Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

4 - Naam

Definitie: Beknopte formeel-inhoudelijk beschrijving (titel) van het record
Waardering: Verplicht
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Ja
Overerving: -
Toelichting:

Het gaat het hier om de naam waaronder het record formeel bekend is. Wordt ook wel ‘titel’ of ‘title’ genoemd.

Verwerk in de naam van het record bijvoorbeeld de processtap die tot het record heeft geleid, bij voorkeur op basis van een naamgevingsconventie. Het wordt aanbevolen om voor de organisatie naamgevingsconventies te ontwikkelen en toe te passen.

Het element is herhaalbaar aangezien het kan voorkomen dat een record voorzien is van een officiële titel/naam als ook van een informele naam.

Waardenverzameling: Tekst
Voorbeelden:

“Verlenen van een kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009” (dossier).

“Kapvergunning – A. van der Elst - Van de Spiegelstraat 12, Den Haag – 23 februari 2009” (archiefstuk).

“Brief inzake …..” (archiefstuk)

"Vergaderdossier voor de ingelaste vergadering van Wijkteam Zuid met huurderscommissies in de wijken Hoograven en Lunetten op 5 juli 2013" (dossier).

"Tweede bedenking van de Welstandscommissie, vanwege de representativiteit van de gevel" (archiefstuk).

Weergaven: 588

Berichten in deze discussie

De overerving is niet ingevuld. Ik zou zeggen dat deze "Nee" zou moeten zijn.

Wat te doen met het resultaat van een zaak: in hoeverre neem je deze mee in het element naam? Of zijn daar andere elementen voor in het TMLO? 

Volgens mij wil je die vastleggen bij de Event Geschiedenis (12.3), ofwel Event Plan (13.4), aangezien het resultaat het plan geeft voor wat er verder met een zaak moet gebeuren na de afhandeling ervan.

Bedankt voor de tip. Het zou inderdaad onder Event plan, onder Aanleiding kunnen. 

Bij Event Geschiedenis weet ik niet of het daar wel echt past, omdat het daar meer gaat om wat er met het record is gebeurd, en het resultaat van een zaak meer betrekking heeft op het werkproces dan het record zelf.

Volgens mij kun je het niet zo simpel stellen. Filter maar eens in de nieuwe selectielijst op waardering "Bewaren" en kijk dan naar de resultaten. Dan kom je ook afgewezen, geweigerd etc. tegen.

En wat is negatief? B.v. "beëindigd" of "ingetrokken" als resultaat: is dat negatief of positief?

Bovendien zou dan een bezoeker van de archiefdienst moeten weten dat bij een bepaald zaaktype een bepaald resultaat hoort en dat het in dat geval te bewaren is. Dan lijkt het me handiger het resultaat gewoon over te nemen bij overbrenging.

En het zou ook nog zo kunnen zijn dat je bepaalde zaken uitzondert van vernietiging omdat ze historisch interessant zijn (b.v. op grond van een analyse van hotspots). Dan zou het zo kunnen zijn dat je zaken met een negatief resultaat gaat bewaren.

Monumenten?

Als je naar de RHC's kijkt willen die niet alleen te bewaren materiaal in hun e-depot. In de MARA (Model Architectuur Rijksarchiefinstellingen) wordt beheer en behoud van uitgeplaatst archief genoemd als één van de hoofdfuncties van een archiefinstelling. Maar ook voor blijvende bewaring lijkt het me handig het resultaat te weten. 

Ik kan me zo voorstellen dat als er over een bepaalde vergunning veel discussie is geweest, veel maatschappelijke beroering en aandacht in de media, dat je die wil bewaren, ook al is hij geweigerd. Als je uitgaat van het vaststellen van hotspots (zoals in de nieuwe selectielijst is beschreven) dan zou je bijvoorbeeld de vluchtelingenstroom als hotspot kunnen aanmerken, en allerlei zaken die niet door zijn gegaan (b.v. komst asielzoekerscentrum) toch als te bewaren kunnen aanmerken, omdat ze een beeld geven van een belangrijke gebeurtenis in deze tijd.

Dat vind ik dus ook lastig in te schatten. Ik heb het idee dat je in sommige gevallen aan alleen de zaaknaam niet voldoende hebt. Iets om eens in de praktijk uit te testen...

@Marco (overerving nee), mee eens. Naam is een verplicht van een waarde te voorzien element, voor elk record.
 
Marco Klerks zei:

De overerving is niet ingevuld. Ik zou zeggen dat deze "Nee" zou moeten zijn.

Vraag zoals besproken tijdens een van de workshops voor het informatiemodel TMLO:

Moet het resultaat van een zaak in de naam terugkomen? En zo niet, uit welk ander metagegeven is dit afleidbaar?
Het lijkt niet voor de hand liggend dit in de naam op te nemen, dan zou de naam pas na afloop van de zaak bepaald kunnen worden. Moet het resultaat van de zaak eigenlijk uit metagegevens afgeleid kunnen worden?

Voorstel: Opnemen als nieuw element? Dit veld komen we vaak tegen in DMS'en.

Persoonlijk denk ik niet dat het resultaat terug zou moeten komen. Het resultaat heeft zijn neerslag in de stukken (of een vergunning al dan niet verleend is kan uit een besluit worden gehaald). De meerwaarde ontgaat me dan,

Wat de status is van een dossier (open, gesloten ed.) kan worden vastgelegd in de event geschiedenis


 
Wout van der Reijden zei:

Vraag zoals besproken tijdens een van de workshops voor het informatiemodel TMLO:

Moet het resultaat van een zaak in de naam terugkomen? En zo niet, uit welk ander metagegeven is dit afleidbaar?
Het lijkt niet voor de hand liggend dit in de naam op te nemen, dan zou de naam pas na afloop van de zaak bepaald kunnen worden. Moet het resultaat van de zaak eigenlijk uit metagegevens afgeleid kunnen worden?

Voorstel: Opnemen als nieuw element? Dit veld komen we vaak tegen in DMS'en.

Voorstel naar aanleiding van derde workshop informatiemodel TMLO.

Op het niveau archiefstuk en dossier: een extra, optioneel subelement voor het vastleggen resultaat (bijvoorbeeld toegekend/afgewezen). Mede omdat het resultaat impact kan hebben op de bewaartermijn.

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden