ook echt vernietigd is. En niet dat je eerst als burger te horen hebt gekregen dat een document niet meer beschikbaar is in proces A, om het daarna in proces B weer tegen te komen. Dat leidt tot onbehoorlijk bestuur en schaadt zowel de burger als de betrokken overheid. Ook weer een reden om het gekunstel met selectie en vernietiging af te schaffen.
Je voorbeeld van de Belastingdienst werkt overigens andersom: De Belastingdienst mag je administratie ouder dan 5 jaar niet meer betrekking in een onderzoek naar je aangiften. De termijn is ingevoerd om een soort van rechtszekerheid in te bouwen, zodat je niet je hele leven achtervolgd zou kunnen worden door die ene aangiftefout van tig jaar geleden e.d. Een zogenaamde verjaringstermijn. Niets verbied je om je administratie zelf langer dan die termijn te bewaren. Maar het hoeft niet, het mag na 5 jaar weg. Kortom, weer een voorbeeld van "volle paternosters".

5.
Je stelt dat door vernietigbare documenten een feitelijke B-status toe te kennen je de eDepots belast met een zwaarder regime. Dit gaat voorbij aan het feit dat dat eDepot zo'n regime altijd moet volgen, om de doodeenvoudige reden dat er nu eenmaal altijd B-stukken in het gemiddelde overheidsarchief zitten. Wel is het zo dat het aantal in het eDepot op te nemen stukken groter wordt. Dit levert bij opname vermoedelijk meer werk op, maar niet vergeten moet worden dat de meeste metadata al toegevoegd is (zie mijn opmerking bij 2).
Over het geautomatiseerd vernietigen het volgende: ik krijg bij overheidsinstanties wel eens te horen dat ze het voorleggen van de jaarlijkse vernietigingslijst aan de archivaris flauwekul vinden, "want we volgen toch de selectielijst?" Wat je soms ziet is dat een archivaris op vakkennis er nog een hoop uithaalt dat, gezien de lokale omstandigheden, beter nog even niet vernietigd kan worden, of - en dat komt vaak voor - zaken eruit licht uit cultuurhistorisch oogpunt. Deze extra waarderingsslag zal ook blijven bestaan in de digitale omgeving.
Verder moet het aanbrengen van een V niet onderschat worden. Juist omdat documenten in meerdere processen van toepassing kunnen zijn (één keer opgeslagen, meerdere keren gebruikt), kunnen er meerdere V's aan hangen. Dat vereist een hoop inregelen en controle bij wijzigingen van argumenten van V's en B's (bij bijvoorbeeld wetswijzigingen). Ik ken althans nog geen systeem waar dat soort dingen zomaar vlekkeloos verlopen.

6.
Het blijven beoordelen van de informatiewaarde staat los van de vernietiging. Sterker, het zou in alle gevallen en met enige regelmaat moeten gebeuren.

Tot slot:
Het gaat me er niet om gelijk te krijgen in deze discussie (en vermoedelijk is er ook wel wat af te dingen op mijn argumenten), maar om aandacht te vragen voor de in mijn opinie vaak verkeerde redenen om selectie en vernietiging in de elektronische omgeving onveranderd te laten. Het zijn vaak papieren argumenten voor digitale omstandigheden. Dit is een wijdverbreid misverstand, dat zelfs doorzet in het verder goed doordachte visierapport Gewaardeerd verleden van de nationale Commissie Waardering en Selectie.

Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op 8 April 2009 op 0.03

Beste mensen,

Waar een in mijn ogen simpele vraag al niet toe kan leiden. Het lijkt me dat veel ins en outs de revue al gepasseerd zijn. Zo zie je maar weer, dat er vele verschillende inzichten bestaan, waaruit je dan wel weer voor jezelf of je organisatie bepaalde conclusies uit kunt trekken. Het heeft mij in ieder geval heel veel goeds opgeleverd voor zowel de papieren archieven als ook de digitale archieven.
Bedankt voor jullie uitgebreide bijdragen aan deze discussie.

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 8 April 2009 op 17.13

@Henri De kracht van een eenvoudige vraag (?) is dat je gaat nadenken waarom het antwoord zo moeilijk is.. :-)

@Chido Dat er veranderingen moeten komen ben ik van harte met je eens, echter…

1. Hoe vertaal je het begrip privacy in relatie tot waardering en selectie van (archief)informatie?

2. Ik denk dat juist omdát digitale informatie beter toegankelijk en raadpleegbaar is, dit de noodzaak benadrukt om de richtlijnen voor waardering en selectie éénduidiger (in maatwerk) toe te passen. Immers niets is makkelijker in een goed geoutilleerd DMS/RMA, dan object- c.q. subject gerelateerde gegevens dwars door alle zaaktypen heen op het scherm te ‘toveren’. Dit maakt dat de context waarbinnen informatie wordt gebruikt veel breder wordt. Door het toekennen van autorisaties kan hierin voor een deel worden gestuurd. Echter denk ik dat het middel van waardering en selectie (op maat) hiervoor meer ‘geijkt’ is, omdat hierbij wordt uitgegaan van de waarde van informatie in het primaire proces.
In die zin zal inderdaad het blikveld gaan veranderen van waaruit waardering en selectie wordt toegepast nl.: niet zozeer om de opslag te verminderen, maar om het gebruik te limiteren.

3. Verder vraag ik mij af wat de gevolgen zijn indien gemeenten, in afwijking van centraal vastgelegde afspraken hierover, structureel een eigen selectiebeleid gaan voeren waardoor lokaal en regionaal verschillen gaan ontstaan in de wijze waarop met overheidsinformatie wordt omgesprongen. Ik denk dat je als overheid hierin één koers moet willen varen. Uiteraard zullen hierbij per organisatie andere accenten worden gelegd (da’s niet nieuw). Alleen moet er geen willekeur gaan ontstaan (…compliance). In die zin biedt de Selectielijst hiervoor voldoende waarborgen (en vrijheden) zonder dat hiermee overigens (en inderdaad dus) al te ‘dogmatisch’ moet worden omgegaan (daarvoor bezit de Lijst – helaas – ook te weinig actualiteitswaarde en zou deze een stuk dynamischer moeten worden ingericht).

4. Tot slot denk ik dat met het loslaten van specifieke bewaartermijnen een soort van ‘niemandsland’ wordt gecreëerd, met ‘je-weet-maar-nooit-waar het-goed-voor-is’ informatie. Informatie die niet écht meer wordt beheerd en bovendien het gevaar loopt om ten prooi te vallen aan een ‘herwaarderingsronde’…

Voor wat betreft je ‘uitstapje’: dit moet toch voldoende aanleiding vormen om ook eens serieus (denk)werk te gaan maken van data-archivering bij o.a. lokale overheden.

Maar.. dromen mag ;-b. En daarom de volgende vraag:

op welke wijze zouden in een nieuwe Informatiewet c.a. de richtlijnen voor wat betreft waardering en selectie (vernietiging) anders of beter moeten worden verwoord (?).

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 9 April 2009 op 13.18

De discussie beweegt zich inmiddels wel buiten de oorspronkelijke vraag van Henri. De kern van zijn vraag was of je de bestaande vernietigingstermijnen vanuit praktische overwegingen kon terugbrengen tot bijvoorbeeld hooguit 2 termijnen. Feitelijk zou dit kunnen, maar alleen op die wijze dat dit geen vervroegde vernietiging tot gevolg heeft voor documenten die voor meerder processen van belang zijn met een langer bewaartermijn. Naar praktische wenselijkheid kan dan worden gekozen voor enkele ankertermijnen of wellicht het hoogste v-termijn als uitgangspunt worden genomen voor alle vernietigbare documenten binnen dat proces. Denk dat Henri hier wel mee uit de voeten kan.

Maar Chido heeft een paar hele interessante punten gemaakt waar ik puur om de gedachtewisseling graag op wil reageren. Laat ik daarbij dezelfde alineavolgorde aanhouden.

2
Je hebt zonder meer een punt wat betreft het belang dat het op zichzelf de voorkeur heeft veel tijd in kennis en kunde in meer/betere beschrijvingen en nadere toegangen te steken. Alsook in het trainen van beheerders en gebruikers in het effectief ontsluiten, zoeken en vinden. Dit is sowieso al van groot belang binnen de massale aangroei bij de huidige bewaarstrategie. Wanneer je dit alles binnen een afzonderlijke organisatie plaats waar deze trainingen en vaardigheden te sturen zijn zou je misschien nog kúnnen overwegen om vernietiging los te laten, voor zover wetgeving dat toestaat. Vooral wanneer het een kleine organisatie betreft en alleen binnen eigen organisatiegebruik voor eigen medewerkers die kennis van de organisatie hebben. Maar hoe je het ook went of keert, ook binnen een organisatieniveau blijft een kleiner bestand beheersbaarder en toegankelijker dan een (veel)groter bestand.

Maar wanneer deze bestanden in een hoger aggregatieniveau worden opgenomen en op de samenleving worden losgelaten in een zee van informatiebestanden in welke vorm dan ook, ontstaat er een andere chemie lijkt mij. Dan kom je wel in de richting van het Google effect. Gebruikers bevinden zich dan buiten het bereik van de organisatie en kan je niet trainen in zoeken en vinden. Die hebben geen kennis van die organisatie. Die gebruiker is dan wel volledig afhankelijk van de kwaliteit van de beschrijvingen en de contextlagen waarbinnen deze worden aangeboden. Dat is juist –zoals je zelf al aangeeft- van cruciaal belang in met name een digitale omgeving. Vernietiging kan een hele legitieme schifting en dosering betekenen in het aanbod op het net. Zeker gezien de verhoudingen van + 20% bewaren tot + 80% vernietigbaar binnen een gemeentelijke organisatie. Bij de rijksoverheid liggen deze verhoudingen nog verder uit elkaar.

3
Ook hier heb jij een punt dat het bepalen van cultuurhistorische waarde niet op basis van wet- en regelgeving wordt bepaald, behalve dan wat vooralsnog is vastgesteld in de selectielijst. Wanneer je kan goed kan beargumenteren dat je een in het algemeen vernietigbare bron voor bewaring in aanmerking laat komen verzet de selectielijst zich hier niet tegen, integendeel, hij voorziet daarin.
En je hebt ook volkomen gelijk dat je nooit van tevoren weet wat de gebruiker wilt zien. En het is zonder meer waar dat hoe onbenullig en vernietigbaar een document nu is, deze later in de toekomst voor bepaalde gebruiker(s) van waarde kan zijn, of een betekenis kan hebben binnen statistieken en datamining. Met name datamining is bijzonder fascinerend en heeft ook mijn persoonlijke belangstelling. Vanuit en wetenschappelijk gezichtspunt is dit op zichzelf een begrijpelijke en legitieme behoefte.
De vraag is alleen of de of het de taak is van de overheid deze aspecten als uitgangspunt te nemen voor haar informatiebeheer en bewaarbeleid, met alle beheerconsequenties die hieraan verbonden zijn. Misschien, en ik onderken meteen dat dit geen bepalend argument is, maakt een bewaar- en vernietigingsstrategie ook iets zichtbaar wat anders verloren zou gaan. Het geeft inzicht in wat men in welke tijd van belang vond voor bewaring en de verschuivingen in opvattingen hierover. Wanneer je er dus voor kiest om alles te bewaren sterven dergelijke analyses en patronen ook uit. Maar het zijn natuurlijk keuzes die je kan maken.

4
Wat betreft het vernietigen van documenten die in meerder processen een verschillend v-termijn kennen zitten we eigenlijk op dezelfde lijn. De bescherming voor de burger zit hem in het feit dat dit document in proces A niet kan worden geclaimd voor gebruik in proces B wanneer dat in proces B vernietigd had mogen worden. De overheid niet t.o.v. de burger en omgekeerd. Dat de burger dit document in proces A tegen kan komen is niet relevant. Niet het bestaan van het document in proces A is hier bepalend, maar het legitieme gebruik (of betrekken) hiervan binnen werkproces B. Dit heeft niets te maken met onbehoorlijk bestuur of het schaden van waarborgen. Dit kan je niet alleen heel goed aan een burger uitleggen, maar is binnen een papieren omgeving altijd al werkelijkheid geweest. Dit komt feitelijk overeen met je voorbeeld van de belastingdienst, even los vanuit welk termijn je uitgaat, het gaat om het principe.
Je bent nogal stellig dat niets ons in de weg staat om deze stukken langer te bewaren dan het uiterst bewaartermijn. Is dat wel zo? Zoals je weet zijn er twee opvattingen over hoe de AW hieromtrent moet worden gelezen. De ene opvatting is dat vernietiging verplicht is (zie art. 3 AW, en toelichting op art. 3). De ander beweert weer dat de AW zo niet gelezen moet worden. Zoals ik de AW lees -met name de toelichting- staat er toch duidelijk dat het moet worden opgevat als een verplichting. Maar ik laat mij graag van het tegendeel overtuigen. Wanneer juristen het hier al niet over eens zijn….? Misschien dat een nieuwe informatiewet hier duidelijker in kan zijn.

5
Ben het helemaal met je eens dat een e-depot zo’n regime altijd moet volgen. Daarover geen misverstand. Ik bedoelde dat wanneer je vernietigbare stukken ook tot B-stukken waardeert, je deze documenten dezelfde hoge waarborgen moet meegeven. Je moet je dan afvragen of deze documenten dit wel waard zijn. Op dit moment geven diverse berekeningen aan dat het in de lucht houden van digitale informatie veel hoger uitvalt dan het equivalent van de documentomvang in traditionele fysieke opslagkosten. Dit zal allemaal zeker goedkoper worden, maar laat wel zien dat niets vernietigen alleen al gezien die kosten vooralsnog geen optie lijkt.
Het feit dat sommige organisaties het flauwekul vinden om geautomatiseerde vernietiging aan de archivaris voor te leggen met als argument dat ze immers de selectielijst toch volgen, lijkt mij qua informatiebeleving bij betreffende organisatie eerder zorgwekkend. Ik mag toch hopen dat de selectielijst ook in een papieren omgeving wordt gevolgd.
Je hebt gelijk dat het onderhouden van systemen bij mutaties en wetswijzigingen aanzienlijke inspanningen vraagt. Dit maakt juist een structureel aanzienlijk kostendeel uit van het “in de lucht houden“. Ik vraag mij alleen af of dit een relevant argument is om dan maar geen vernietigingsstrategie op te nemen. In de eerste plaats omdat wetgeving sowieso aan wijzigingen onderhevig is, evenals werkprocessen dat zijn, en organisaties ook al aan eigen reorganisatiedrang onderhevig zijn. Aanpassingen van v-termijnen zullen daar slechts een klein deel van uitmaken.
Bovendien speelt er nog een ander aspect. Dat, los van het vernietigingsvraagstuk, alleen al vanwege manage van het bedrijfs- en werkproces het van belang is de duur van de juridische rechtskracht (vervallen belang/status) van documenten -binnen welk proces dan ook- en integrale werkprocessen als metadata op te nemen. Mede ter bescherming van betrokken partijen. Zeg maar een vervaldatum. Naar mijn inschatting kan je de functionaliteit van deze metadata samen laten vallen met een eventueel v-termijn. Hiermee vervalt de veronderstelde extra handeling vanuit vernietigingsoogpunt.

6
Ben het helemaal met je eens dat de vaardigheid tot het beoordelen van de informatiewaarde van documenten/dossiers zou op zichzelf moet staan en los van een vernietigingsafweging. Maar de gedachtevorming en -afweging om een document/dossier te beoordelen op vernietigen/bewaren levert een eigen dynamiek en diepgang op die zal vervagen wanneer documenten toch wel worden bewaard. Hoezeer ik dat zelf ook zou betreuren.

Dit lijken mij behoorlijk wat argumenten die echt op een digitale omgeving van toepassing blijven. Sommige misschien wel juist onder digitale omstandigheden.

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 9 April 2009 op 13.22

@Ton

Ad. 1
Privacy is nu ook al meegenomen in de huidige selectielijst(en). Basis is vaak de Wet Bescherming Persoonsgegevens, die stelt dat persoonsgegevens na vervallen belang vernietigd MOETEN worden. Daarom noem ik privacy ook altijd als uitzondering.

Ad. 4
Dit is m.i. een beheerskwestie die organisatorisch opgelost kan worden. Ik zal niet zeggen dat het er dus makkelijker op wordt, maar het is te beheersen.

Ad "droomvraag"
Ik - maar wie ben ik - zou vernietiging beperken tot privacy-gevoelige informatie, "dubbelen" (1x opslaan, voor meerdere doelen gebruiken; waarbij je er wel op moet letten dat alle metadata bewaard blijft, zodat het aan alle relevante processen te koppelen is) en noodvernietiging (alhoewel ik me afvraag of dat in de digitale omgeving met redundante uitvoeringen van systemen e.d. nog formele noodvernietiging zal zijn). Dat lijkt me al ingewikkeld genoeg om goed in te regelen.
Waardering is m.i. "in the eye of the beholder", maw afhankelijk van de zoekvraag. De wet zou dan ook veel meer kwaliteit moeten afdwingen mbt de zoek- en vind-mogelijkheden (toegankelijke staat).

Het enig waar ik nog niet helemaal uit ben is wat de gevolgen hiervan zijn voor keteninformatisering.

Nogmaals: bovenstaande is allemaal op persoonlijke titel.

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 9 April 2009 op 23.28

@Chido @Marius

T: ‘Hoe vertaal je het begrip privacy in relatie tot waardering en selectie van (archief)informatie?’

C: ‘Privacy is nu ook al meegenomen in de huidige selectielijst(en). Basis is vaak de Wet Bescherming Persoonsgegevens, die stelt dat persoonsgegevens na vervallen belang vernietigd MOETEN worden. Daarom noem ik privacy ook altijd als uitzondering.’

Ik wil nog even terugkomen op bovenstaande opmerkingen. Op basis van de Archiefwet geldt een verplichting tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefdocumenten. Hierbij wordt niet uitgegaan van een algemene bewaartermijn, maar wordt voorgeschreven dat elk overheidsorgaan over een selectielijst moet beschikken.

Volgens mijn informatie geeft de Wbp ook geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens (als onderdeel van documenten of dossiers). Voor de bepaling van dergelijke concrete bewaartermijnen wordt aangegeven dat uitgegaan moet worden van bepalingen hierover in wet- en regelgeving.

Verder stelt de Wbp dat persoonsgegevens voor zover deze niet meer nodig zijn of de bewaartermijn hiervoor is verstreken, moeten worden verwijderd. Verwijderen betekent niet dat gegevens altijd moeten worden vernietigd. Het is al voldoende als gegevens ‘buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht’ en in een archiefdepot of afzonderlijke schijf (?) worden opgeslagen. Hierdoor krijgen deze gegevens een andere (archief)bestemming (waarbij op basis van waardering vervolgens aangegeven zal moeten worden wanneer deze archiefbestemming eindigt). Voor wat betreft de termijn van bewaring in het archiefdepot wordt (m.b.t. overheidsarchieven) hierbij verwezen naar selectielijsten.

Binnen bovengenoemde context lijkt mij dat de overweging om vernietiging los te laten of toe te passen op basis van slechts één of twee termijnen, niet tegemoet komt aan de behoefte om op zorgvuldige wijze met deze gegevens om te gaan. Hoe kijken jullie hier tegen aan…

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina